Перейти до основного контенту

Дії воркфлоу: створення події в календарі

Дізнайтеся, як автоматично створювати події в календарі в межах воркфлоу.

⚠️ Доступно в пакетах Standard і Professional.

Дія Створити подію в календарі дає змогу автоматично запланувати подію, коли воркфлоу досягає цього кроку. Наприклад, ви можете запланувати ознайомчу зустріч для нового працівника, зустріч щодо проходження випробувального терміну або іншу подію, пов’язану з працівником, на певному етапі воркфлоу.

📅 Щоб подія створювалася безпосередньо в календарі організатора, до його облікового запису PeopleForce має бути підключено Google Calendar або Outlook. Якщо жодна з цих інтеграцій не підключена, PeopleForce надсилає гостям електронне запрошення з файлом для додавання події до календаря.

Дія доступна в розділі Воркфлоу. Її можна додати одразу після тригера або після будь-якої наявної дії. Щоб почати, натисніть значок + у блоці тригера та виберіть потрібну дію. Доступні такі варіанти:

  • Створити завдання: визначте конкретні завдання, які потрібно виконати в межах воркфлоу.

  • Запит форми: запропонуйте працівникам заповнити форму, наприклад для збору особистих даних, оновлення інформації в профілі або подання запиту на зміну.

  • Запит на циклічне опитування: автоматизуйте збір зворотного зв’язку на ключових етапах роботи працівника за допомогою циклічних опитувань.

  • Запитати оцінювання життєвого циклу: автоматично запускайте оцінювання життєвого циклу для працівника на відповідному етапі його роботи в компанії.

  • Надіслати листа: автоматизуйте надсилання електронних листів певним людям або групі працівників.

  • Надіслати запрошення в систему: автоматично надсилайте запрошення в систему.

  • Створити документ: налаштуйте автоматичне створення певних документів, наприклад пропозицій роботи, договорів або звітів.

  • Завантажити документ: завантажте документи, однакові для всіх працівників, наприклад угоди про нерозголошення або політики, й автоматизуйте їх підписання в межах воркфлоу.

  • Надіслати вебхук: налаштуйте взаємодію із зовнішніми застосунками або сервісами за допомогою вебхуків.

  • Запустити воркфлоу: автоматично запускайте інший воркфлоу в межах поточного.

  • Створити подію в календарі: автоматично плануйте подію в календарі для працівника та вибраних гостей на певному етапі воркфлоу.

🕰️ Автоматичні воркфлоу запускаються раз на день о 10:00 за часовим поясом, указаним у профілі користувача.

Додайте подію в календарі до воркфлоу

  1. Перейдіть до розділу Воркфлоу та створіть новий воркфлоу або відкрийте наявний.

  2. Натисніть значок + там, де хочете додати дію.

  3. Виберіть Створити подію в календарі.
    ​

  4. Налаштуйте параметри події.

  5. Натисніть Зберегти.

Налаштуйте подію в календарі

Щоб налаштувати дію створення події в календарі, виконайте наведені нижче кроки.

1. Укажіть назву події та локацію

  1. У полі Назва події введіть назву, яка відображатиметься в календарі. Ви можете використовувати змінні, щоб автоматично підставляти в назву інформацію про працівника. Наприклад, ім’я, відділ, посаду або інші доступні дані.

  2. У полі Локація вкажіть, де відбудеться подія. Це може бути фізична адреса, переговорна кімната або посилання на відеоконференцію. Поле необов’язкове: залиште його порожнім, якщо подія не має конкретного місця проведення.
    ​

2. Укажіть день події

У полі День події вкажіть, через скільки днів після дати спрацювання тригера дії має відбутися подія. Дотримуйтеся таких правил:

  • Введіть 0, щоб запланувати подію на день спрацювання тригера дії.

  • Введіть 1, щоб запланувати подію на наступний день після спрацювання тригера.

  • Укажіть іншу кількість днів, яка має минути до створення події.
    ​

💡 Значення в полі День події застосовується додатково до налаштувань дії на вкладці Умови & тригер. Наприклад:

  1. Воркфлоу запускається 1 червня.

  2. Дію налаштовано на запуск через 7 днів після початку воркфлоу.

  3. У полі День події вказано 2.

  4. Подію буде заплановано на 10 червня — через 9 днів після початку воркфлоу.

3. Виберіть час події

  1. У розділі Час події виберіть, чи має подія відбуватися в певний час або тривати Весь день.

  2. Для події з визначеним часом укажіть Час початку.

    🗺️ Час події розраховується за часовим поясом організатора. Якщо гості перебувають в інших часових поясах, їхні календарні застосунки можуть відображати подію за відповідним місцевим часом.

  3. Виберіть Тривалість події. За замовчуванням подія з визначеним часом триває одну годину.

  4. У полі Відображати як виберіть статус зайнятості, який відображатиметься для події:

    1. Зайнято: блокує вибраний час у календарі.

    2. Вільно: відображає подію, не блокуючи вибраний час.

  5. У полі Опис введіть додаткову інформацію для гостей. Це може бути мета зустрічі, інструкції з підготовки, порядок денний або інші відомості, які знадобляться учасникам до події. В описі також можна використовувати змінні для автоматичної підстановки інформації про працівника.
    ​

4. Виберіть організатора та гостей

  1. У полі Організатор виберіть, у чиєму календарі має створюватися подія. За замовчуванням вибрано Менеджер працівника, але ви можете вибрати:

    1. Співробітник.

    2. Менеджер менеджера.

    3. Поле вибору співробітника.

    4. Конкретна людина.

  2. Якщо ви вибрали Поле вибору співробітника, укажіть поле, яке містить інформацію про організатора.

  3. Переконайтеся, що вибраного організатора можна визначити для кожного працівника, включеного до воркфлоу.

  4. У розділі вибору гостей укажіть, хто має отримати запрошення. Ви можете додати:

    1. Співробітник.

    2. Менеджер.

    3. Менеджер менеджера.

    4. Поле вибору співробітника.

    5. Конкретна людина.

    6. Зовнішня ел. пошта.

  5. Додайте зовнішню адресу електронної пошти, якщо в події має брати участь людина, яка не працює у вашій організації.
    ​

  6. Перевірте список гостей і переконайтеся, що до нього включено всіх потрібних учасників.

  7. Збережіть дію.

📧 Для працівників зі статусом Найнято запрошення надсилається на адресу електронної пошти, яка використовується для цього працівника. Залежно від його налаштувань це може бути особиста адреса.

Як створюються запрошення в календар

PeopleForce використовує підключену календарну інтеграцію організатора, щоб створити подію та надіслати запрошення.

Якщо підключено Google Calendar або Outlook

Якщо до облікового запису організатора в PeopleForce підключено Google Calendar або Outlook:

  1. PeopleForce створює подію в календарі організатора.

  2. Google або Microsoft надсилає запрошення на подію вибраним гостям.

  3. Гості отримують запрошення через календарний сервіс, підключений до облікового запису організатора.

Якщо календарну інтеграцію не підключено

Якщо жодну з календарних інтеграцій не підключено, PeopleForce надсилає запрошення електронною поштою:

  1. PeopleForce створює запрошення для кожного гостя.

  2. PeopleForce надсилає кожному гостю електронний лист.

  3. Лист містить файл календаря.

  4. Гості можуть відкрити цей файл, щоб додати подію до свого календаря.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?