Перейти до основного контенту

Налаштування та робота з кадровим процесом для звільнення

Кадровий процес для звільнення допомагає оформлювати документи після погодження запиту на звільнення працівника. PeopleForce автоматично створює кадровий кейс, у якому відповідальна особа може перевірити дані, підготувати заяву про звільнення, наказ, особову картку П-2 та інші документи компанії, а також надіслати їх на електронне підписання.

У межах процесу також можна зазначити кількість днів невикористаних відпусток, за які працівнику потрібно виплатити компенсацію, а також суму вихідної допомоги. Ця інформація може автоматично додаватися до наказу про звільнення.

Перед початком роботи потрібно перевірити дані профілю працівника, налаштувати форму звільнення, підготувати шаблони документів і підключити кадровий процес.

Підготовка профілю працівника

Перед початком роботи переконайтеся, що профіль працівника містить актуальну інформацію, необхідну для формування кадрових документів.

Після підключення модуля "Кадри" PeopleForce автоматично додає системні групи й поля для ведення кадрових даних в Україні. Ця інформація використовується під час формування заяви, наказу та особової картки П-2.

Зокрема, перевірте:

  • особисті дані працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дату народження та ІПН / РНОКПП;

  • інформацію про роботу: посаду, департамент, юридичну особу, дату прийняття на роботу та табельний номер;

  • паспортні дані, адресу реєстрації та фактичного проживання;

  • інші дані, які використовуються у кадрових документах компанії.

Додаткових обов'язкових полів у профілі спеціально для процесу звільнення немає.

Переглянути системні поля та налаштувати власні можна в розділі "Налаштування" → "HR" → "Дані про людей".

💡 Детальніше про підготовку кадрових даних читайте у статті «Налаштування та робота з кадровим процесом для нового найму».

Налаштування форми звільнення

Форма звільнення використовується для збору інформації про припинення трудових відносин, погодження запиту та запуску пов'язаних воркфлоу.

Щоб налаштувати форму:

  1. Перейдіть у "Налаштування" → "Форми" → "Звільнення".
    ​

  2. Відкрийте наявну форму звільнення або створіть нову.

  3. Вкажіть назву та, за потреби, опис форми.

  4. Ви можете додати воркфлоу, які потрібно запустити у зв'язку зі звільненням. Наприклад, оффбординг.

  5. У вкладці "Розділи" створіть потрібні секції для об’єднання полів. Наприклад, причини звільнення та дані про останній робочий день.

  6. Стандартна форма містить системні поля для дати та деталей звільнення. За потреби додайте додаткові поля та таблиці з розділу "Дані про людей".
    ​

  7. Визначте, які поля мають бути обов'язковими.

  8. Налаштуйте схвалювачів запиту.
    ​

  9. Збережіть форму.

Після підключення форми до кадрового процесу її погодження запускатиме створення кадрового кейсу.

💡 Детальніше про налаштування форми, полів і погодження читайте у статті «Форма звільнення».

Підготовка шаблонів документів для звільнення

Перед підключенням кадрового процесу підготуйте шаблони документів, які PeopleForce має формувати автоматично: заяви про звільнення, накази, особові картки П-2 та інші документи, необхідні вашій компанії.

Щоб PeopleForce автоматично заповнював документи даними працівника, додайте до шаблонів відповідні змінні. Вони використовуються для підставлення особистих і кадрових даних, інформації про звільнення, компенсацію за невикористані відпустки та вихідну допомогу.

У документах звільнення можна використовувати загальні змінні PeopleForce, а також спеціальні змінні, призначені саме для цього кадрового процесу. Зокрема, доступні:

  • Дані працівника: ПІБ, ініціали, посада, відділ, група посади, табельний номер, дата прийняття, дата народження, стать і тип співпраці.

  • Особисті та кадрові дані: ІПН, громадянство, сімейний стан, паспортні дані, адреси реєстрації та проживання, телефон, останній запис про освіту, дані про родину (до трьох дітей), військовий облік та історія переведень.

  • Дані керівника: ПІБ, ініціали, посада, відділ, табельний номер, електронна адреса й телефони.

  • Дані юридичної особи: назва, код ЄДРПОУ, місто реєстрації для українських юридичних осіб та ПІБ директора.

Для імені, прізвища, по батькові, посади та відділу можна використовувати автоматичне відмінювання додавш до змінник такі закінчення:

  • _genitive - для формування родового відмінка;

  • _dative - для формування давального відмінока;

  • _accusative - для формування знахідного відмінка.

Відмінювання виконується автоматично за допомогою AI, тому рекомендуємо перевіряти правильність отриманих значень перед надсиланням документів на підпис.

💡 Повний перелік загальних змінних доступний у розділі "Замінники полів співробітників".

Спеціальні змінні для звільнення

Змінна

Що підставляється

Джерело даних

{{employee.terminated_on}}

Дата звільнення

Дата, вказана у формі звільнення

{{employee.termination_type}}

Тип звільнення

Тип, вибраний у формі звільнення

{{employee.termination_reason}}

Причина звільнення

Причина, вказана у формі

{{compliance.termination_compensation}}

Компенсація за невикористані відпустки

Дані, заповнені у кадровому кейсі

{{compliance.severance_pay}}

Вихідна допомога

Сума, вказана у кадровому кейсі

Для типу звільнення використовується назва, визначена в його налаштуваннях.

Значення змінних підставляються під час створення чернеток документів.

PeopleForce заповнює лише ті змінні, які додано до шаблону відповідного документа. Після формування чернетки відповідальна особа може перевірити та відредагувати значення безпосередньо у кадровому кейсі.

Форматування дат

За замовчуванням дати в документах відображаються в повному текстовому форматі, наприклад: 15 жовтня 2026 року

Щоб використовувати короткий формат дати, додайте до змінної суфікс |short.

Наприклад:

  • {{employee.terminated_on}} — 15 жовтня 2026 року;

  • {{employee.terminated_on|short}} — 15.10.2026.

Цей принцип працює для всіх змінних, що містять дати.

Змінна компенсації за невикористані відпустки

Змінна {{compliance.termination_compensation}} використовується для автоматичного додавання інформації про компенсацію до наказу про звільнення.

Вона може відображати загальну кількість днів невикористаних відпусток, їхні типи та періоди, за які потрібно виплатити компенсацію.

Для цієї змінної доступні три варіанти відображення:
​

1. Для детального формату використовуйте {{compliance.termination_compensation}} або {{compliance.termination_compensation|detailed}}.

Такий варіант відображає загальну кількість днів і деталізацію за окремими періодами.

Наприклад формулювання в документі буде таке:
​

Бухгалтерії виплатити компенсацію за 24 календарні дні невикористаних відпусток:

— 18 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки за період з 15.06.2022 по 14.06.2023;

— 6 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки за період з 15.06.2023 по 10.01.2024.

Якщо в одному періоді є кілька типів відпусток, вони відображаються в одному рядку через слово "та".
​

2. Для формату окремих блоків використовуйте {{compliance.termination_compensation|block}}. Такий варіант групує інформацію за типами відпусток, відображаючи для кожного типу загальну кількість днів і відповідні періоди.

Формулювання в документі буде наступним:
​

Компенсація за 24 календарні дні невикористаної щорічної основної відпустки

18 календарних днів за період з 15.06.2022 по 14.06.2023

6 календарних днів за період з 15.06.2023 по 10.01.2024

3. Для короткого формату використовуйте {{compliance.termination_compensation|inline}}. Якщо ця змінна є, система формує одне речення із загальною кількістю днів за кожним типом відпустки, без деталізації за періодами.

Наприклад:
​

Виплатити Іваненку Івану Івановичу компенсацію за 24 календарні дні невикористаної щорічної основної відпустки та 3 календарні дні додаткової відпустки.

Ім'я працівника у давальному відмінку підставляється автоматично.

Для всіх трьох форматів PeopleForce автоматично узгоджує слова "день", "дні" та "днів" із кількістю днів.

Якщо суфікс не вказано або використано невідомий суфікс, застосовується детальний формат за замовчуванням.

Особливості заповнення змінної

  • Для кожного періоду початкова кількість невикористаних днів становить 0.

  • Періоди з нульовою кількістю днів не відображаються в документі.

  • Якщо для всіх періодів вказано 0 днів, значення змінної залишається порожнім.

  • Назва типу відпустки автоматично відмінюється в родовому відмінку, наприклад, "щорічної основної відпустки". За потреби цю назву можна змінити безпосередньо в кейсі.

Змінна заповнюється лише в наказі про звільнення, який PeopleForce генерує за шаблоном. У заяві, особовій картці П-2 та наказі, завантаженому готовим файлом, її значення залишається порожнім.

Змінна вихідної допомоги

Ви можете додати змінну {{compliance.severance_pay}}, яка використовується для додавання суми вихідної допомоги до наказу про звільнення.

Дані беруться з блоку "Вихідна допомога" у кадровому кейсі, коли відповідальна особа зазначає необхідність виплати та вказує суму.
​

Для змінної доступні два варіанти відображення:

  • Без або з закінченням |inline: {{compliance.severance_pay}}.
    Наприклад:
    Вихідна допомога 15000 грн. 00 коп.

  • З закінченням |block: {{compliance.severance_pay|block}}
    Наприклад:

    [X] Вихідна допомога 15000 грн. 00 коп.

Якщо у кадровому кейсі не ввімкнено опцію "Вихідна допомога виплачується", змінна залишається порожньою.

Як і компенсація за невикористані відпустки, вихідна допомога автоматично підставляється лише до наказу, який генерується за шаблоном.

Інші змінні, які можна використовувати в документах

У документах також доступні службові змінні:

Змінна

Значення

{{compliance.order_number}}

Номер наказу. Не заповнюється автоматично, його потрібно вказати вручну

{{compliance.order_date}}

Дата підготовки документа

{{compliance.signing_date}}

Дата підготовки документа

{{compliance.document_date}}

Дата створення кадрового кейсу

{{compliance.basis_text}}

Текст, заданий у налаштуваннях шаблону

{{compliance.application.details}}

Текст, заданий у налаштуваннях шаблону

{{compliance.policy_text}}

Текст, заданий у налаштуваннях шаблону

До шаблону можна додати й інші поля профілю працівника або його керівника, використовуючи системні назви відповідних полів, наприклад {{employee.<системна_назва_поля>}} або {{manager.<системна_назва_поля>}}.

Більше інформації про формування таких полів доступно у розділах "Змінні кастомних полів співробітників" та "Змінні з кастомних стовпців системних таблиць".

🔎 Зверніть увагу: частина загальних змінних використовується для процесу нового найму й не підходить для звільнення. Наприклад, змінні про стаж на попередньому місці роботи, додатки до документів або умови повного робочого часу можуть залишатися порожніми чи містити текст, призначений для документів прийняття на роботу.

Підключення кадрового процесу

Налаштування кадрового процесу виконує ваш Customer Success Manager.

Щоб підключити процес звільнення, надайте йому таку інформацію:

  1. Форми звільнення, для яких потрібно запустити кадровий процес. Можна підключити одну або кілька форм, наприклад, для різних типів співпраці.

  2. Перелік документів, які потрібно формувати в межах процесу:

    • заяву про звільнення (можна зазначити типи звільнень, для яких заява не потрібна);

    • наказ про звільнення;

    • особову картку П-2;

    • інші документи компанії, якщо вони потрібні, наприклад, акт приймання-передавання документів чи техніки.

  3. Підготовлені шаблони документів, які PeopleForce має формувати автоматично. Для кожного типу звільнення можна використовувати окремий шаблон заяви. Також вкажіть, для яких типів звільнення заява не потрібна.

    📄 Шаблони потрібні лише для документів, які мають формуватися автоматично. Якщо наказ готується поза PeopleForce та завантажується до кадрового кейсу як готовий файл, надавати його шаблон не потрібно.

  4. Необхідність додавання додаткових документів до окремих кадрових кейсів. Якщо під час опрацювання кейсу вам потрібно буде завантажувати документи, не передбачені стандартним процесом, наприклад, обхідний лист, повідомте про це вашого Customer Success Manager, щоб він увімкнув відповідний функціонал.

  5. Спосіб підготовки наказу для кожної форми звільнення:

    • автоматично на основі шаблону;

    • вручну через завантаження підготовленого файлу.

  6. Список підписантів для кожного документа: працівник, менеджер, директор юридичної особи або якась конкретна людина.

  7. Відповідальні особи, які опрацьовуватимуть кадрові кейси та отримуватимуть сповіщення про зміни в них.

  8. Типи відпусток, за які потрібно враховувати компенсацію під час звільнення. Для вибору доступні лише ті типи відпусток, для яких підключено кадровий процес для відсутностей. Якщо цей процес не налаштований, список типів відпусток для компенсації буде порожнім. Для кожного вибраного типу відпустки, який призначено працівнику, PeopleForce автоматично формує періоди від дати прийняття на роботу до дати звільнення:

    • якщо політика відпустки передбачає нарахування, система використовує періоди нарахування;

    • якщо нарахування не передбачено, періоди формуються за календарними роками.

    Перший та останній періоди обмежуються відповідно датою прийняття на роботу та датою звільнення працівника.

💡 Важливо: PeopleForce автоматично формує періоди, але не розраховує кількість невикористаних днів. Відповідальна особа повинна самостійно вказати кількість днів для кожного періоду під час опрацювання кадрового кейсу.

Як запускається кадровий процес

Кадровий процес запускається після погодження форми звільнення, підключеної до модуля «Кадри».

  1. Відповідальна особа відкриває профіль працівника та вибирає «Дії» → «Звільнити працівника».
    ​

  2. Вибирає форму звільнення та заповнює необхідну інформацію.

  3. Запит проходить налаштований процес погодження.

  4. Після схвалення запиту PeopleForce автоматично створює кадровий кейс.

  5. Кейс з'являється в розділі "Кадрові процеси" зі статусом "Потребує перевірки".

  6. Відповідальна особа відкриває кейс, перевіряє інформацію про звільнення та кадрові документи.

  7. За потреби вказує кількість днів невикористаних відпусток для компенсації та суму вихідної допомоги.

  8. Відповідальна особа перевіряє документи, за потреби редагує або завантажує підготовлені файли та надсилає їх на підпис.

  9. Підписанти отримують документи й підписують їх.

  10. Після підписання всіх документів кадровий кейс автоматично завершується.

Опрацювання кадрового кейсу

Після погодження запиту на звільнення відкрийте розділ "Кадрові процеси" в боковому меню. Знайдіть потрібний кейс зі статусом "Потребує перевірки" та відкрийте його.
​

У лівій частині кейсу відображається «Маршрут процесу», який допомагає відстежувати виконані етапи та дії, які ще потрібно завершити.

Маршрут складається з трьох етапів:

  1. Запит на звільнення схвалено: відображається інформація про погоджений запит, зокрема дата, тип і причина звільнення.
    ​

  2. Документи перевірено: відповідальна особа перевіряє інформацію для документів, зазначає компенсацію та вихідну допомогу, перевіряє сформовані документи й надсилає їх на підпис.
    ​

    ​

  3. Документи підписано: відображаються документи, надіслані на e-Signature, їхні підписанти та поточні статуси підписання.
    ​

Заповнення компенсації за невикористані відпустки

Якщо під час налаштування кадрового процесу вибрано типи відпусток для компенсації, у кейсі відображаються відповідні типи та робочі періоди працівника.

Для кожного періоду початкове значення становить 0 днів, тому відповідальна особа повинна самостійно вказати кількість невикористаних днів.

Щоб заповнити інформацію:

  1. Відкрийте блок компенсації у кадровому кейсі.

  2. Перегляньте типи відпусток і робочі періоди, які PeopleForce сформував автоматично.

  3. Для кожного періоду вкажіть кількість невикористаних календарних днів, за які потрібно виплатити компенсацію.

  4. Перевірте назву типу відпустки. За потреби змініть її відмінювання.

  5. Переконайтеся, що всі значення правильні.
    ​[СКРІН]

Періоди, у яких залишилося 0 днів, не потрапляють до сформованого документа.

Якщо у шаблоні наказу використовується змінна {{compliance.termination_compensation}}, PeopleForce автоматично додасть інформацію про компенсацію відповідно до налаштованого формату.

Заповнення вихідної допомоги

Якщо працівнику потрібно виплатити вихідну допомогу:

  1. У кадровому кейсі знайдіть блок "Вихідна допомога".

  2. Увімкніть опцію "Вихідна допомога виплачується".

  3. Вкажіть суму виплати у гривнях і копійках.

  4. Перевірте введену суму перед підтвердженням наказу.

  5. Вкажіть підставу виплати.

За замовчуванням опція вимкнена. Сума вказується у гривнях і копійках, причому значення копійок має бути від 0 до 99.

Якщо в шаблоні наказу використовується змінна {{compliance.severance_pay}}, зазначена сума автоматично потрапить до сформованого документа.

Перевірка автоматично сформованого документа

Якщо для документа налаштовано шаблон, PeopleForce формує його на основі даних форми звільнення, профілю працівника та кадрового кейсу.

Щоб перевірити документ:

  1. Відкрийте документ на етапі "Документи перевірено".

  2. Перевірте автоматично заповнені поля.

  3. За потреби відредагуйте значення безпосередньо в кейсі.

  4. Натисніть іконку перегляду поруч із документом, щоб відкрити сформований файл.
    ​

  5. Перевірте правильність даних і список підписантів.

  6. Підтвердьте документ і надішліть його на підпис. Документи можна опрацьовувати окремо або надіслати всі перевірені документи на підпис одночасно, натиснувши "Затвердити все й надіслати на e-Signature".

Завантаження наказу вручну

Якщо для наказу налаштовано ручне завантаження:

  1. На етапі "Документи перевірено" відкрийте блок наказу про звільнення.

  2. Завантажте підготовлений документ із вашого пристрою.

  3. Перевірте файл і список підписантів.

  4. Натисніть "Підтвердити".
    ​

💡 Зверніть увагу, що PeopleForce не підставляє змінні в завантажений наказ. Інформацію про компенсацію, вихідну допомогу та інші необхідні дані потрібно попередньо додати до самого файлу.

Додавання додаткового документа до кейсу

Якщо для вашої компанії ввімкнено можливість додавання додаткових документів:

  1. На етапі "Документи перевірено" натисніть "+ Додати документ".
    ​

  2. Завантажте підготовлений файл.

  3. Вкажіть назву документа.

  4. Перевірте основного підписанта.

  5. За потреби додайте інших підписантів.

  6. Натисніть "Додати".
    ​

Після додавання документ з'явиться серед інших документів кадрового кейсу та буде доступний для надсилання на e-Signature.

Підписання документів і завершення кейсу

Після підтвердження та надсилання документів на e-Signature вони переходять на етап "Документи підписано".

Для кожного документа відображаються:

  • назва документа;

  • статус підписання;

  • список підписантів;

  • можливість переглянути документ;

  • можливість надіслати нагадування.

Поки документ очікує підписання, біля нього відображається статус "Очікує".

Щоб надіслати нагадування для окремого документа, натисніть "Нагадати" поруч із ним. Щоб нагадати про всі документи в кейсі, скористайтеся кнопкою "Надіслати нагадування".

Після надсилання на підпис документи додаються до профілю працівника та з'являються у вкладці "Документи", папці "Кадрові документи".

Кадровий кейс залишається в роботі, доки всі документи, які потребують підписання, не будуть підписані. Після завершення підписання всіх документів кадровий кейс автоматично закривається.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?