Шаблони листів - це функціонал, який дозволяє спростити комунікацію з кандидатом і частково автоматизувати процес рекрутингу. Для ефективної комунікації з кандидатами ви можете створювати шаблони, що відповідають різним етапам процесу рекрутингу. Ось кілька корисних прикладів шаблонів листів:
Лист-підтвердження заявки - надсилається одразу після отримання заявки від кандидата, підтверджує її отримання та формулює очікування щодо наступних кроків.
Лист-відмова - надає шанобливий і конструктивний зворотній зв'язок кандидатам, які не були відібрані для подальшого розгляду, дякує їм за проявлений інтерес і заохочує подавати заявки в майбутньому.
Створення шаблону
Створення шаблону
Щоб створити такі шаблони, перейдіть у розділ "Налаштування" у правому верхньому куті, а потім у розділ "Шаблони листів". Для створення нового шаблону натисніть кнопку "Додати". Перед вами відкриється сторінка, де ви зможете заповнити необхідні поля:
Назва - внутрішня назва такого шаблону, яка не відображатиметься у кандидата під час отримання листа.
Тема - тема листа, яку буде видно кандидату.
Зміст - безпосередньо тіло листа.
Використовуйте змінні для шаблонів
Використовуйте змінні для шаблонів
Під час написання тексту листа ми рекомендуємо використовувати заповнювачі, щоб легко вставити необхідну інформацію в лист. Змінні вказані в правій частині сторінки. Ось приклад їх використання:
Надсилайте і заплануйсте листи кандидату з його профілю
Надсилайте і заплануйсте листи кандидату з його профілю
Після додавання шаблонів ви зможете швидко надсилати електронні листи кандидатам. Ось як це зробити з картки кандидата:
Відкрийте профіль кандидата.
Перейдіть на вкладку «Електронні листи».
Натисніть «Надіслати листа кандидату».
Виберіть шаблон листа або створіть повідомлення вручну.
Перевірте одержувача, тему та текст повідомлення.
У розділі «Параметри надсилання» виберіть, коли потрібно надіслати лист:
Виберіть «Негайно», щоб надіслати лист одразу.
Виберіть «Дата й час», а потім зазначте, коли потрібно доставити лист. Використовуйте цей варіант, якщо повідомлення має надійти кандидату в певний час, наприклад, на початку наступного робочого дня.
Виберіть «Після спливу часу» та вкажіть, скільки часу PeopleForce має зачекати перед надсиланням листа. Використовуйте цей варіант, якщо час надсилання потрібно розрахувати відносно моменту планування. Наприклад, можна запланувати повторний лист на два дні пізніше.
Надішліть лист одразу або натисніть «Запланувати».
Керування запланованим листом
Лист, який очікує на надсилання, позначається статусом «Заплановано» в історії електронних листів кандидата. До запланованого часу надсилання ви можете:
переглянути лист;
відредагувати його текст або час надсилання;
скасувати заплановане надсилання.
Після надсилання листа вже не можна відредагувати або скасувати його.
Відправляйте листи масово через дошку вакансії
Відправляйте листи масово через дошку вакансії
Тепер ви можете одночасно вибрати декількох кандидатів і надіслати листи всім обраним кандидатам одночасно:
Виберіть кілька кандидатів, встановивши відповідні прапорці.
Натисніть на іконку з трьома крапками.
Виберіть Надіслати електронний лист з доступних опцій.
Виберіть шаблон електронного листа або напишіть його з нуля.
Відправляйте листи масово кандидатам з бази кандидатів
Відправляйте листи масово кандидатам з бази кандидатів
Тепер ви можете вибрати кілька кандидатів з бази даних та виконати масові дії, такі як надсилання електронних листів:
1. Перейдіть до розділу Рекрут > Кандидати на платформі.
2. Встановіть відповідні прапорці на кандидатах, або поодиноких, або вибравши всіх на поточній сторінці.
3. Після вибору скористайтеся нижньою панеллю дій для надсилання електронних листів, оберіть необхідний шаблон та відправте листи.
Ваш вибір збережеться при переході між сторінками, що дозволяє скласти список кандидатів з кількох сторінок і обрати необхідну дію.
Використання фільтрів
Застосовуйте фільтри для уточнення пулу кандидатів, що дозволяє виконувати масові дії на звуженому списку. Наприклад, ви можете відфільтрувати кандидатів за поточною позицією, наприклад, Контент-менеджер, і потім призначити цих кандидатів на вакансію, таку як Технічний письменник.
Використовуйте шаблони в автоматизаціях
Використовуйте шаблони в автоматизаціях
Шаблони листів також можна використовувати в автоматичних листах: в автоматизаціях етапів пайплайну та автоматизаціях причин відхилення. Коли додаєте автоматизацію Надіслати листа, виберіть у розділі Зміст листа, звідки братиметься текст:
Шаблон: автоматизація пов'язується з одним із ваших шаблонів, вибраним у списку Шаблон листа. Вона не зберігає копію і завжди надсилає останню версію шаблону: щойно ви відредагуєте шаблон, наступний лист уже міститиме новий текст.
Власний: напишіть тему й текст листа лише для цієї автоматизації. Якщо спершу вибрати шаблон, а потім перемкнутися на Власний, його текст скопіюється, і ви зможете його відредагувати. Подальші зміни шаблону не вплинуть на цю автоматизацію.
Варто знати
Наявні автоматизації працюють як раніше. Автоматизації, створені до появи цього вибору, використовують варіант Власний, як і кожна нова автоматизація, доки ви не виберете Шаблон.
Редагування шаблону не змінює вже надіслані чи заплановані листи. Зміни стосуються лише листів, створених після цього.
Видалення шаблону не зупиняє пов'язані з ним автоматизації. Вони й далі надсилатимуть останній текст видаленого шаблону. Коли більше не використовуєте шаблон, пов'яжіть автоматизацію з іншим або перемкніть її на Власний.
Докладніше: Створення пайплайну найму та автоматизацій пайплайну.