Активи - це реєстр обладнання вашої компанії: один запис на кожен ноутбук, телефон, монітор чи стіл. Кожен актив належить до певної категорії і або перебуває в когось, або вільний. Ви додаєте активи, призначаєте їх співробітникам і позначаєте як повернуті, коли їх повертають.
Щоб завантажити реєстр, який ви вже ведете в електронній таблиці, див. статті Імпорт активів та Імпорт призначень активів.
Перш ніж почати
Має бути увімкнено управління активами. Перейдіть до Налаштування → Функції й увімкніть Управління активами в групі HR. Якщо функцію вимкнено, пункт меню Активи, його сторінки налаштувань і дозвіл приховано.
Перевірте категорії. Кожен актив повинен мати категорію. Нові акаунти мають стартовий набір категорій, тож зазвичай його достатньо лише підкоригувати. Якщо список очищено, у полі Категорія у формі активу не буде з чого вибрати.
Частина 1: Налаштуйте категорії активів
Перейдіть до Налаштування → HR → Категорії активів.
Натисніть Додати, введіть Назву й виберіть Значок. Значок відображається поруч з активом у всьому PeopleForce.
Натисніть Зберегти.
Назви категорій мають бути унікальними. Якщо ви видалите категорію, вона зникне зі списку категорій, але активи, які вже її використовують, збережуть її.
Частина 2: Налаштуйте поля активів
Сторінка Поля активів визначає, які поля HR бачить і заповнює під час додавання активу. Кожне активне поле з'являється у формі Додати актив у тому самому порядку, що й на цій сторінці, тож налаштуйте її відповідно до інформації, яку ваша компанія справді відстежує.
Перейдіть до Налаштування → HR → Поля активів.
Налаштуйте вбудовані поля, позначені як Система: вимкніть непотрібні, щоб вони не з'являлися у формі, або зробіть поле Обов'язковим, щоб актив не можна було зберегти без нього. Поля ID, Назва та Категорія завжди увімкнені та завжди обов'язкові.
Щоб відстежувати щось додаткове, наприклад постачальника, номер замовлення чи стан, натисніть Додати, введіть назву, виберіть тип поля й натисніть Зберегти. Тип поля не можна змінити після створення.
Перетягуйте поля, щоб змінити їхній порядок у формі.
Докладніше в статті Користувацькі поля для активів.
Частина 3: Додайте актив
Перейдіть до Активи → Компанія й натисніть Новий актив. Якщо реєстр порожній, натисніть Створити свій перший актив.
Заповніть форму Додати актив. У полі ID введіть власний код, наприклад LAP-0101 або інвентарний номер. PeopleForce не генерує ID, і кожен ID має бути унікальним. Серійний номер також має бути унікальним.
Натисніть Зберегти. Актив відкриється в режимі фокусування.
Якщо актив не зберігається і поле підсвічено червоним, отже, не заповнено обов'язкове поле. Обов'язкові поля перевіряються щоразу, коли ви зберігаєте новий або відредагований актив. Наявні активи заднім числом не перевіряються.
💡 Порада: Щоб швидко зареєструвати кілька однакових предметів, відкрийте актив і натисніть Копіювати або виберіть Створити копію в меню ⋯ рядка в списку. Форма відкриється вже заповненою, тож вам залишиться змінити лише ID і серійний номер.
Частина 4: Перегляньте актив
Натисніть будь-який актив у списку, щоб відкрити його в режимі фокусування — повноекранному вигляді, де вся інформація про актив зібрана в одному місці. Закрийте його, щоб повернутися до списку.
У режимі фокусування відображається:
Угорі: назва активу, значок і назва категорії та серійний номер, а також статус: Призначено, Не призначено або Архівні.
Ліворуч: Деталі (усі поля активу), а також Опис і Зображення, якщо їх додано.
Праворуч: призначення активу:
Поточне призначення: у кого актив зараз. Якщо ні в кого, ви побачите Не призначено.
Наступне призначення: з'являється, якщо є майбутнє призначення.
Переглянути попередніх відповідальних: відкриває повну історію призначень.
Кожне призначення має власні кнопки редагування та видалення.
Дії
На панелі дій угорі є:
Редагувати, Копіювати та Архівувати або Відновити — доступні з доступом Редагування.
Завантажити QR-код — доступно всім, хто може відкрити актив. QR-код зберігається як файл, який можна надрукувати як наліпку на сам предмет.
Частина 5: Призначте та поверніть актив
Призначте актив
Відкрийте актив і натисніть Призначити або виберіть Призначити в меню ⋯ рядка. Також можна призначити з профілю співробітника: Більше → Активи → Призначити.
Виберіть співробітника (або актив, якщо ви почали з профілю) і дату в полі Видано. За замовчуванням це сьогоднішня дата.
Натисніть Зберегти.
Поверніть актив
Відкрийте актив або меню ⋯ рядка й натисніть Позначити як повернутий. Призначення закриється сьогоднішньою датою.
💡 Порада: Щоб передати актив іншій людині, спочатку позначте його як повернутий, а потім призначте новому співробітнику або скористайтесь кнопкою Перепризначити.
Варто знати
Можна призначати заздалегідь. Якщо дата в полі Видано в майбутньому, співробітник відображається в розділі Наступне призначення, а актив залишається вільним до цієї дати. Передача відбувається вночі цього дня, невдовзі після 01:00 UTC. Той самий нічний процес звільняє активи, дата повернення яких уже минула.
Актив не можна призначити двом людям одночасно. Якщо дати призначень перетинаються, призначення не збережеться. Спочатку закрийте попереднє.
Частина 6: Пошук і керування активами
На сторінці Активи → Компанія ви можете:
Перемикати вигляд: використовуйте сегменти Активні та Архівні, щоб перемикатися між поточними та виведеними з ужитку активами. Для кожного показано кількість.
Шукати: поле пошуку знаходить активи за ID, Назвою, Серійним номером або Описом. Користувацькі поля в пошуку не враховуються, але за ними можна фільтрувати.
Фільтрувати: натисніть Додати фільтр і виберіть:
Статус призначення (Призначено або Не призначено), наприклад, щоб знайти вільні ноутбуки.
Статус життєвого циклу відповідального, наприклад Звільнений.
Категорію, Відділ, Підрозділ і Локацію.
Кому призначено, щоб побачити обладнання однієї людини.
Сортувати: за ID, Назвою, Категорією або Кому призначено, а також за Серійним номером, якщо це поле увімкнено.
Експортувати: натисніть Експортувати в й виберіть Excel або CSV. Файл готується у фоновому режимі. Експортувати список може кожен, хто його бачить, зокрема ролі з доступом Перегляд.
У списку для вільного активу в стовпці Призначено показано До призначення.
Архівування та видалення
Архівуйте актив, яким більше не користуєтеся, наприклад проданий або зламаний ноутбук. Архівування зберігає запис та історію призначень.
Відновити повертає архівний актив.
Видалити можна лише архівні активи, і разом з активом видаляється історія призначень. Якщо хочете зберегти запис, архівуйте актив.
Частина 7: Що бачать співробітники
За замовчуванням співробітники бачать свої активи, бо вбудована роль Люди про себе має доступ Перегляд до активів.
У меню Активи
Співробітники бачать Активи у своєму меню, де показано лише ті активи, які зараз у них:
У списку відображаються Назва (з ID під нею), Серійний номер (якщо це поле увімкнено) і Категорія.
Фільтрів немає.
Повернуті та архівні активи не відображаються.
Коли вони відкривають актив
Вони бачать лише себе як поточного відповідального, а не історію призначень активу.
Можуть завантажити QR-код, але не можуть нічого редагувати, призначати чи повертати.
Після повернення активу вони більше не можуть його відкрити.
У своєму профілі
Вкладка Активи в розділі Більше показує Призначені активи та, якщо такі є, Повернуті активи з датами видачі та повернення.
Назви активів там клікабельні лише для тих, хто бачить реєстр компанії.
⚠️ Будьте обережні, змінюючи роль «Люди про себе». Якщо встановити для неї доступ Редагування до активів, кожен співробітник отримає кнопки Призначити, Позначити як повернутий, Редагувати та Видалити на вкладці Активи у своєму профілі й зможе призначити собі будь-який вільний актив компанії.
Варто знати
Звільнення співробітника не повертає його активи. Активи залишаються призначеними йому. Щоб їх знайти, відфільтруйте список Компанія за Статусом життєвого циклу → Звільнений, а потім натисніть Позначити як повернутий для кожного активу. Додайте повернення обладнання до чекліста офбордингу, щоб нічого не пропустити.
Призначення досі показує «До призначення»? Перевірте дату в полі Видано. Майбутня дата набуває чинності вночі цього дня, невдовзі після 01:00 UTC.
Співробітники не отримують сповіщень, коли актив їм призначають або позначають як повернутий. За потреби повідомте їх самостійно.