Звіт Запити на відсутність показує запити співробітників на відсутність за вибраний період: хто відсутній, який тип відсутності, коли, як довго і на якому етапі затвердження перебуває кожен запит. Він допомагає HR і менеджерам планувати наперед, не затримувати затвердження та швидко відповідати на запитання про відсутності.
Для чого його використовувати
Планувати заміни в команді. Фільтруйте за командою чи відділом і перевіряйте майбутні затверджені відсутності, перш ніж планувати проєкти, заходи чи зміни.
Не затримувати затвердження. Відфільтруйте запити зі статусом «Очікує» й подивіться на стовпець Поточний затверджувач, щоб побачити, чийого рішення чекає кожен запит, і нагадати про нього.
Помічати закономірності. Наприклад, відфільтруйте Лікарняний за останні 12 місяців, щоб побачити, як часто його беруть і хто саме.
Готувати дані для розрахунку зарплати. Експортуйте затверджені відсутності за місяць із кількістю використаних днів і передайте їх бухгалтерії.
Перевіряти історію запиту. Дивіться, хто й коли затвердив чи відхилив запит, не відкриваючи кожен запит окремо.
Перш ніж почати
Має бути увімкнено відстежування відсутностей. Перейдіть до Налаштування → Функції й переконайтеся, що функцію Відстежування відсутностей увімкнено.
Перевірте свій доступ. Адміністратори можуть відкривати всі звіти. Іншим користувачам потрібен звіт Запити на відсутність у їхній ролі (див. розділ Надання доступу до звіту нижче).
Відкрийте звіт
Перейдіть до Звіти → CoreHR → Запити на відсутність.
За замовчуванням звіт показує запити, що очікують розгляду, і затверджені запити за поточний місяць. Період і фільтр за статусом можна змінити будь-коли.
Що показує кожен стовпець
Стовпець | Що показує |
Співробітник | Співробітник, його посада та посилання на профіль |
Тип відсутності | Тип відсутності. Натисніть на нього, щоб відкрити запит |
Статус | Очікує, затверджено, відхилено чи відкликано |
Затверджувачі | Усі учасники ланцюжка затвердження. Наведіть курсор на людину, щоб побачити її рішення, наприклад Затверджено, Очікує, У черзі (чекає на попереднього затверджувача) чи Пропущено, і коли вона його ухвалила |
Поточний затверджувач | Людина, рішення якої зараз очікує запит |
Остання дія | Коли затверджувач востаннє затвердив або відхилив запит |
Дата початку / Дата завершення | Перший і останній день відсутності |
Використано | Скільки днів або годин запиту припадає на вибраний період |
Примітка | Коментар, який співробітник додав до запиту |
Натисніть Співробітник, Тип відсутності, Статус, Дата початку або Дата завершення, щоб відсортувати за цим стовпцем.
Як працюють дати й «Використано»
Звіт містить усі запити, які перетинаються з вибраним періодом, навіть якщо вони починаються раніше або закінчуються пізніше. У стовпці Використано враховується лише та частина, що припадає на цей період. Наприклад, якщо вибрати березень, а запит триває з 28 березня до 4 квітня, запит з'явиться у звіті, але Використано покаже лише дні в березні. Завдяки цьому звіт зручно використовувати для щомісячного експорту в бухгалтерію.
Знайдіть потрібне
Виберіть період або один зі швидких варіантів, як-от цей місяць, минулий місяць чи останні 12 місяців.
Скористайтеся пошуком, щоб знайти конкретного співробітника.
Натисніть Додати фільтр, щоб звузити звіт:
Статус — наприклад, щоб бачити лише запити, що очікують розгляду.
Типи відсутностей — щоб зосередитися на одному чи кількох типах, наприклад відпустці чи лікарняному.
Співробітники — щоб бачити запити конкретних людей.
Команди — щоб бачити запити всіх учасників команди.
Дані співробітника, як-от Посада, Відділ, Підрозділ, Локація чи Тип роботи.
Експортуйте звіт
Натисніть Експортувати до.
У полі Формат виберіть Excel або CSV.
Файл завантажується одразу й містить усі запити, що відповідають вашому періоду, фільтрам і пошуку.
Надання доступу до звіту
Перейдіть до Налаштування → Ролі та дозволи.
Відкрийте роль, яку хочете змінити.
У розділі Звіти компанії виберіть Запити на відсутність у групі CoreHR.
Натисніть Зберегти.
Тепер усі користувачі з цією роллю можуть відкрити звіт у Звіти → CoreHR → Запити на відсутність.
💡 Порада: Якщо у звіті немає запиту, який ви очікуєте побачити, спершу перевірте фільтр Статус. За замовчуванням відхилені та відкликані запити приховано.