У системі існує можливість налаштувати політики з або без схвалення запитів на відсутність. В даній статті ми розглянемо кілька прикладів найпоширеніших налаштувань політик з схваленням.
Якщо в вашій компанії не потрібно використовувати схвалення для запитів на відсутність, при налаштуванні політик ви просто пропускаєте блок схвалення.
У випадку, якщо ваша компанія потребує налаштування схвалення запитів на відсутність, вам потрібно відмітити чекбокс "Увімкнути схвалення". Це надасть вам доступ до додаткових налаштувань для схвалення у вашій компанії.
Приклад 1. Багаторівневе схвалення запиту на відсутність
В компанії XYZ займаються розробкою програмного забезпечення. У компанії працює більше ніж 100 співробітників, які розподілені по різних командах. Для процесу схвалення запиту на відсутність визначені конкретні особи, які будуть залучені до схвалення один за одним. У випадку компанії XYZ, це включає наступних працівників:
1. Лінійний керівник: Це безпосередній керівник співробітника, до якого він підпорядковується в організаційній структурі.
2. Менеджер команди: Це менеджер команди, в якій працює сам співробітник. Ця особа має інформацію про роботу та здатність команди забезпечувати продуктивність під час відсутності співробітника.
3. Нелінійний менеджер (Менеджер менеджера): Це особа, яка вище за рівнем впливу або відповідальності, ніж безпосередній керівник. Вона розглядає запит на відсутність з позиції загального управління та приймає рішення про його схвалення або відхилення.
4. HR менеджер: Це спеціаліст з управління персоналом, який може бути визначений як конкретна особа зі списку доступних HR менеджерів.
Запит на схвалення буде приходити обраним особам в тій послідовності, в якій вказано у налаштуваннях політики відсутності. В нашому випадку це керівник, менеджер команди, менеджер менеджера, та тільки потім конкретний працівник.
Слід памятати, що всі особи, обрані для схвалення, є рівноправними. Якщо один із працівників, обраних для схвалення, не погодить запит, він буде відхилен.
В системі налаштування будуть виглядати наступним чином:
У ''Графіку відсутностей'' працівник компанії, Бондаренко Ольга, може відстежувати статус свого запиту. Затверджуючі особи відображаються в порядку, встановленому в політиці відсутностей. Першим затверджуючим є Лутай Валерія, яка є лінійним керівником Бондаренко Ольги. Після отримання схвалення від Лутай Валерії, запит переходить до Романенко Лідії, яка є керівником команди, до якої належить Ольга. Далі запит буде переданий до нелінійного керівника (менеджера менеджера), а останнім затверджуючим буде Макаров Роман, HR менеджер компанії. Ольга може відслідковувати процес схвалення свого запиту та бачити, коли кожна затверджуюча особа розглядає та схвалює її запит.
Кожний працівник отримає сповіщення в системі щодо схвалення або відхилення свого запиту на відсутність. У випадку Ольги, вона отримала сповіщення, що її запит на відсутність був відхилений. Клікнувши на сповіщення, Ольга змогла переглянути деталі та дізнатися, що її запит був відхилено саме керівником команди.
Приклад 2. Схвалення запитів, коли один із співробітників, що затверджує є відсутнім
В компанії XYZ, яка займається розробкою програмного забезпечення, процес схвалення запитів на відсутність ретельно організований навіть у випадку, коли ті, хто зазвичай здійснюють схвалення, самі є відсутніми. При налаштуванні схваленнь у політиці відсутностей, у них обрана функція Увімкнути заміну осіб, які схвалюють, коли вони відсутні, та вказан конкретний працівник, а саме Бондаренко Валерія для схвалення за відсутності відповідальних осіб.
Призначена відповідальна особа (Бондаренко Валерія) має повноваження схвалювати або відхиляти запит на відсутність, як інші розпорядники схвалення. Це забезпечує незалежність та продовження процесу схвалення навіть тоді, коли звичайні особи, відповідальні за схвалення, знаходяться у відпустці або відсутні на роботі.
В системі це буде виглядати наступним чином:
Приклад 3. Схвалення запитів, коли один із співробітників, що затверджує є відсутнім за допомогою поля ''Вибір співробітника''
В компанії Dreamland процес схвалення запитів на відсутність ретельно організований навіть у випадку, коли ті, хто зазвичай здійснюють схвалення, самі є відсутніми. При налаштуванні схваленнь у політиці відсутностей, у них обрана функція ''Увімкнути заміну осіб, які схвалюють, коли вони відсутні,'' та в полі ''Вибір співробітника'' обрано поле співробітника ''Відповідальний за схвалення запиту на відсутність''.
Адміністратор компанії Dreamland створив поле "Відповідальний за схвалення запиту на відсутність" з типом поля "Вибір працівника" перейшовши в ''Налаштування -> Поля співробітника". Це поле дозволяє вказати конкретну особу, яка буде відповідальна за схвалення запиту на відсутність кожного співробітника.
В профілі співробітників впроваджується нове кастомне поле, яке дозволяє обрати запасну особу для схвалення, у випадку, якщо один із звичайних схвалюючих осіб відсутній.
Для зручності компанії Dreamland, яка має більш ніж 100 працівників, і не може вручну призначати особи для схвалення запитів на відсутність кожному співробітнику, використовується імпорт кастомних полів співробітників. Під час імпорту співробітників, в файлі з данними на імпорт вказуються ідентифікатори працівників, які будуть відповідальні за схвалення запитів на відсутність, в додатковому полі "Відповідальний за схвалення запиту на відсутність". Детальнішу інформацію про імпорт кастомних полів співробітників ви можете знайти за наступним посиланням.
Приклад 4. Схвалення запиту на відсутність менеджером 3-го рівня
У компанії Cats&Dogs при налаштуванні політики відсутностей було вибрано менеджера 3-го рівня для схвалення запитів. Це означає, що коли співробітник подає запит на відсутність, цей запит буде надсилатись до менеджера, який знаходиться на третьому рівні в організаційній структурі компанії.
Для кращого розуміння процесу схвалення та осіб, які отримують запити на схвалення, пропонується перейти до організаційної схеми, яка знаходиться у вкладці "Співробітники". Наприклад, якщо Щербаков Тарас відправляє запит на відсутність, то цей запит буде надіслано до менеджера, який, згідно організаційної структури компанії, є третім менеджером в ланцюжку вгору. Таким чином, особою, яка отримає запит на схвалення від Щербакова Тараса, буде Бондаренко Ольга.
Приклад 5. Схвалення запиту працівників, в яких немає менеджера
Співробітник X не має лінійного керівника, непрямого менеджера (менеджера менеджера), і менеджера команди, тому його запит на відсутність неможливо схвалити. В цьому випадку компанія XYZ при налаштуванні політики відсутності використала функцію "Пропустити непризначені схвалення". Ця функція дозволяє автоматично перенаправляти запит на відсутність співробітника X до наступного етапу, у нашому випадку, до конкретного працівника Бондаренко Мирослава для схвалення без блокування у системі.
В системі налаштування має наступний вигляд:
У статті були розглянуті приклади найпоширеніших налаштувань політик з схваленням запитів на відсутність. Вони включають багаторівневе схвалення, можливість заміни відсутніх осіб, що здійснюють схвалення, та обробку запитів від співробітників без безпосереднього керівника. Ці налаштування дозволяють компаніям ефективно керувати процесом схвалення відсутностей, забезпечуючи продуктивність і незалежність рішень.