Представляємо нову функцію в PeopleForce - регулярні зустрічі 1:1. Вона охоплює все необхідне для побудови довіри та прозорої комунікації з вашими співробітниками.
Це одна з найбільш затребуваних функцій нашої платформи серед клієнтів, тому ми дуже раді розповісти вам про неї докладніше. Цей функціонал доступний лише користувачам модуля PeoplePerform.
Що таке повторювані 1:1?
Раніше менеджерам доводилося вручну планувати зустрічі 1:1 щоразу, коли їм потрібно було поговорити зі співробітником. Завдяки повторюваним зустрічам 1:1 вони можуть планувати регулярні зустрічі з членами команди, налаштовувати частоту і тривалість, а також безперешкодно обмінюватися нотатками - і все це в PeopleForce. Ці зустрічі можна використовувати для зворотного зв'язку про роботу, перегляду заробітної плати, щотижневих або щомісячних оновлень - все це організовано в єдиній темі під назвою "Стосунки".
Що таке нова вкладка Стосунки?
Завдяки новій вкладці " Стосунки" в PeopleForce, адміністратори або співробітники, які мають доступ до управління 1:1, можуть мати зручний доступ до зустрічей 1:1. Зустрічі кожного співробітника акуратно згруповані, забезпечуючи чіткий графік минулих і майбутніх взаємодій.
Фільтруйте за співробітником або організатором, щоб швидко отримати доступ до певних стосунків і переглянути останні або майбутні зустрічі між організатором і співробітником у певних стосунках.
Встановлення стосунків
⚠️ Встановлювати стосунки можуть всі працівникі з правами створювати 1:1 зі співробітниками.
Організація зустрічей 1:1 ще ніколи не була такою простою. Однак перед тим, як зануритися в планування, важливо встановити стосунки між організатором та учасником. Кожна пара людей може мати лише одну частоту зустрічей.
Співробітники можуть встановити відносини у вкладці "Я" -> 1:1s -> +Новий'' або просто за допомогою кнопки "Швидке додавання".
⚠️ Адміністратори та ті, хто має доступ до управління 1:1s, також можуть встановлювати стосунки у вкладці "Продуктивність" > 1:1 > + Новий 1:1.
2. У спливаючому вікні налаштуйте частоту повторюваних зустрічей відповідно до вашого розкладу, будь то щотижневі або щомісячні зустрічі.
Приклад щотижневої періодичності.
Приклад щотижневої періодичності.
Якщо ви вибрали "Щотижня", скористайтеся полем "Повторювання", щоб вказати частоту 1:1. Наприклад, при виборі "Повторювання 1 щотижня" зустріч плануватиметься щотижня, а при виборі "Повторювання 2 щотижня" - кожні два тижні у вказаний день і час.
Приклад щомісячної періодичності.
Приклад щомісячної періодичності.
Якщо ви вибрали опцію "Щомісяця", використовуйте поле "Повторювання", щоб вказати частоту зустрічей 1:1. Наприклад, якщо ви встановите значення "Повторювання 1 щомісяця" з датою початку 01.03.2024 (перша п'ятниця місяця), зустріч буде відбуватися щомісяця в першу п'ятницю кожного наступного місяця. Або ж, вибравши "Повторювання 2 щомісяця", ви заплануєте зустріч на кожні два місяці в першу п'ятницю місяця.
3. Якщо увімкнена інтеграція з календарем Google/Microsoft, система автоматично визначить відповідні часові проміжки, які підходять як для організатора, так і для учасника. Просто виберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам.
4. За бажанням, виберіть шаблон за замовчуванням 1:1. Ви можете переглянути або відредагувати шаблон після планування зустрічі.
Після встановлення зв'язку, якщо ви спробуєте налаштувати його знову, система повідомить вас у спливаючому вікні, вказуючи, що зв'язок вже існує. Звідти ви можете перейти до майбутньої зустрічі або запланувати спеціальну зустріч.
Працівники можуть планувати спеціальні зустрічі поза регулярним розкладом. Наприклад, якщо працівникові потрібно зустрітися зі своїм керівником наступного тижня для важливого обговорення. Детальніше про це читайте в статті тут.
Редагування відносин 1:1
Щоб змінити частоту або інші налаштування зустрічі 1:1, перейдіть до зв'язку, який ви хочете відредагувати. Натисніть кнопку "Налаштування" і внесіть необхідні зміни у спливаючому вікні.
⚠️ Зверніть увагу, що редагувати зв'язок можуть тільки організатори.
Перенесення регулярної зустрічі
Як організатор і учасник мають можливість перепланувати регулярну зустріч. Для цього перейдіть до зустрічі в розділі "Мої активності" -> 1:1, оберіть з ким ви хочете перенести зустріч. У бічній панелі вам будуть доступні всі зустрічі. Оберіть зустріч, яку ви хочете перенести, потім у меню з трьома крапками виберіть опцію "Редагувати" і внесіть необхідні зміни.
⚠️ Пам'ятайте, що ця дія перенесе тільки вибрану зустріч, тоді як всі інші зустрічі, що повторюються, будуть продовжуватися відповідно до умов, встановлених під час початкового налаштування частоти у стосунках.
Спільні та приватні нотатки
Тепер і організатор, і учасник можуть створювати спільні нотатки, видимі для обох сторін.
Приватні нотатки можуть бути створені тільки організатором і видимі тільки йому.
Зручний доступ до минулих і майбутніх зустрічей
І організатор, і учасник можуть отримати доступ до минулих і майбутніх зустрічей через зручну бічну панель. Це дозволяє їм заглибитися в кожну зустріч і переглянути її деталі та нотатки.
Інтеграція календарів для зустрічей 1:1
Якщо увімкнено інтеграцію календарів Google/Microsoft, при плануванні зустрічей система автоматично визначатиме відповідні часові проміжки, які підходять як організатору, так і учаснику. Просто виберіть варіант, який найкраще відповідає вашим потребам.
Крім того, зверніть увагу, що для інтеграції календаря з календарями Google і Microsoft передбачена одностороння синхронізація. Якщо в календарі Microsoft/Google вносяться зміни до зустрічі, ці зміни не відображаються в PeopleForce. Однак, якщо в PeopleForce вносяться зміни в зустрічі 1:1, вони будуть оновлені в календарі Microsoft/Google протягом хвилини.
FAQ
Які зміни були внесені до тез для обговорення та пунктів дій під час зустрічей 1 на 1?
Які зміни були внесені до тез для обговорення та пунктів дій під час зустрічей 1 на 1?
Теми для обговорення більше не будуть переноситися між зустрічами 1 на 1, але елементи дій будуть і надалі переноситися.
Чи можна редагувати стосунки та частоту зустрічей 1-1?
Чи можна редагувати стосунки та частоту зустрічей 1-1?
Так, можна редагувати стосунки і змінювати частоту зустрічей 1-1. Організатори можуть лише редагувати стосунки.
Що станеться, якщо зустріч 1-1 буде скасована?
Що станеться, якщо зустріч 1-1 буде скасована?
Скасована зустріч буде позначена в системі як скасована.
Хто може скасувати зустрічі?
Хто може скасувати зустрічі?
Зустріч може бути скасована організатором. Щоб скасувати зустріч, перейдіть до самої зустрічі і виберіть опцію "Скасувати" в меню з трьома крапками.
Чи можна видалити зустріч 1-1?
Чи можна видалити зустріч 1-1?
Так, організатор може видалити зустріч самостійно. Однак така зустріч буде повністю видалена з усіх списків.
Як отримати доступ до минулих зустрічей?
Як отримати доступ до минулих зустрічей?
Минулі зустрічі можна переглянути на бічній панелі.
Хто може встановлювати стосунки?
Хто може встановлювати стосунки?
Стосунки можуть створювати всі працівники, які мають доступ до створення 1:1 в рамках своєї ролі.
Чи можна переглянути майбутні повторювані зустрічі 1-1?
Чи можна переглянути майбутні повторювані зустрічі 1-1?
Так, видно лише наступну заплановану зустріч.