⚠️ Доступно в пакеті Professional. Зацікавлені? Будь ласка, напишіть нам на sales@peopleforce.io, щоб дізнатися більше.
Ми раді повідомити про випуск нової функції під назвою eSignature в PeopleForce. Ця функція дозволяє користувачам підписувати будь-який документ за допомогою вбудованого електронного підпису безпосередньо в платформі. Нижче ви знайдете короткий опис нової функції та детальну інформацію про те, як нею користуватися.
Зверніть увагу, що функція електронного підпису наразі знаходиться в бета-версії. Якщо ви зацікавлені у випробуванні цієї функції, зв'яжіться зі службою підтримки клієнтів через чат або електронну пошту - support@peopleforce.io
Запит на отримання електронного підпису
Під час завантаження документа
Перейдіть на вкладку Документи.
Натисніть + кнопку Додати документ > Завантажити і розподілити файли або Розподілити і призначити PDF (залежно від ваших потреб).
Виберіть папку для завантаження документа.
Завантажте документ у форматі PDF або DOCX.
Оберіть постачальника.
Зазначте бажаний тип для підпису:
Простий електронний підпис - Підходить переважно для внутрішніх документів, таких як політики, угоди та підтвердження.
💡 Безкоштовно доступний всім клієнтам з тарифним планом Pro.
Розширений електронний підпис - Забезпечує вищий рівень безпеки та підтвердження особи, ніж проста підпис, тому підходить для внутрішніх HR-документів, угод і файлів, пов'язаних з відповідністю.
Кваліфікований електронний підпис - Має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису згідно із законодавством ЄС. Рекомендується для угод з високою цінністю та офіційних транзакцій.
Додайте додаткових підписантів, якщо необхідно.
Натисніть Призначити співробітників.
Призначте документ одному або декільком співробітникам.
Натисніть Завантажити.
Призначені співробітники отримають сповіщення електронною поштою, завданням або на інформаційній панелі.
У режимі попереднього перегляду документа
Відкрийте документ у режимі попереднього перегляду у вкладці Документи.
Якщо ви користувач HR/Admin, ви побачите кнопку Запит на підпис.
Натисніть кнопку Запит на підпис.
Оберіть постачальника та тип підпису.
Додайте додаткових підписантів, якщо необхідно.
Призначений співробітник отримає повідомлення з проханням підписати документ.
Доступ до управління документами компанії мають лише адміністратори або працівники з правами на управління документами співробітників.
Підписання документа
Відкрийте документ, який потребує вашого електронного підпису. Ви можете знайти його у папці Документи, віджеті Завдання, сповіщеннях тощо.
Натисніть кнопку Підписати.
Якщо документ був надісланий із використанням простої електронної підпису (SES), він відкриється на сторінці загального перегляду, де ви зможете ознайомитися з файлом, підтвердити, що ви розумієте його та погоджуєтесь, а потім підписати.
Для документів, надісланих через інших постачальників, ви будете перенаправлені до Signaturit або Autenti. Дотримуйтесь їхніх інструкцій, щоб завершити процес підписання.
Якщо ви відмовляєтесь підписувати документ, потрібно вказати причину відмови.
Фільтрування даних
Використовуйте фільтр за статусом eSignature, щоб отримати інформацію про документи у різних статусах. Наприклад, оберіть статус "Очікує cхвалення" та встановіть часовий проміжок за останній місяць, щоб визначити отримувачів і нагадати їм про необхідність підписати документ.
Ви також можете фільтрувати за датами, щоб переглянути документи у вибраному часовому проміжку. Крім того, ви можете відсортувати їх, натиснувши на «Підпис». Усі відхилені або не оброблені документи будуть відображатися зверху, оскільки вони потребують вашої уваги насамперед.
Співробітники, які відмовляються підписувати документ, можуть залишити коментар з поясненням свого рішення. Цей коментар буде видно, коли ви наведете курсор на статус «Відхилено».
Відстеження статусу документа та всіх підписантів
Статус документа буде змінено на "Очікує схвалення", "Підписано" або "Відхилено" в залежності від дій співробітника. Статус "Прострочений" означає, що документ не був підписаний протягом трьох місяців.
Статус буде видно в списку документів і в режимі попереднього перегляду.
У колонці "Підписанти" відображаються аватарки всіх призначених осіб, які підписали документ. Клацніть на аватарку, щоб переглянути вікно з інформацією про статус кожного підписувача (наприклад, підписано, очікує схвалення, відхилено).
У попередньому перегляді документа аватарки всіх підписантів відображаються поруч із міткою статусу підпису. Натиснувши на ці аватарки, ви також побачите статуси підписантів.
Сповіщення
Повідомлення на електронну пошту: Співробітникові буде надіслано електронного листа з посиланням на Signaturit.
Створення завдання: У списку завдань співробітника буде створено завдання з кнопкою Підписати.
Сповіщення в дашборді: На інформаційній панелі співробітника з'явиться сповіщення.
Якщо у вас виникли додаткові запитання або проблеми, будь ласка, зв'яжіться з нашою службою підтримки через чат або електронну пошту - support@peopleforce.io.