Un grupo es un conjunto reutilizable de empleados definido mediante condiciones. Los grupos resultan especialmente útiles cuando necesitas definir un público más específico mediante varios criterios, por ejemplo:
Ubicación es Polonia
Departamento es Ventas
Tipo de trabajo es Full-time
Puedes combinar las condiciones mediante Y u O para crear el grupo exacto de empleados que necesites para un proceso concreto.
Una vez creado, el grupo puede reutilizarse en workflows, ciclos de evaluación, encuestas y tareas. Esto ahorra tiempo, mantiene uniformes los criterios complejos de selección y evita tener que volver a configurar la misma combinación de condiciones cada vez.
Crear un grupo
Para crear un grupo, sigue estos pasos:
Ve a Ajustes > Grupos.
Haz clic en Crear grupo.
Introduce un nombre claro que permita identificar a los empleados incluidos en el grupo.
Opcionalmente, añade una descripción para explicar quién pertenece al grupo o dónde debe utilizarse.
En la sección Miembros del grupo, selecciona cómo debe formarse el grupo:
Todos: incluye a todos los empleados.
Personas específicas: incluye a los empleados que cumplen las condiciones configuradas.
Cuando selecciones Personas específicas, haz clic en Añadir condición y define los criterios de los empleados. Por ejemplo:
Departamento es Executive
Entidad legal es TechCo
Cuando añadas varias condiciones, selecciona cómo deben combinarse:
Y: los empleados deben cumplir todas las condiciones configuradas.
O: los empleados deben cumplir al menos una de las condiciones configuradas.
PeopleForce muestra el número de empleados que cumplen actualmente las condiciones configuradas, junto con sus avatares. Revisa el resultado después de añadir o modificar una condición.
Haz clic en Guardar. El grupo aparecerá en la lista Grupos y estará disponible donde se admitan las reglas de asignación.
Cómo se actualiza la pertenencia a un grupo
La pertenencia a un grupo se basa en los datos actuales de los empleados. Por ejemplo, cuando un grupo contiene la condición Departamento es Executive:
el empleado se incluye en el grupo cuando su departamento cambia a Executive;
el empleado deja de cumplir las condiciones del grupo cuando se traslada a otro departamento.
Gestionar grupos
La página Grupos muestra todos los grupos creados en la cuenta. Desde esta página, puedes:
buscar un grupo;
abrirlo y revisar su configuración;
editar su nombre o descripción;
cambiar las condiciones de pertenencia;
consultar cuántos empleados cumplen actualmente sus condiciones;
eliminar un grupo mediante las acciones disponibles.
Después de actualizar las condiciones, PeopleForce vuelve a calcular qué empleados pertenecen al grupo.
Utilizar grupos en workflows
Utiliza un grupo para definir a qué empleados se aplica un workflow. Por ejemplo, crea un grupo Managers in Poland combinando las condiciones Manager es manager y Ubicación es Polonia, y utilízalo en un workflow destinado específicamente a este grupo de responsables.
Cuando el workflow está configurado con este grupo, se aplica a los empleados que cumplen las condiciones del grupo.
📚 Para obtener instrucciones detalladas de configuración, consulta la guía correspondiente sobre cómo crear un workflow.
Utilizar grupos al crear tareas
Utiliza un grupo al crear una tarea para varios empleados que cumplan las mismas condiciones.
Por ejemplo, asigna una tarea de confirmación de lectura de una política al grupo Full-time employees, en lugar de seleccionar a los empleados individualmente.
Esto resulta útil para tareas recurrentes o de toda la empresa dirigidas a un grupo de empleados claramente definido.
📚 Para obtener instrucciones detalladas de configuración, consulta la guía correspondiente sobre cómo asignar tareas a un grupo de empleados.
Utilizar grupos en ciclos de evaluación
🚀 Los ciclos de evaluación están disponibles en el producto Perform.
Utiliza un grupo al seleccionar a los empleados que deben participar en un ciclo de evaluación.
Por ejemplo, crea un grupo para una evaluación de liderazgo destinada únicamente a una entidad legal concreta.
Esto te permite reutilizar los mismos criterios de selección de participantes en futuros ciclos de evaluación.
📚 Para obtener instrucciones detalladas de configuración, consulta la guía correspondiente para crear un ciclo de evaluación.
Utilizar grupos en encuestas
🚀 Las encuestas están disponibles en el producto Pulse.
Al configurar los participantes de una encuesta, selecciona un grupo para definir qué empleados deben recibirla. Por ejemplo, puedes seleccionar el grupo Full-time employees in Spain para realizar una encuesta dirigida a empleados a tiempo completo que trabajan en esa ubicación.
📚 Para obtener instrucciones detalladas de configuración, consulta la guía correspondiente para lanzar una encuesta.