Activos es el registro del equipamiento de tu empresa: un registro por cada portátil, teléfono, monitor o escritorio. Cada activo pertenece a una categoría y está asignado a alguien o libre. Tú añades los activos, los asignas a los empleados y los marcas como devueltos cuando vuelven.
Para cargar un registro que ya tienes en una hoja de cálculo, consulta Importar activos e Importar asignaciones de activos.
Antes de empezar
La gestión de activos debe estar activada. Ve a Configuración → Características y activa Gestión de activos en el grupo HR. Si está desactivada, el elemento Activos del menú, sus páginas de configuración y su permiso quedan ocultos.
Revisa tus categorías. Todo activo necesita una categoría. Las cuentas nuevas incluyen un conjunto inicial, así que normalmente solo tendrás que ajustarlo. Si la lista se ha vaciado, el campo Categoría del formulario de activos no tendrá opciones para elegir.
Parte 1: Configura las categorías de activos
Ve a Configuración → HR → Categorías de activos.
Haz clic en Añadir, escribe un Nombre y elige un Icono. El icono aparece junto al activo en todo PeopleForce.
Haz clic en Guardar.
Los nombres de las categorías deben ser únicos. Si eliminas una categoría, desaparece de la lista de categorías, pero los activos que ya la usan la conservan.
Parte 2: Configura los campos de activos
La página Campos de activos determina qué campos ve y rellena RR. HH. al añadir un activo. Cada campo activo aparece en el formulario Añadir activo en el mismo orden que en esta página, así que ajústala a la información que tu empresa realmente necesita controlar.
Ve a Configuración → HR → Campos de activos.
Ajusta los campos predefinidos, marcados como Sistema: desactiva los que no necesites para que no aparezcan en el formulario, o marca un campo como Obligatorio para que no se pueda guardar un activo sin él. Los campos ID, Nombre y Categoría siempre están activados y siempre son obligatorios.
Para controlar algo más, por ejemplo el proveedor, el número de pedido o el estado, haz clic en Añadir, escribe un nombre, elige el tipo de campo y haz clic en Guardar. El tipo de campo no se puede cambiar después de crearlo.
Arrastra los campos para cambiar su orden en el formulario.
Más información en Campos personalizados para activos.
Parte 3: Añade un activo
Ve a Activos → Compañía y haz clic en Nuevo activo. Si el registro está vacío, haz clic en Crea tu primer activo.
Rellena el formulario Añadir activo. En ID, escribe tu propia referencia, por ejemplo LAP-0101 o un número de inventario. PeopleForce no genera los ID, y cada ID debe ser único. El Número de serie también debe ser único.
Haz clic en Guardar. El activo se abre en modo de enfoque.
Si el activo no se guarda y un campo aparece resaltado en rojo, falta rellenar un campo obligatorio. Los campos obligatorios se comprueban cada vez que guardas un activo nuevo o editado. Los activos ya existentes no se comprueban de forma retroactiva.
💡 Consejo: Para registrar rápidamente varios artículos idénticos, abre un activo y haz clic en Copiar, o selecciona Hacer una copia en el menú ⋯ de la fila en la lista. El formulario se abre ya rellenado, así que solo tienes que cambiar el ID y el número de serie.
Parte 4: Consulta un activo
Haz clic en cualquier activo de la lista para abrirlo en modo de enfoque, una vista a pantalla completa con toda la información del activo en un solo lugar. Ciérrala para volver a la lista.
El modo de enfoque muestra:
Arriba: el nombre del activo, el icono y el nombre de la categoría y el número de serie, junto con un estado: Asignado, No asignado o Archivado.
A la izquierda: Detalles (todos los campos del activo), además de la Descripción y la Imagen, si se han añadido.
A la derecha: las asignaciones del activo:
Persona asignada actual: quién tiene el activo ahora. Si no lo tiene nadie, verás No hay ninguna persona asignada por ahora.
Siguiente persona asignada: aparece si hay una asignación futura.
Ver personas asignadas anteriormente: abre el historial completo de asignaciones.
Cada asignación tiene sus propios botones para editar y eliminar.
Acciones
La barra de acciones de la parte superior incluye:
Editar, Copiar y Archivar o Restaurar, disponibles con acceso de Edición.
Descargar código QR, disponible para cualquiera que pueda abrir el activo. El código QR se guarda como un archivo que puedes imprimir como etiqueta para pegarla en el propio artículo.
Parte 5: Asigna y recupera un activo
Asigna un activo
Abre el activo y haz clic en Asignar, o selecciona Asignar en el menú ⋯ de la fila. También puedes asignarlo desde el perfil del empleado: Más → Activos → Asignar.
Elige al empleado (o el activo, si empezaste desde el perfil) y la fecha en Entregado el. Por defecto es la fecha de hoy.
Haz clic en Guardar.
Recupera un activo
Abre el activo o el menú ⋯ de la fila y haz clic en Marcar como devuelto. La asignación se cierra con la fecha de hoy.
💡 Consejo: Para entregar un activo a otra persona, primero márcalo como devuelto y después asígnalo al nuevo empleado.
Ten en cuenta
Puedes asignar con antelación. Si la fecha de Entregado el es futura, el empleado aparece como Siguiente persona asignada y el activo sigue libre hasta ese día. La entrega se realiza durante la noche de ese día, poco después de la 01:00 UTC. El mismo proceso nocturno libera los activos cuya fecha de devolución ya ha pasado.
Un activo no puede estar asignado a dos personas a la vez. Si las fechas de las asignaciones se solapan, la asignación no se guardará. Cierra primero la anterior.
Parte 6: Busca y gestiona activos
En Activos → Compañía puedes:
Cambiar de vista: usa los segmentos Activos y Archivados para cambiar entre los activos actuales y los retirados. Cada uno muestra su propio número.
Buscar: el cuadro de búsqueda encuentra activos por ID, Nombre, Número de serie o Descripción. Los campos personalizados no se incluyen en la búsqueda, pero puedes filtrar por ellos.
Filtrar: haz clic en Añadir filtro y elige entre:
Estado de asignación (Asignado o No asignado), por ejemplo para encontrar portátiles libres.
Estado del ciclo de vida de la persona asignada, por ejemplo Dado de baja.
Categoría, Departamento, División y Ubicación.
Asignado a, para ver el equipamiento de una persona.
Ordenar: por ID, Nombre, Categoría o Asignado a, y por Número de serie mientras ese campo esté activado.
Exportar: haz clic en Exportar a y elige Excel o CSV. El archivo se prepara en segundo plano. Cualquiera que pueda ver la lista puede exportarla, incluidos los roles con acceso de Visualización.
En la lista, un activo libre muestra Para ser asignado en la columna Asignado a.
Archivar y eliminar
Archiva un activo que ya no uses, por ejemplo un portátil vendido o averiado. Al archivarlo se conservan el registro y su historial de asignaciones.
Restaurar recupera un activo archivado.
Eliminar solo está disponible para activos archivados y también borra el historial de asignaciones. Si quieres conservar el registro, archívalo en su lugar.
Parte 7: Qué ven los empleados
Por defecto, los empleados pueden ver sus propios activos, porque el rol predefinido Personas sobre sí mismas tiene acceso de Visualización a los activos.
En el menú Activos Los empleados ven Activos en su menú, donde solo aparecen los activos que tienen actualmente:
La lista muestra el Nombre (con el ID debajo), el Número de serie (si ese campo está activado) y la Categoría.
No hay filtros.
Los activos devueltos y archivados no aparecen.
Cuando abren un activo
Solo se ven a sí mismos como persona asignada actual, no el historial de asignaciones del activo.
Pueden descargar el código QR, pero no pueden editar, asignar ni devolver nada.
Una vez devuelto el activo, ya no pueden abrirlo.
En su perfil
La pestaña Activos, en Más, muestra los Activos asignados y, si los hay, los Activos devueltos, con las fechas de entrega y devolución.
Los nombres de los activos solo se pueden abrir para quienes pueden ver el registro de la empresa.
⚠️ Ten cuidado al cambiar el rol «Personas sobre sí mismas». Si le das acceso de Edición a los activos, todos los empleados tendrán los botones Asignar, Marcar como devuelto, Editar y Eliminar en la pestaña Activos de su perfil, y podrán asignarse cualquier activo libre de la empresa.
Ten en cuenta
Dar de baja a un empleado no devuelve sus activos. Sus activos siguen asignados a él. Para encontrarlos, filtra la lista Compañía por Estado del ciclo de vida → Dado de baja y usa Marcar como devuelto en cada uno. Añadir la devolución del equipamiento a tu lista de comprobación de offboarding ayuda a no olvidar nada.
¿Una asignación sigue mostrando «Para ser asignado»? Revisa la fecha de Entregado el. Una fecha futura se aplica durante la noche de ese día, poco después de la 01:00 UTC.
Los empleados no reciben notificaciones cuando se les asigna un activo o se marca como devuelto. Avísales tú si es necesario.