Las encuestas permiten recopilar de manera eficiente comentarios, opiniones y respuestas honestas de los empleados y utilizar esa información para mejorar las operaciones, reducir la rotación de empleados y mejorar la comunicación entre gerentes y empleados.
Los empleados pueden completar la encuesta de forma anónima, garantizando la integridad y objetividad de los resultados.
Puedes crear una encuesta desde cero o utilizar numerosas plantillas que cubren varios temas, como bienestar, compromiso, satisfacción del empleado, productividad del equipo y más.
Puedes encuestar rápidamente a tu equipo con 4-5 preguntas, lanzando la encuesta en minutos.
Configura permisos para gestionar encuestas
Si no eres el administrador del sistema, necesitas permisos específicos para gestionar encuestas. Un administrador puede otorgar estos permisos completando los siguientes pasos:
Abre la sección de Roles y permisos.
Selecciona el rol que requiere permiso para crear y lanzar encuestas.
Navega a Editar rol (o crea uno nuevo) > Empresa > Pulse.
Marca la casilla Gestionar encuestas para habilitar los permisos de gestión de encuestas.
Crear segmentos
Los segmentos son filtros que puedes crear para obtener resultados más detallados de la audiencia de la encuesta. Se utilizan para desglosar los datos de la encuesta por categorías como departamento, ubicación y división, ayudándote a entender tendencias y sentimientos en grupos específicos de la organización.
Para agregar un nuevo segmento, completa los siguientes pasos:
Ve a Configuración > Pulse > Segmentos.
Haz clic en + Agregar.
Ingresa el nombre del segmento.
Selecciona uno o varios parámetros que deseas incluir en el segmento. Puedes elegir entre departamentos, ubicaciones, divisiones o combinarlos todos.
Guarda el segmento.
Si deseas editar o eliminar un segmento, haz clic en los 3 puntos junto al segmento requerido y elige la opción correspondiente
Agregar escalas
Puedes preparar varios tipos de escalas para usar en preguntas de evaluación. Para hacerlo, completa las siguientes acciones:
Ve a Configuración > Pulse > Escalas.
Haz clic en + Nuevo.
Ingresa el nombre de una escala y proporciona un rango de respuestas desde la opción más positiva hasta la más negativa.
Para editar o eliminar una escala, haz clic en los 3 puntos junto a la escala requerida y elige la opción correspondiente.
Gestionar impulsores
Los impulsores son puntos clave o temas que conectan varias preguntas en una encuesta y ayudan a estructurar el análisis. Al categorizar las respuestas bajo impulsores, obtienes información sobre cómo cada factor contribuye a los resultados generales. Por ejemplo, si el Reconocimiento es un impulsor, las preguntas pueden evaluar cuán valorados se sienten los empleados y con qué frecuencia reciben retroalimentación. Al analizar los resultados, puedes ver cuánto afecta el Reconocimiento el compromiso general.
La plataforma tiene impulsores precreados, pero puedes agregar tantos otros impulsores como necesites. Para hacerlo, completa las siguientes acciones:
Desde el menú de la izquierda, ve a Encuestas > Gestionar impulsores.
Haz clic en + Nuevo.
Ingresa un nombre para un nuevo impulsor y elige un emoji que represente el concepto del impulsor.
Guarda el impulsor.
En caso de que necesites editar o eliminar un impulsor, haz clic en los 3 puntos junto al impulsor requerido y elige la opción correspondiente.
Al crear una encuesta, agregarás los impulsores creados a las preguntas correspondientes. Solo se puede aplicar un impulsor a una pregunta.
Configura una encuesta desde cero
Desde el menú de la izquierda, selecciona Encuestas.
Si deseas configurar una nueva encuesta:
Haz clic en + Crear encuesta y selecciona Crear desde cero.
También puedes seleccionar una encuesta existente y copiarla desde el menú de tres puntos seleccionando la opción Hacer una copia.
Si deseas continuar editando una encuesta en borrador, haz clic en esta encuesta.
3. En la ventana emergente:
Ingresa un nombre para la encuesta que describa el objetivo de la encuesta.
Elige el idioma de la encuesta.
Marca la casilla de Encuesta anónima si deseas que las respuestas sean anónimas.
4. En la pestaña Detalles, puedes cambiar los datos ingresados previamente y completar los siguientes parámetros:
Permitir la navegación hacia atrás para que los participantes revisen y modifiquen sus respuestas.
Configurar la plantilla de correo electrónico para la invitación a la encuesta.
El número mínimo de respuestas que debe recopilarse (en una encuesta anónima) para aparecer en la pestaña Comentarios para que puedas verlas y analizarlas (recomendado por defecto: 5).
Crear un mensaje de introducción atractivo para la encuesta.
5. Crea diferentes secciones para agrupar y organizar tus preguntas.
6. Agrega preguntas a cada sección. Personaliza las escalas de respuesta, habilita comentarios si es necesario y selecciona los impulsores de evaluación (solo se puede aplicar un impulsor a una pregunta). También puedes marcar los comentarios como obligatorios.
La plataforma te proporciona 5 tipos de preguntas:
Calificación: Opciones de respuesta en un rango del 1 al 5.
Selección única: Elegir una opción.
Opción múltiple: Elegir varias respuestas.
Texto: Respuesta escrita en un cuadro de texto.
Net Promoter Score: Escala del 0 al 10.
7. En la pestaña Participantes, elige participantes utilizando condiciones. Por defecto, todos los empleados están incluidos como participantes. Puedes filtrar empleados por varios parámetros para asegurar la máxima flexibilidad. Al agregar múltiples condiciones, puedes elegir la opción 'Operador y' para restringir la selección, ya que todas tus condiciones deben funcionar juntas. De lo contrario, selecciona la opción 'O' para seleccionar empleados a quienes se les aplique una u otra condición.
9. En la pestaña Lanzar, especifica las fechas y horas de inicio y fin.
10. Optimiza las tasas de respuesta agregando recordatorios, especialmente a la mitad y más cerca del final.
🪄 Para aumentar la participación, incluye los objetivos de la encuesta, recuerda a los participantes sobre la anonimidad de la encuesta y hazles saber cuánto tiempo tomará completar la encuesta.
11. Haz clic en Guardar si deseas terminar de configurar la encuesta más tarde, o haz clic en Guardar y publicar si has terminado de configurar la encuesta.
Recibe notificaciones
Todos los participantes reciben correos electrónicos de invitación con enlaces a la encuesta o notificaciones en el sistema.
Completa la encuesta
Puedes completar la encuesta desde la pestaña My actividades >Encuestas.
Además, la tarea de completar una encuesta se muestra en la sección de Tareas pendientes en la página de inicio.
Acceder a encuestas de la empresa
Para acceder a todas las encuestas dentro de la empresa, debes ir a la pestaña Encuestas desde el menú de la izquierda. Las encuestas se categorizan en tres secciones:
Activo y en borrador: Incluye encuestas en estado de borrador o en ejecución. Desde el menú de tres puntos, puedes editar, copiar, previsualizar o archivar.
Terminado: Muestra todas las encuestas completadas. Desde el menú de tres puntos, las opciones incluyen editar, copiar, previsualizar o archivar.
Archivado: Enumera todas las encuestas archivadas. Desde el menú de tres puntos, puedes editar, copiar, previsualizar, restaurar o eliminar.
Para ver los detalles y resultados de la encuesta, debes hacer clic en su nombre.
Recordatorios a los participantes
Después de lanzar la encuesta, las respuestas se actualizarán en tiempo real, lo que significa que puedes observar los resultados de la encuesta a medida que llegan. Las actualizaciones de resultados en tiempo real también te ayudan a monitorear el proceso de la encuesta y a contactar rápidamente a los empleados que aún necesitan completar el cuestionario, enviándoles recordatorios en la pestaña Participantes.
Puedes recordar a todos los participantes haciendo clic en el ícono de los 3 puntos y seleccionando Recordar a todos..
Para recordar a un empleado concreto, selecciona al participante de la lista, haz clic en los 3 puntos junto a su nombre y elige Enviar recordatorio.
Gestionar los resultados de la encuesta
Toda la información sobre cómo trabajar con los resultados se puede encontrar en la página Ver y analizar resultados de la encuesta. (View and Analyze survey result )
Exportar resultados
Para descargar todos los resultados de la encuesta, ve a la encuesta requerida y haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha. Elige el formato preferido: PDF, Excel o CSV. Después de seleccionar el formato, el archivo se descargará automáticamente en tu computadora.
Tenemos un botón de Exportar separado en cada página para descargar datos solo de esta página. Por ejemplo, si necesitas descargar solo los comentarios.
También puedes utilizar filtros y exportar solo los resultados filtrados. Por ejemplo, si deseas descargar una tabla de puntuaciones para el departamento de Marketing.
Preguntas frecuentes
¿Qué puedo editar una vez que se lanza una encuesta? ¿Qué no se puede cambiar después de que se ha lanzado una encuesta?
Después de lanzar una encuesta, puedes editar el nombre de la encuesta y la fecha de finalización. No puedes editar los participantes. Si eliges realizar la encuesta de forma anónima, esta configuración no se puede cambiar después de que la encuesta ha sido lanzada. Una vez que la encuesta está en marcha, solo puedes editar partes del formulario que no interfieran con la estandarización de los resultados, como datos de texto y tipos que no afecten el cálculo o los resultados del formulario.