Z PeopleForce wykonywanie zadań staje się jeszcze wygodniejsze! Teraz możesz tworzyć zadania współdzielone i przypisywać je do wielu osób, dzięki czemu każda z nich może przejąć odpowiedzialność za realizację zadania.
To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy odpowiedzialność za zadanie jest dzielona między członków zespołu. Na przykład, jeśli musisz skonfigurować zadanie polegające na dostarczeniu nowemu pracownikowi zasobów, sprzętu lub oprogramowania, możesz teraz przypisać je wszystkim członkom zespołu IT. Każda osoba będzie mogła oznaczyć zadanie jako ukończone, co eliminuje duplikowanie czynności i pozwala zaoszczędzić czas.
Nowa funkcja usprawnia współpracę, redukuje zbędne działania i zapewnia efektywną realizację zadań, nawet w najbardziej wymagających środowiskach pracy.
Tworzenie zadań współdzielonych
Tworzenie zadań współdzielonych
Aby utworzyć zadanie dla wielu pracowników, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do opcji "Zadania" i kliknij "+ Nowe zadanie".
Uzupełnij tytuł zadania.
Ustaw termin wykonania zadania, wybierając datę początkową i końcową z kalendarza.
Dodaj opis i szczegółowe instrukcje dotyczące zadania. Jeśli zadanie wymaga materiałów pomocniczych, możesz załączyć odpowiednie pliki lub linki do dokumentów, artykułów lub zasobów.
W polu typu odbiorcy wybierz opcję grupy pracowników.
Ustaw opcję "Współdzielone", aby utworzyć jedno zadanie dla grupy pracowników, tak aby każdy z nich mógł je wykonać. Nadal możesz tworzyć indywidualne zadania i wybierać kilku pracowników, którzy otrzymają oddzielne zadania. Aby to zrobić, wybierz opcję „Osobiste” i kliknij opcję grupy pracowników. Nie twórz ręcznie osobnych zadań dla każdego pracownika!
Wybierz z rozwijanej listy nazwiska pracowników, którym przypisujesz zadanie. Zadania współdzielone można przypisać maksymalnie 10 osobom.
Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych kliknij przycisk "Zapisz".
Tworzenie zadań współdzielonych w ramach procesu roboczego
Tworzenie zadań współdzielonych w ramach procesu roboczego
Zadania współdzielone mogą być również realizowane w ramach procesów pracy (workflows). Możesz je dodać w następujący sposób:
Przejdź do "Procesy" i kliknij "+ Nowy proces", aby rozpocząć tworzenie lub wybierz już utworzony proces, aby go edytować.
Jeśli tworzysz nowy proces, wprowadź jego nazwę i opis oraz określ, co będzie uruchamiało proces.
Aby dodać akcję do procesu, kliknij ikonę plusa w polu "Uruchomienie" i wybierz opcję "Utwórz zadanie".
4. Wprowadź tytuł zadania.
5. Określ, kiedy zadanie ma się rozpocząć, np. 1 dzień po uruchomieniu procesu.
6. Ustaw ostateczną datę ukończenia zadania.
7. Dodaj opis i szczegółowe instrukcje dotyczące zadania. Jeśli zadanie wymaga materiałów pomocniczych, możesz załączyć odpowiednie pliki lub linki do dokumentów, artykułów lub zasobów.
8. W polu typu odbiorcy wybierz opcję grupy pracowników.
9. Ustaw opcję "Współdzielone", aby utworzyć jedno zadanie dla grupy pracowników, tak aby każdy z nich mógł je wykonać. Nadal możesz tworzyć indywidualne zadania i wybierać kilku pracowników, którzy otrzymają oddzielne zadania. Aby to zrobić, wybierz opcję „Osobiste” i kliknij opcję grupy pracowników. Nie twórz ręcznie osobnych zadań dla każdego pracownika!
10. Kliknij "+ Dodaj użytkowników przypisanych", aby uwzględnić do 10 pracowników, którzy mogą wykonać to zadanie.
11. Możesz umożliwić zastępowanie przypisanych pracowników, gdy są nieobecni i wybrać osobę zastępującą. Jeśli przypisany pracownik będzie na urlopie w momencie tworzenia zadania, zostanie ono przypisane do jego zastępcy.
12. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych kliknij przycisk "Zapisz".
Zezwalanie na zastępowanie wykonawców zadań
Zezwalanie na zastępowanie wykonawców zadań
Podczas konfigurowania zadania w ramach procesu roboczego możesz teraz włączyć opcję zastępstw dla początkowo przypisanych wykonawców zadań. Jeśli przypisany pracownik jest na urlopie w momencie tworzenia zadania, zostanie ono automatycznie przypisane do jego zastępcy. To zapewnia ciągłość pracy i eliminuje ryzyko opóźnień.
Zastępstwa można ustawić zarówno dla zadań osobistych, jak i współdzielonych. Aby skonfigurować zastępstwo, wykonaj następujące kroki:
Otwórz menu tworzenia lub edycji zadania w ramach procesu.
Włącz zastępstwa w odpowiednim polu.
Wybierz pracownika, który zastąpi pierwotnie przypisanego. Nowym wykonawcą może być:
przełożony,
przełożony przełożonego,
przełożony trzeciego stopnia,
określony pracownik,
pracownik wskazany w polu referencyjnym.
Zapisz zadanie po wprowadzeniu wszystkich ustawień.
Zastępca będzie otrzymywać powiadomienia o zadaniach, tak jak osoba regularnie przypisana do zadania, co pozwoli mu być na bieżąco i podejmować szybkie działania.
Otrzymywanie powiadomień
Otrzymywanie powiadomień
Po utworzeniu zadania wszystkie osoby do niego przypisane otrzymają powiadomienie na pasku powiadomień i w widgecie zadań do wykonania na stronie głównej.
Gdy jedna z osób przydzielonych ukończy zadanie, twórca zadania i pozostałe osoby przydzielone otrzymają stosowne powiadomienie.
