Informowanie zespołu o zmianach ról członków zespołu właśnie stało się prostsze. Teraz możesz tworzyć zautomatyzowane procesy, które w przejrzysty sposób przekazują – poprzez zadanie lub wiadomości e-mail – informacje o zmianach w danych wybranej osoby.
Na poniższych przykładach zobaczysz, jak budować procesy, które automatycznie powiadamiają przełożonych, dział IT lub innych interesariuszy o awansie, relokacji, wewnętrznym przeniesieniu lub aktualizacji wynagrodzenia.
💡 Tworzenie nowego procesu
Przejdź do zakładki "Procesy".
Kliknij "+ Proces".
Nadaj swojemu procesowi nazwę, np. Powiadomienie o zmianie stanowiska.
W razie potrzeby dodaj opis.
Ustaw sposób uruchomienia – czyli element wyzwalający proces – na ręczny.
Jeśli chcesz, aby proces dotyczył wszystkich użytkowników, pozostaw pole "Proces dotyczy następujących użytkowników" puste. W przeciwnym razie ustaw warunki, które określą, dla kogo proces będzie stosowany.
🔧 Dodawanie działań zapewniających synchronizację między zespołami
Kolejny krok polega na uzupełnieniu procesu o działania, które umożliwią informowanie odpowiednich osób i przypisywanie im konkretnych zadań.
Wysłanie wiadomości e-mail
Użyj tej akcji, jeśli chcesz powiadamiać mailowo przełożonego pracownika, zespół IT, dział HR lub innego interesariusza o zmianach. Aby dodać akcję, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk + w polu sposobu uruchomienia.
Wybierz opcję "Wyślij wiadomość e-mail".
W polu "Typ odbiorcy" określ, kto ma zostać poinformowany o zmianie roli pracownika. Może to być:
przełożony pracownika, którego dotyczy zmiana;
powiązany pracownik (jeśli używasz określonych pól, takich jak lider zespołu, mentor lub opiekun HR);
konkretny pracownik (np. księgowa);
grupa pracowników (np. zespół IT).
Podaj temat i treść wiadomości. Użyj zmiennych, aby uniknąć konieczności każdorazowego edytowania treści. Zmienne automatycznie pobierają poprzednie, bieżące lub nadchodzące wartości bezpośrednio z profilu pracownika, co zapewnia dokładność komunikatu. Oto jak może wyglądać przykładowa wiadomość e-mail do przełożonego pracownika:
Witaj, {{Przełożony - Imię}} {{Przełożony - Nazwisko}},
Chcemy Cię poinformować, że {{Użytkownik - Imię}} {{Użytkownik - Nazwisko}} wkrótce obejmie nowe stanowisko – ze stanowiska {{Użytkownik - Stanowisko}} in {{Użytkownik - Dział}} to {{Użytkownik - Stanowisko (przyszłe)}} in {{Użytkownik - Dział (przyszły)}}.
➡️ Nowa lokalizacja: {{Użytkownik - Lokalizacja (przyszła)}}
➡️ Poziom stanowiska: z {{Użytkownik - Poziom stanowiska}} na {{Użytkownik - Poziom stanowiska (przyszły)}}.
➡️ Korekty wynagrodzeń: z {{Użytkownik - Kod waluty wynagrodzenia}} {{Użytkownik - Wynagrodzenie (przyszłe)}} na {{Użytkownik - Kod waluty wynagrodzenia (przyszłego)}} {{Użytkownik - Wynagrodzenie (przyszłe)}} ( obowiązujący od {{Użytkownik - Wynagrodzenie obowiązujące od)}}.
W razie pytań lub potrzeby wsparcia – śmiało daj znać.
Pozdrawiamy – Zespół HR
Kliknij "Zapisz", aby zapisać akcję.
📌 Aby poinformować kilka osób, dodaj odpowiednią liczbę wiadomości e-mail do procesu, powtarzając wcześniejsze kroki i wybierając różnych odbiorców.
Tworzenie zadania
Użyj tej akcji, aby automatycznie utworzyć zadanie związane ze zmianą roli, np. dla zespołu IT w celu przygotowania sprzętu lub dla HR w celu aktualizacji systemów. Aby dodać akcję, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk + w polu sposobu uruchomienia.
Wybierz opcję "Utwórz zadanie".
Wprowadź tytuł zadania.
Określ, czy zadanie ma być tworzone w momencie uruchomienia procesu, czy po określonej liczbie dni.
Ustaw termin realizacji zadania.
Dodaj opis i szczegółowe instrukcje. Jeśli do wykonania zadania potrzebne są materiały referencyjne, możesz dołączyć odpowiednie pliki lub linki do dokumentów, artykułów czy innych zasobów. Możesz także użyć zmiennych. Oto przykładowe zadanie dla zespołu IT:
Prosimy o przygotowanie laptopa i dostępów dla {{Użytkownik - Imię {{Użytkownik - Nazwisko}}.
Pracownik przechodzi ze stanowiska {{Użytkownik - Stanowisko}} w dziale {{Użytkownik - Dział}} na stanowisko {{Użytkownik - Stanowisko (przyszłe)}} w dziale {{Użytkownik - Dział (przyszły)}}, począwszy od 22.03.2025
Nowa lokalizacja: {{Użytkownik - Lokalizacja (przyszła)}}.W polu "Typ odbiorcy" wybierz osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania. Więcej o dostępnych opcjach znajdziesz w artykule.
Możesz także włączyć funkcję zastępstw dla osób przypisanych do zadania. Dzięki temu, jeśli pracownik będzie nieobecny w momencie utworzenia zadania, zostanie ono automatycznie przekazane jego zastępcy.
Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji kliknij przycisk "Zapisz".
Generowanie dokumentu
Użyj tej akcji, aby utworzyć nową umowę i zapisać ją w profilu pracownika. Aby dodać tę akcję, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk + w polu sposobu uruchomienia.
Wybierz opcję "Wygeneruj dokument".
Podaj nazwę dokumentu.
Wybierz folder dokumentów, w którym plik ma zostać zapisany.
Wybierz szablon dokumentu spośród wcześniej utworzonych.
Jeśli to konieczne, zaznacz opcję podpisu elektronicznego i dodaj sygnatariuszy.
Kliknij "Zapisz", aby zapisać akcję.
Uruchomienie innego procesu
Możesz wybrać tę akcję, jeśli po awansie ma zostać uruchomiony określony proces onboardingowy. Aby dodać akcję, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk + w polu sposobu uruchomienia.
Wybierz wcześniej utworzony proces.
Kliknij "Zapisz", aby zapisać akcję.
✨ Korzyści ze stosowania procesów
Dobrze zaplanowane procesy to realne wsparcie w codziennej pracy:
Wszyscy dokładnie widzą, co się zmienia.
Nie trzeba kopiować informacji ani szukać ich w różnych miejscach.
Wszystkie zmiany są komunikowane według spójnego schematu.
Dzięki historii procesów zachowujesz przejrzysty ślad audytowy i ograniczasz ryzyko błędów.
Możesz tworzyć różne procesy dla różnych typów zmian, np. osobny proces dla awansów (z e-mailem gratulacyjnym), inny dla relokacji (z zadaniami dla IT lub administracji) itd.