⚠️ Funkcja jest dostępna w pakietach Standard i Professional.
Działanie Utwórz wydarzenie w kalendarzu pozwala automatycznie zaplanować wydarzenie, gdy proces dotrze do tego kroku. Możecie je wykorzystać na przykład do umawiania spotkań onboardingowych, rozmów podsumowujących okres próbny lub innych spotkań związanych z pracownikiem na określonym etapie procesu.
📅 Aby wydarzenie zostało utworzone bezpośrednio w kalendarzu organizatora, jego konto PeopleForce musi być połączone z Kalendarzem Google lub Outlookiem. Jeśli żadna z tych integracji nie jest aktywna, PeopleForce wysyła gościom zaproszenie e-mailem z plikiem umożliwiającym dodanie wydarzenia do kalendarza.
Działanie jest dostępne w sekcji Procesy. Możecie je dodać bezpośrednio po kroku uruchamiającym proces lub po dowolnym istniejącym działaniu. Aby rozpocząć, kliknijcie ikonę + w bloku uruchomienia procesu i wybierzcie działanie, które chcecie dodać. Dostępne są następujące opcje:
Utwórz zadanie: określcie zadania do wykonania w ramach procesu.
Poproś o formularz: poproście o wypełnienie formularza, na przykład w celu zebrania danych osobowych, aktualizacji informacji w profilu lub złożenia wniosku o zmianę.
Poproś o ankietę cyklu współpracy: automatycznie zbierajcie opinie na kluczowych etapach współpracy z pracownikiem za pomocą ankiet cyklu współpracy.
Wniosek o przegląd cyklu współpracy: automatycznie uruchamiajcie ocenę pracownika na odpowiednim etapie współpracy.
Wyślij e-mail: automatycznie wysyłajcie wiadomości do wybranych osób lub grup pracowników.
Wyślij list powitalny: automatycznie wysyłajcie zaproszenia do systemu.
Wygeneruj dokument: skonfigurujcie automatyczne generowanie dokumentów, takich jak oferty zatrudnienia, umowy lub raporty.
Prześlij dokument: przesyłajcie dokumenty wspólne dla wszystkich pracowników, na przykład umowy o zachowaniu poufności lub regulaminy, i automatyzujcie ich podpisywanie w ramach procesu.
Wyślij webhook: łączcie proces z zewnętrznymi aplikacjami lub usługami za pomocą powiadomień webhook.
Uruchom proces: automatycznie uruchamiajcie kolejny proces w ramach bieżącego.
Utwórz wydarzenie w kalendarzu: automatycznie planujcie wydarzenia dla pracownika i wybranych gości na określonym etapie procesu.
🕰️ Procesy automatyczne uruchamiają się raz dziennie o godzinie 10:00, zgodnie ze strefą czasową ustawioną w profilu użytkownika.
Dodawanie wydarzenia w kalendarzu do procesu
Przejdźcie do sekcji Procesy i utwórzcie nowy proces lub otwórzcie istniejący.
Kliknijcie ikonę + w miejscu, w którym chcecie dodać działanie.
Wybierzcie Utwórz wydarzenie w kalendarzu.
Uzupełnijcie szczegóły wydarzenia.
Kliknijcie Zapisz.
Konfiguracja wydarzenia w kalendarzu
Aby skonfigurować działanie, wykonajcie poniższe kroki.
1. Wprowadźcie nazwę i lokalizację wydarzenia
W polu Nazwa wydarzenia wpiszcie nazwę, która ma być widoczna w kalendarzu. Możecie użyć zmiennych, aby automatycznie wstawić informacje o pracowniku, na przykład jego imię i nazwisko, dział, stanowisko lub inne dostępne dane.
W polu Lokalizacja możecie podać miejsce wydarzenia, na przykład adres, salę spotkań lub link do wideokonferencji. To pole jest opcjonalne. Jeśli wydarzenie nie ma określonej lokalizacji, pozostawcie je puste.
2. Określcie dzień wydarzenia
W polu Dzień wydarzenia wpiszcie, ile dni po dacie uruchomienia działania ma odbyć się wydarzenie:
Wpiszcie 0, aby zaplanować wydarzenie na dzień uruchomienia działania.
Wpiszcie 1, aby zaplanować wydarzenie na kolejny dzień.
Wpiszcie odpowiednio większą liczbę, aby zaplanować wydarzenie z większym odstępem.
💡 Ustawienie Dzień wydarzenia uwzględnia również opóźnienie skonfigurowane w warunkach uruchomienia działania. Przykład:
Proces rozpoczyna się 1 czerwca.
Działanie ma zostać uruchomione 7 dni po rozpoczęciu procesu.
W polu Dzień wydarzenia wpisano 2.
Wydarzenie zostanie zaplanowane na 10 czerwca, czyli 9 dni po rozpoczęciu procesu.
3. Ustawcie czas wydarzenia
W sekcji Czas wydarzenia wybierzcie, czy wydarzenie ma odbyć się o określonej godzinie, czy trwać cały dzień.
Jeśli wydarzenie ma odbyć się o określonej godzinie, ustawcie Godzinę rozpoczęcia.
🗺️ Czas wydarzenia jest ustalany zgodnie ze strefą czasową organizatora. Jeśli goście znajdują się w innych strefach czasowych, ich aplikacje kalendarzowe mogą wyświetlać inną godzinę lokalną.
Wybierzcie Czas trwania wydarzenia. Domyślnie wydarzenie z określoną godziną rozpoczęcia trwa godzinę.
W polu Pokaż jako wybierzcie status dostępności dla wydarzenia:
Zajęty: blokuje wybrany czas w kalendarzu.
Wolny: wyświetla wydarzenie bez blokowania wybranego czasu.
W polu Opis wpiszcie dodatkowe informacje dla gości. Możecie podać cel spotkania, wskazówki dotyczące przygotowania, agendę lub inne przydatne szczegóły. W opisie również możecie używać zmiennych, aby automatycznie wstawiać dane pracownika.
4. Wybierzcie organizatora i gości
W polu Organizator wybierzcie osobę, w której kalendarzu ma zostać utworzone wydarzenie. Domyślnie jest to przełożony pracownika. Możecie też wybrać:
pracownika;
przełożonego jego przełożonego;
osobę wskazaną w polu wyboru pracownika;
konkretną osobę.
Jeśli wybierzecie osobę wskazaną w polu wyboru pracownika, wskażcie odpowiednie pole.
Upewnijcie się, że na podstawie wybranej opcji można ustalić organizatora dla każdego pracownika objętego procesem.
W sekcji wyboru gości dodajcie osoby, które mają otrzymać zaproszenie. Możecie wybrać:
pracownika;
jego przełożonego;
przełożonego jego przełożonego;
osobę wskazaną w polu wyboru pracownika;
konkretną osobę;
zewnętrzny adres e-mail.
Dodajcie zewnętrzny adres e-mail, jeśli w wydarzeniu ma uczestniczyć osoba spoza organizacji.
Sprawdźcie listę gości i upewnijcie się, że zawiera wszystkie wymagane osoby.
Zapisz działanie.
📧 W przypadku pracowników ze statusem Zatrudniony zaproszenie jest wysyłane na adres e-mail używany przez system do kontaktu z daną osobą. W zależności od ustawień pracownika może to być jego prywatny adres e-mail.
Jak tworzone są zaproszenia
PeopleForce korzysta z integracji kalendarza organizatora, aby utworzyć wydarzenie i wysłać zaproszenia.
Gdy Kalendarz Google lub Outlook jest połączony
Jeśli konto PeopleForce organizatora jest połączone z Kalendarzem Google lub Outlookiem:
PeopleForce tworzy wydarzenie w kalendarzu organizatora.
Google lub Microsoft wysyła zaproszenia do wybranych gości.
Goście otrzymują zaproszenia za pośrednictwem usługi kalendarza połączonej z kontem organizatora.
Gdy żadna integracja kalendarza nie jest aktywna
Jeśli organizator nie ma połączonego kalendarza, PeopleForce wysyła zaproszenia e-mailem:Jeśli organizator nie ma połączonego kalendarza, PeopleForce wysyła zaproszenia e-mailem:
PeopleForce tworzy zaproszenie dla każdego gościa.
Każdy gość otrzymuje wiadomość e-mail.
Do wiadomości dołączony jest plik kalendarza.
Goście mogą otworzyć plik, aby dodać wydarzenie do swojego kalendarza.