Przeglądy współpracy w cyklu pozwalają przeprowadzać oceny pracowników zgodnie z indywidualnym harmonogramem każdej osoby, zamiast uruchamiać jeden ręczny cykl ocen dla grupy pracowników w tych samych terminach.
Przeglądy współpracy w cyklu są uruchamiane za pomocą procesów na podstawie pól pracownika związanych z datą. Dzięki temu sprawdzają się w działaniach, które powinny odbywać się w różnych terminach dla poszczególnych pracowników. Możecie na przykład:
Uruchomić ocenę okresu próbnego przed jego zakończeniem.
Zaplanować ocenę efektywności lub przegląd wynagrodzenia na podstawie rocznicy współpracy pracownika.
Wykorzystać niestandardowe pole daty, aby automatycznie uruchomić ocenę w terminie powiązanym z ważnym wydarzeniem w firmie.
Każdy pracownik dołącza do przeglądu po spełnieniu dotyczących go warunków procesu, dlatego uczestnicy tego samego przeglądu współpracy w cyklu mogą mieć różne daty rozpoczęcia i zakończenia.
💡 Przeglądy współpracy w cyklu są obecnie dostępne w wersji beta. Jeśli nie widzicie tej funkcji w ustawieniach i chcecie ją wypróbować, skontaktujcie się z naszym zespołem wsparcia przez czat lub pod adresem support@peopleforce.io.
Zanim zaczniecie
Przed utworzeniem przeglądu współpracy w cyklu:
Upewnijcie się, że macie odpowiednie uprawnienia do tworzenia cykli ocen i procesów oraz zarządzania nimi.
Przygotujcie szablony pytań, których chcecie użyć.
Zdecydujcie, kto będzie wystawiać oceny.
Określcie, która data dotycząca pracownika będzie wyznaczać moment rozpoczęcia przeglądu.
Zdecydujcie, czy przegląd ma się rozpocząć w tym dniu, przed nim czy po nim.
Krok 1. Przygotowanie szablonów pytań
Przed utworzeniem przeglądu współpracy w cyklu upewnijcie się, że macie szablony pytań, których chcecie użyć. Możecie:
Ponownie wykorzystać istniejący szablon pytań z wcześniejszej oceny.
Utworzyć nowy szablon specjalnie na potrzeby przeglądu współpracy w cyklu.
Szablon określa pytania, na które będą odpowiadać osoby wystawiające oceny podczas przeglądu. Odpowiedni szablon przypiszecie podczas konfigurowania osób wystawiających oceny w przeglądzie współpracy w cyklu.
📚 Jeśli potrzebujecie utworzyć lub zaktualizować szablon, zapoznajcie się z artykułem Obsługa szablonów pytań.
Krok 2. Tworzenie przeglądu współpracy w cyklu
Przejdźcie do Efektywność > Cykle ocen.
Kliknijcie + Nowy cykl ocen.
Jako typ przeglądu współpracy wybierzcie Przegląd współpracy w cyklu.
Wprowadźcie nazwę przeglądu i kontynuujcie konfigurację.
💡 Konfiguracja przeglądu współpracy w cyklu jest podobna do konfiguracji standardowego cyklu ocen, ale niektóre ustawienia różnią się, ponieważ uczestnicy dołączają indywidualnie za pośrednictwem procesów.
Przejdźcie do etapu Osoby wystawiające oceny.
Wybierzcie osoby, które mają udzielać informacji zwrotnych, i przypiszcie odpowiednie szablony pytań. Na przykład możecie wskazać lidera pracownika jako osobę wystawiającą ocenę.
Konfiguracja osób wystawiających oceny przebiega według tych samych ogólnych zasad co w ręcznym cyklu ocen.
📚 Więcej informacji o typach osób wystawiających oceny i szablonach pytań znajdziecie w artykule Tworzenie cyklu ocen.
W sekcji Widoczność cyklu ocen możecie zezwolić bezpośrednim i pośrednim liderom na wyświetlanie wyników ocen podległych im pracowników po udostępnieniu wyników lub na bieżąco, w miarę przesyłania odpowiedzi. Możecie również zezwolić liderom na udostępnianie pracownikom wyników ocen i komentarzy.
W przypadku opcji Grupa współpracowników i Ocenianie przełożonych możecie również określić, czy dane osób wystawiających oceny mają pozostać anonimowe podczas przeglądania wyników.
Skonfigurujcie punktację, jeśli przegląd tego wymaga. Szczegółowe informacje o tej sekcji znajdziecie w artykule Wskaźnik efektywności i wagi kompetencji.
Przeglądy współpracy w cyklu nie mają jednego zestawu stałych dat dla wszystkich uczestników, ponieważ każdy pracownik może dołączyć w innym terminie. W zakładce Etapy skonfigurujcie harmonogram względem momentu uruchomienia przeglądu dla danego pracownika:
Zakończenie przeglądu współpracy — określcie, ile dni uczestnicy mają na ukończenie przeglądu.
Wyprzedzenie przypomnienia — określcie, ile dni przed zakończeniem przeglądu ma zostać wysłane przypomnienie.
Skonfigurujcie wiadomość e-mail, którą uczestnicy otrzymają w momencie rozpoczęcia ich przeglądu.
Możecie również ustawić przypomnienia wysyłane przed upływem terminu przesyłania ocen.
Jak wspomniano wcześniej, do tworzenia ocen i zarządzania nimi potrzebne są odpowiednie uprawnienia. Jeśli je macie, możecie uzyskać dostęp do wszystkich cykli ocen w firmie. Jeśli chcecie, aby dana osoba miała dostęp tylko do jednego cyklu, dodajcie ją w sekcji Współtwórcy.
Po zakończeniu konfiguracji kliknijcie Zapisz i publikuj.
Krok 3. Połączenie przeglądu współpracy w cyklu z procesem
Aby przeglądy współpracy w cyklu uruchamiały się automatycznie dla pracowników, połączcie przegląd z procesem.
Po utworzeniu przeglądu współpracy w cyklu możecie utworzyć nowy proces lub wykorzystać istniejący.
📚 Szczegółowe instrukcje tworzenia procesu znajdziecie w artykule Procesy: usprawnijcie procesy pracy dzięki Workflows w PeopleForce.
Konfiguracja sposobu uruchomienia procesu
Podczas konfigurowania procesu:
W polu Uruchom wybierzcie Pole użytkownika związane z datą.
Wybierzcie datę dotyczącą pracownika, która ma wyznaczać moment rozpoczęcia procesu.
Określcie, kiedy proces ma się uruchomić względem tej daty.
Dodajcie dodatkowe warunki określające, których pracowników dotyczy proces.
Proces może być uruchamiany na podstawie standardowej daty dotyczącej pracownika lub niestandardowego pola daty.
Możecie na przykład:
Uruchomić ocenę okresu próbnego 15 dni przed jego zakończeniem.
Uruchomić ocenę roczną na podstawie daty rozpoczęcia pracy lub rocznicy współpracy pracownika.
Wykorzystać niestandardowe pole daty, aby uruchomić ocenę związaną z ważnym wydarzeniem wewnętrznym w firmie.
Ponieważ procesy mogą zawierać warunki, możecie również tworzyć różne procesy ocen dla poszczególnych grup pracowników. Na przykład jeden dział może rozpoczynać ocenę 15 dni przed określonym wydarzeniem, a inny korzystać z innego harmonogramu.
Dodawanie działania Wniosek o przegląd cyklu współpracy
W procesie:
Kliknijcie ikonę +.
Wybierzcie Wniosek o przegląd cyklu współpracy.
Wybierzcie utworzony przegląd współpracy w cyklu.
Zapiszcie działanie.
Dokończcie konfigurację procesu i aktywujcie go.
Gdy proces dotrze do działania Wniosek o przegląd cyklu współpracy dla danego pracownika, PeopleForce utworzy dla niego indywidualny przegląd.
Ponieważ proces uwzględnia datę dotyczącą każdego pracownika osobno, uczestnicy tego samego przeglądu współpracy w cyklu mogą mieć różne daty rozpoczęcia i zakończenia.
Krok 4. Monitorowanie przeglądów współpracy w cyklu
Przejdźcie do Efektywność > Cykle ocen > Przeglądy współpracy w cyklu, aby wyświetlać przeglądy współpracy w cyklu i nimi zarządzać. Lista pozwala również sprawdzić, które przeglądy mają już połączone procesy, a które nadal wymagają skonfigurowania procesu.
Otwórzcie przegląd współpracy w cyklu, aby zobaczyć indywidualne przeglądy pracowników, które zostały już uruchomione. Ponieważ pracownicy dołączają w różnych terminach, każdy uczestnik może mieć własne:
Datę rozpoczęcia.
Datę zakończenia.
Postęp przeglądu i status ukończenia.
Możecie korzystać z filtrów, aby znaleźć odpowiednich pracowników lub indywidualne przeglądy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku przeglądów współpracy w cyklu, które pozostają aktywne przez dłuższy czas i do których stopniowo dołączają kolejni uczestnicy.
Konfigurację przeglądu współpracy w cyklu można edytować po jego utworzeniu.
Zmiany dotyczą nowych przeglądów uruchomionych po aktualizacji. Przeglądy, które zostały już uruchomione dla pracowników, nie są aktualizowane wstecznie.
Obecnie przeglądów współpracy w cyklu nie można usuwać. Jeśli dany przegląd nie jest już potrzebny, możecie go zarchiwizować.
