PeopleRecruit oferuje zaawansowane funkcje RODO, zapewniając firmom bezproblemowy sposób uzyskiwania zgody od kandydatów na wykorzystanie ich danych osobowych.
Wykonaj poniższe kroki, aby włączyć i skonfigurować funkcje RODO.
Włączanie funkcjonalności RODO
Przejdź do sekcji "Ustawienia", dalej do ustawień PeopleRecruit i kliknij odpowiedni przycisk, aby włączyć funkcjonalności RODO.
Konfiguracja funkcji RODO
W module Recruit wprowadziliśmy dwa nowe rodzaje zgód w sekcji funkcji RODO:
Zgoda na przetwarzanie danych rekrutacyjnych (obowiązkowa) – to zgoda, która pozwala na przetwarzanie danych kandydata dla bieżącego procesu rekrutacyjnego. Aby wymagać zgody od wszystkich kandydatów podczas procesu aplikacyjnego, wystarczy zaznaczyć pole wyboru "Wyświetl zgodę na Stronie kariery".
Zgoda na przyszłą rekrutację (opcjonalnie) – to zgoda, która umożliwia przechowywanie danych kandydata na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Jeśli chcesz zbierać zgody na przyszłą rekrutację (opcjonalnie) od wszystkich kandydatów podczas procesu aplikacyjnego, zaznacz pole wyboru "Wyświetl opcjonalną zgodę na Stronie kariery".
Zarządzanie przechowywaniem danych
Ustaw okres przechowywania danych, czyli czas, przez który informacje o kandydatach będą przechowywane po złożeniu przez nich aplikacji.
Dołącz link do polityki prywatności w wiadomościach z prośbą o zgodę, aby kandydaci mogli łatwo zapoznać się z warunkami przetwarzania danych.
Wyświetl adres e-mail inspektora ochrony danych na stronie z prośbą o zgodę, aby umożliwić kandydatom szybki i bezpośredni kontakt.
Konfigurowanie wiadomości e-mail z prośbą o zgodę
Aby poprosić kandydata o zgodę za pośrednictwem wiadomości e-mail, dostosuj temat i treść wiadomości, używając zmiennych do personalizacji.
Taka prośba może zostać wysłana do kandydatów:
ręcznie dodanych do bazy danych;
poleconych lub pozyskanych z innych źródeł;
których okres przechowywania danych zbliża się do końca, a których chcesz zachować w bazie przez dłuższy czas – np. w ramach puli talentów.
Prośba o zgodę wysyłana z profilu kandydata lub zbiorczo
Rekruterzy mogą teraz zarządzać zgodami kandydatów za pośrednictwem nowej zakładki "Dane i prywatność" w profilu kandydata. Oto dostępne opcje:
Wysyłanie próśb o zgodę (z ograniczeniem do jednej wiadomości na 24 godziny, aby zapobiec spamowi).
Kopiowanie unikalnego linku do prośby o zgodę i udostępnianie go przez LinkedIn, komunikatory lub inne kanały – nie tylko e-mailem.
Aby zbiorczo poprosić o zgodę, wybierz kandydatów z bazy kandydatów i kliknij ikonę z trzema kropkami. Pojawi się przycisk "Poproś o zgodę". Kliknij go, aby zainicjować prośbę. Możesz także użyć filtra, aby zawęzić kandydatów na podstawie ich statusu zgody.
Kandydaci otrzymają prośbę o wyrażenie zgody na RODO za pośrednictwem wiadomości e-mail z linkiem do zapoznania się z polityką prywatności i możliwością jej zaakceptowania lub odrzucenia. Jeśli mają jakiekolwiek pytania lub chcą zażądać usunięcia danych, mogą łatwo skontaktować się z inspektorem ds. ochrony danych osobowych, korzystając z podanego kontaktowego adresu e-mail.
Śledzenie statusu RODO i zapisów zgody
Po wyrażeniu lub odrzuceniu zgody przez kandydatów, ich status RODO jest widoczny w ich profilu i w bazie danych kandydatów.
Filtrowanie kandydatów według statusu zgody
Zastosuj filtry, aby monitorować zmiany w statusach zgody kandydatów na przetwarzanie danych w bieżących oraz przyszłych procesach rekrutacyjnych.
Dostępne statusy zgody:
Brak zgody – kandydaci, którzy nie wyrazili zgody.
Aktywna – kandydaci, którzy wyrazili ważną zgodę.
Wycofana – kandydaci, którzy wycofali swoją zgodę.
Wygasła – kandydaci, których okres zgody dobiegł końca.