Użytkownicy systemu PeopleForce mają możliwość tworzenia dokumentów bezpośrednio w systemie. Dzięki temu każda firma, która korzysta z rozwiązań PeopleForce, może przejść na w pełni cyfrowy obieg dokumentacji – od wymiany, po podpisywanie.

Aby wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty, należy przejść do profilu pracownika w systemie PeopleForce. Znajduje się tam już znana zakładka "Dokumenty", klikamy przycisk "+ Nowy" i z listy akcji wybieramy "Generuj z szablonu". Ta funkcja umożliwia tworzenie różnych dokumentów, takich jak umowy, podania, oferty pracy i inne, na podstawie wcześniej utworzonych szablonów.

Po wygenerowaniu dokumentu będzie on dostępny do przeglądania i pobierania w profilu pracownika.

Pliki mogą być generowane ręcznie z zakładki dokumentów pracownika lub w razie potrzeby za pośrednictwem funkcji procesów (workflow). Aby wygenerować plik jako akcję w danym procesie, należy na stronie edycji procesu utworzyć akcję generowania dokumentu.

W przypadku tego typu procesu wystarczy wprowadzić nazwę, wybrać szablon dokumentu i folder dokumentu z rozwijanego menu.

Procesy mogą również pomóc w zbiorczym generowaniu plików dla wielu pracowników z ich danymi, takimi jak paski wypłat, umowy, umowy o zachowaniu poufności lub inne pliki. Przesłanie pliku zapewnia korzyści w postaci lepszej struktury pliku, przy użyciu stylów firmy lub logo i innych obrazów.

Szablony niezbędnych dokumentów można tworzyć w ustawieniach, korzystając z pól automatycznie pobieranych z karty pracownika, takich jak imię i nazwisko, stanowisko czy data zatrudnienia. Symbole zastępcze umożliwiają generowanie dokumentów z aktualnymi informacjami z karty pracownika.

Aby wygenerować potrzebny szablon dokumentu, przejdź do ustawień głównych i sekcji PeopleHR, a potem wybierz zakładkę "Dokumenty".

Na otwartej stronie kliknij przycisk "Dodaj", aby przesłać gotowy szablon dokumentu w formacie .docx. Następnie pojawi się wyskakujące okienko, w którym należy wypełnić pola "Nazwa" i "Opis". W polu "Szablon" należy załadować wymagany dokument w formacie .docx, a następnie zapisać wprowadzone dane.

Przesłany szablon dokumentu z pełną listą dostępnych zmiennych będzie wyglądał następująco:

📌 Ważne! Po przesłaniu pliku do systemu nie będzie można go edytować online. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, edytuj dokument na komputerze, a następnie prześlij go ponownie do systemu.

Symbole zastępcze umożliwiają generowanie dokumentów z aktualnymi informacjami z profilu pracownika przy użyciu zawartości szablonu dokumentu. Szablon dokumentu można utworzyć, przesyłając istniejący plik .docx z komputera.

W szablonach dokumentów można używać następujących symboli zastępczych:

{{date_full}} – bieżąca data w formacie "Wrz 21, 2023"

{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} – bieżąca data w formacie "21.9.2023"

{{employee.full_name}} – pełne imię i nazwisko pracownika

{{employee.first_name}} – imię pracownika

{{employee.last_name}} – nazwisko pracownika

{{employee.middle_name}} – drugie imię pracownika

{{employee.employee_number}} – ID pracownika

{{employee.date_of_birth}} – data urodzenia pracownika

{{employee.gender}} – płeć pracownika

{{employee.email}} – adres e-mail pracownika

{{employee.personal_email}} – prywatny adres e-mail pracownika

{{employee.mobile_number}} – numer telefonu komórkowego pracownika

{{employee.work_phone_number}} – numer służbowy pracownika​

{{employee.hired_on}} – data zatrudnienia pracownika

{{employee.probation_ends_on}} – data zakończenia okresu próbnego pracownika

{{employee.position}} – stanowisko pracownika

{{employee.division}} – pion pracownika

{{employee.department}} – dział pracownika

{{employee.location}} – lokalizacja pracownika

{{manager.full_name}} – pełne imię i nazwisko managera pracownika

{{manager.first_name}} – imię managera pracownika

{{manager.middle_name}} – drugie imię managera pracownika

{{manager.last_name}} – nazwisko managera pracownika

{{manager.email}} – adres e-mail managera pracownika

{{manager.employee_number}} – ID managera pracownika

Pola niestandardowe z profili pracowników mogą być również używane jako symbole zastępcze. Korzystanie z nich jest dość proste.

1. Przejdź do sekcji "Ustawienia" i dalej "PeopleHR" oraz "Pola pracowników". Znajdź pole, którego chcesz użyć jako symbol zastępczy. Kliknij ikonę "Edytuj" na polu niestandardowym, do którego chcesz się odwołać w pliku.

2. Skopiuj wewnętrzną nazwę pola. Będzie się ona znajdować tuż pod nazwą pola.

3. Użyj struktury {{employee.internal_name}}, aby zaadresować swoje pole. Na przykład nasze pole "Data rozpoczęcia ubezpieczenia" będzie miało następującą strukturę: {{employee.insurance_start_date}}.

Użyj ich w szablonach dokumentów.

Aby zobaczyć, jak to działa w praktyce, utwórzmy ofertę pracy dla pracownika z szablonu dokumentu. W profilu pracownika przejdź do zakładki "Dokumenty", kliknij "+Nowy", a w menu akcji wybierz opcję "Generuj z szablonu".

Wybierz folder i szablon dokumentu z menu rozwijanego.

Po kilku sekundach w folderze pojawi się plik .docx, który zostanie połączony z polami pracownika. Plik ten można wyświetlić lub pobrać w razie potrzeby.

Dzięki możliwości generowania dokumentów bezpośrednio w systemie PeopleForce, firmy korzystające z tego rozwiązania mogą w pełni przejść na cyfrową wymianę i podpisywanie dokumentów. To z kolei pozwala im zoptymalizować obieg dokumentów i skrócić czas ich przetwarzania.