Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators) to mierzalne wartości, które umożliwiają śledzenie postępów firmy w osiąganiu kluczowych celów biznesowych.
Wskaźniki KPI pomagają ocenić skuteczność w osiąganiu założonych celów. Można nadać im priorytety i określić jako KPI wyższego rzędu, aby śledzić ogólną wydajność biznesową lub niższego rzędu, aby śledzić procesy w poszczególnych działach, np. sprzedaży, marketingu, HR lub w dziale obsługi klienta. Oto kilka przykładowych KPI dla różnych działów:
wygenerowanie 200 nowych leadów (dział sprzedaży i marketingu);
zmniejszenie kosztów operacyjnych o 5% (dział finansowy);
skrócenie czasu zatrudnienia o 5 dni (dział HR).
Wskaźniki KPI nie tylko śledzą wyniki powtarzalnych zadań, ale oprócz tego zapewniają wgląd w różne aspekty działalności, umożliwiając pomiar efektywności i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Tworzenie wskaźników KPI
Aby utworzyć wskaźnik KPI, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji Efektywność > KPI.
W prawym górnym rogu kliknij Nowy KPI.
W oknie dialogowym Nowy KPI wypełnij następujące pola:
Tytuł: Jasny, zwięzły i zrozumiały opis wskaźnika KPI.
Właściciel: Osoba odpowiedzialna za wskaźnik KPI.
Typ: Typ KPI (indywidualny, działu, lokalizacji, oddziału, ogólnofirmowy).
Jednostka: Jednostka pomiaru wskaźnika KPI (procent, liczba lub waluta).
Kliknij Zapisz, aby zachować swoje ustawienia.
📌 Możesz również utworzyć KPI w zakładce Efektywność w profilu pracownika, który będzie właścicielem tego KPI.
Ustawianie wartości docelowych dla KPI
Wartości docelowe definiują oczekiwany miesięczny postęp dla każdego wskaźnika KPI. Wartości docelowe są zazwyczaj ustawiane raz w miesiącu.
Aby ustawić wartości docelowe dla określonego miesiąca, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji Efektywność > KPI.
Wybierz wskaźnik KPI z listy.
Kliknij znak + poniżej nazwy miesiąca, dla którego chcesz ustawić wartość docelową.
Wprowadź wartość docelową dla tego miesiąca.
Kliknij przycisk Zapisz.
📌 Na wykresie postępu KPI wartości docelowe są wyświetlane jako przerywana szara linia, podczas gdy rzeczywisty postęp jest wyświetlany jako niebieska linia.
Aktualizowanie postępów KPI
Aktualizuj postępy w zakresie swoich wskaźników KPI, aby wykazać, że dążysz do osiągnięcia celu. Regularne aktualizowanie wskaźników KPI zapewnia dokładność danych i pozwala w razie potrzeby szybko skorygować działania.
Aby zaktualizować miesięczny postęp KPI, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji Efektywność > KPI.
Wybierz wskaźnik KPI z listy.
W prawym górnym rogu kliknij przycisk Aktualizuj postęp.
Wypełnij następujące pola:
Nowa wartość: Zaktualizowana wartość KPI.
Komentarz: Krótkie wyjaśnienie aktualizacji.
Data aktualizacji: Data, w której dokonujesz zmiany wartości.
Kliknij Zapisz.
📌 Ważne!
Postęp można aktualizować tylko dla przeszłych i bieżących dat.
Aktualizując wartość w tym samym miesiącu, upewnij się, że wprowadzasz pełną wartość dla całego miesiąca, a nie różnicę między dwiema datami w tym samym miesiącu.
Aby zmienić miesięczną wartość postępu dla wskaźnika KPI, wprowadź zaktualizowaną wartość w tym samym dniu miesiąca, co poprzednia aktualizacja.
Historię aktualizacji wskaźnika KPI możesz wyświetlić w prawym dolnym rogu okna KPI.
Przeglądanie wskaźników KPI
Możesz przeglądać wartości wskaźników KPI na dwa sposoby.
Przeglądanie wartości KPI w sekcji Wskaźniki KPI
Przejdź do sekcji Efektywność > KPI. Tutaj zobaczysz wszystkie wskaźniki KPI, ustalone dla całej organizacji. Wskaźniki KPI można filtrować według typu i właściciela.
Każda miesięczna komórka KPI musi mieć dwie wartości:
górna wartość to oczekiwana wartość KPI dla określonego miesiąca;
dolna wartość to rzeczywista wartość KPI dla określonego miesiąca.
Gdy wartość jest górna i dolna są takie same, komórka podświetla się na zielono. Kiedy wartości są różne, komórka podświetla się na żółto.
Przeglądanie wartości KPI w profilu pracownika
Wyświetl wskaźniki KPI pracownika na karcie Efektywność w jego profilu. Kliknij wskaźnik KPI, aby wyświetlić szczegółowe informacje.
💡 Pamiętaj! Wyświetlanie wskaźników KPI i zarządzanie nimi wymaga specjalnych uprawnień.