Administratorzy lub pracownicy działu HR mają dostęp nie tylko do ocen, w których uczestniczą. Mogą również zarządzać wszystkimi ocenami w firmie, jeśli mają następujące uprawnienia:
dostęp do ocen efektywności;
tworzenie cykli ocen;
zarządzanie wszystkimi cyklami ocen.
Jeśli opcja zarządzania wszystkimi cyklami ocen nie jest wybrana dla użytkownika, może on zobaczyć tylko oceny utworzone przez siebie.
Zakładka "Oceny"
Aby uzyskać dostęp do wszystkich ocen, użytkownik musi przejść do zakładki "Efektywność" > "Cykle ocen" > "Organizacja". Wyszukiwanie i filtry pomagają zawęzić listę.
Na górze strony cykle ocen są pogrupowane w cztery zakładki:
W trakcie pokazuje aktywne cykle ocen, które są obecnie w toku.
Zaplanowane pokazuje cykle, które są skonfigurowane i rozpoczną się w ustalonym terminie.
Szkic pokazuje cykle, które jeszcze nie zostały uruchomione (są w przygotowaniu).
Wszystkie pokazuje wszystkie cykle ocen bez względu na status.
Każda karta cyklu zawiera kluczowe informacje, takie jak liczba recenzentów, uczestników, daty i bieżący status.
Dla cykli trwających i zakończonych widać także wskaźnik ukończenia.
Aby zarządzać cyklem, użytkownik może kliknąć trzy kropki obok niego i wybrać Edytuj, Utwórz kopię lub Usuń. W zależności od statusu cyklu, niektóre ustawienia mogą być dostępne tylko do odczytu.
Na liście ocen widoczny jest tylko ogólny postęp. Użytkownik może kliknąć cykl, aby otworzyć szczegółowe statystyki.
Zakładka "Przegląd"
W tej sekcji administrator (domyślnie: dział HR) może uzyskać szczegółowe statystyki dotyczące liczby ocen przesłanych przez poszczególne osoby, w porównaniu z oczekiwaną liczbą ocen.
Zakładka "Uczestnicy cyklu ocen" zawiera listę pracowników poddawanych ocenie, ich oceniających i postępów w trakcie cyklu. Klikając "+Dodaj uczestników", można dodać nowych użytkowników do cyklu, jeśli dołączą do firmy lub zespołu po rozpoczęciu cyklu ocen.
🪄 Jeśli administrator (domyślnie: dział HR) zauważy, że postęp cyklu ocen utknął w martwym punkcie, może wysłać przypomnienie do wszystkich uczestników, klikając przycisk "Wyślij przypomnienie do wszystkich" lub używając indywidualnego przycisku "Przypomnij" obok każdego uczestnik.
Zarządzanie każdym uczestnikiem cyklu oceny jest bardzo wygodne. Można to robić z poziomu otwartego menu po kliknięciu paska postępu w kolumnie "Przesłane oceny". W tym miejscu administrator lub dział HR może wykonać następujące czynności:
sprawdzić osoby oceniające i to, czy przesłały one ocenę;
usuwać osoby oceniające;
przypominać użytkownikom o przesłaniu oceny;
nominować osoby oceniające.
ℹ️ Administrator (domyślnie: dział HR) może usuwać i przypisywać nowe osoby oceniające, nawet jeśli pracownik już to zrobił zgodnie z ustawieniami oceny.
W przypadku usunięcia osoby oceniającej przez przełożonego lub inną upoważnioną osobę, ponowne dodanie takiej osoby jest niemożliwe.
Klikając odpowiedniego użytkownika, można wyświetlić przesłane oceny.
Użytkownik, który tworzy cykl oceny (na przykład dział HR, kierownik lub dowolny użytkownik posiadający uprawnienia do tworzenia cykli oceny) może również poprosić o zmianę przesłanej oceny, jeśli konieczne są jakiekolwiek poprawki. W takim przypadku osoba oceniająca musi ponownie ukończyć ocenę. Wszystkie wyniki pozostają niezmienione do momentu przesłania poprawionej wersji. Aby poprosić o korektę, należy kliknąć przycisk "Poproś o poprawkę oceny" obok osoby oceniającej w sekcji uczestników oceny.
Zakładka "Kompetencji"
Po przesłaniu wszystkich ocen uczestnicy mogą przejść do analizy wyników. Dla każdego pracownika i wszystkich uczestników łącznie generowane są:
diagramy kompetencji;
tabele wyników kompetencji w procentach;
średnie wyniki dla każdego pracownika ze strony każdego oceniającego;
wskaźnik efektywności.
Diagram kompetencji
Diagram kompetencji opiera się na wszystkich kompetencjach ocenianych podczas oceny (z szablonu pytań używanego w danym cyklu). Wyniki są przedstawione w formie diagramu z nazwami kompetencji i średnią oceną każdego z oceniających.
Tabela wyników kompetencji
Tabela zawiera listę kompetencji podlegających ocenie w trakcie cyklu. Następnie administrator (domyślnie: dział HR) lub przełożony może zobaczyć średni wynik uzyskany dla każdego kryterium, będący wynikiem oceny wszystkich oceniających.
Kolumny wartości reprezentują oceny od 1 punktu do 5 używane do oceny kompetencji. Pokazują procent osób oceniających, które wybrały daną opcję ze skali. Najwyższy wynik jest podświetlony na niebiesko.
Średni wynik dla każdego uczestnika ze strony każdego oceniającego
Tabela przedstawia średnią ocenę kompetencji każdego pracownika wystawioną przez strony oceniające. Tabela zawiera również wskaźnik GAP, który pokazuje lukę między tym, jak pracownicy ocenili samych siebie, a średnią wartością tego, jak inne strony oceniły te same elementy. Jest ona obliczana według wzoru:
GAP = Samoocena - ((Przełożeni + Współpracownicy + Pracownicy raportujący) / 3)
Ta tabela pomaga zrozumieć, jak pracownicy postrzegają siebie, jak inni postrzegają wyniki pracowników i jak różne są te opinie. Wyniki wskaźnika GAP opisują kolory:
🔴 – luka krytyczna (GAP >3-5), czyli „Zwróć szczególną uwagę na…”
🟡 – luka umiarkowana (GAP >1-3), czyli „Weź to pod uwagę…”
🟢 – luka niewielka (GAP (0-1)), czyli „Wszystko w porządku!”
Wskaźnik efektywności
Wskaźnik efektywności to pojedyncza znormalizowana wartość liczbowa (0-100), która reprezentuje ogólną ocenę efektywności pracownika. Jest ona obliczana wyłącznie na podstawie oceny kompetencji pracownika dokonanej przez przełożonego.
Zakładka "Statystyki"
Metodologia n-box zapewnia elastyczność, której potrzebuje wiele firm. Teraz możesz porównać odpowiedzi na dowolne dwa pytania związane z kompetencjami z cyklu. Możesz przełączać się między pytaniami w polach Pytanie 1 i Pytanie 2, a siatka wyświetli odpowiedzi wszystkich pracowników.
Na osi „Y” znajduje się ocena dla jednego z wybranych pytań; na osi „X” znajduje się inne pytanie. Nasycenie bąbelków zależy od liczby odpowiedzi: im więcej odpowiedzi, tym intensywniejszy kolor.
Udostępnianie wyników
Dzielenie się wynikami oceny z kierownikami i pracownikami jest jednym z ostatnich etapów cyklu oceny. Pomaga to w przekazywaniu informacji zwrotnych na temat wyników, wyznaczaniu przyszłych celów i docenianiu osiągnięć.
Jeśli jesteś pracownikiem działu HR i chcesz udostępnić wyniki ocen, otwórz zakładkę "Efektywność" > "Cykle ocen" > "Organizacja", a potem znajdź wymagany cykl i otwórz go. Następnie kliknij przycisk „Udostępnij wszystkie” i wybierz opcję „W pełni przesłane oceny”, aby wysłać wyniki do użytkowników, którzy mają wszystkie recenzje.
Nie wszyscy uczestnicy na czas uzupełniają swoją część oceny 360 stopni, ale teraz nie musisz już czekać ani ręcznie udostępniać niekompletnych odpowiedzi.
Dzięki ulepszonej funkcji „Udostępnij wszystko” możesz masowo przekazywać wyniki, nawet jeśli niektóre z nich są wypełnione tylko częściowo. Na przykład możesz udostępnić wyniki, gdy tylko będzie gotowa ocena menedżera.
Jeśli cykl oceny został zakończony, ale nie wszyscy oceniający przekazali swoje odpowiedzi, wystarczy kliknąć „Udostępnij wszystko”, wybrać „Częściowo przesłane oceny”, a system natychmiast udostępni dostępne wyniki.
Jeśli chcesz wysłać wyniki tylko do określonych uczestników, kliknij trzy kropki obok wymaganego pracownika i wybierz opcję "Udostępnij".
Możesz także wybrać właściwego pracownika w sekcji "Uczestnicy cyklu ocen" i wysłać mu wyniki za pomocą przycisku "Udostępnij wyniki".
❗Nie ma możliwości przesłania cząstkowej oceny (np. samooceny) w przypadku, gdy zostaną udostępnione wyniki pozostałych nadesłanych ocen. Zalecamy, aby końcowe wyniki były udostępniane dopiero po zweryfikowaniu, czy wszystkie oceny zostały nadesłane.
Eksportowanie
Administrator (domyślnie: dział HR) może łatwo wyeksportować wyniki oceny, klikając trzy kropki w prawym górnym rogu karty "Przegląd" i wybierając opcję "Eksportuj do programu Excel". Link do pobrania eksportu zostanie wysłany na adres e-mail użytkownika.
