Szablony ofert pozwalają przygotować wiadomość e-mail i list ofertowy raz i używać ich dla każdego kandydata. Podczas składania oferty szablon automatycznie uzupełnia się danymi kandydata i oferty pracy, więc zmieniasz tylko to, co dotyczy konkretnej osoby.
Zanim zaczniesz
Sprawdź swój dostęp. Administratorzy zawsze mogą tworzyć szablony i wysyłać oferty. Inni użytkownicy potrzebują ustawienia Szablony ofert w swojej roli, aby tworzyć szablony, oraz uprawnienia Zarządzanie ofertami na karcie Recruit w roli, aby wysyłać oferty.
Kandydat musi mieć adres e-mail i aktywną aplikację, czyli taką, która jest na etapie procesu rekrutacji i nie została odrzucona. W przeciwnym razie na karcie Oferty zamiast przycisku Utwórz ofertę pojawi się komunikat.
Część 1: Tworzenie szablonu oferty
Przejdź do Ustawienia → Recruit → Szablony ofert.
Kliknij Dodaj.
Wypełnij pola (wszystkie są wymagane):
Nazwa: wewnętrzna nazwa szablonu, na przykład „Standardowa oferta”. Kandydaci nigdy jej nie widzą.
Temat: temat wiadomości e-mail, którą otrzyma kandydat.
Treść: krótka wiadomość przewodnia w e-mailu.
Szablon listu: sama oferta, którą kandydat czyta i podpisuje. Wpisz tu wynagrodzenie, datę rozpoczęcia pracy, benefity i pozostałe warunki.
Aby automatycznie wstawić dane, kliknij Dodaj wartość zmienną nad polem i wybierz zmienną.
Kliknij Zapisz.
Korzystanie ze zmiennych
Zmienne są zastępowane prawdziwymi danymi podczas tworzenia oferty. Kliknij Dodaj wartość zmienną nad polem, wybierz grupę, a następnie konkretną wartość (możesz też skorzystać z wyszukiwarki). Zmienne są pogrupowane na:
Kandydat: dane kandydata, np. imię i nazwisko oraz e-mail.
Procesy rekrutacyjne: dane procesu rekrutacyjnego, np. stanowisko, dział i lokalizacja.
Właściciel procesu rekrutacyjnego: imię i nazwisko, e-mail służbowy, rola, dział, lokalizacja i numery telefonu osoby odpowiedzialnej za proces.
Nadawca: te same dane osoby, która tworzy ofertę.
Inne: nazwa firmy i dzisiejsza data.
Dostępne są też Twoje pola niestandardowe kandydatów i procesów rekrutacyjnych, co jest najprostszym sposobem na dodanie np. wynagrodzenia lub daty rozpoczęcia pracy.
⚠️ Ważne: Błędnie wpisana lub pusta zmienna znika z listu bez żadnego ostrzeżenia. Zawsze wybieraj zmienne z menu Dodaj wartość zmienną zamiast wpisywać je ręcznie i sprawdzaj podgląd przed wysłaniem.
⚠️ Ważne: Błędnie wpisana lub pusta zmienna znika z listu bez żadnego ostrzeżenia. Zawsze wybieraj zmienne z menu Dodaj wartość zmienną zamiast wpisywać je ręcznie i sprawdzaj podgląd przed wysłaniem.
💡 Wskazówka: Aby szybko utworzyć podobny szablon, kliknij trzy kropki obok istniejącego szablonu i wybierz Stwórz kopię.
Część 2: Wysyłanie oferty kandydatowi
Otwórz profil kandydata i przejdź do karty Oferty.
Kliknij Utwórz ofertę i wybierz proces rekrutacyjny, którego dotyczy oferta.
W polu Szablon oferty wybierz szablon. Wiadomość e-mail i list uzupełnią się automatycznie.
Sprawdź treść i wprowadź zmiany dla tego kandydata.
Kliknij Zapisz i wyświetl podgląd. Zobaczysz Podgląd wiadomości e-mail i Podgląd listu z uzupełnionymi danymi.
Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Wyślij list ofertowy.
💡 Wskazówka: Wybierz szablon, zanim zaczniesz cokolwiek edytować. Zmiana szablonu zastępuje wszystko, co już wpisałeś.
Co otrzymuje kandydat
Kandydat otrzymuje e-mail z Twoją wiadomością i przyciskiem Zobacz ofertę. Przycisk otwiera list ofertowy, w którym kandydat może:
Zaakceptuj: narysować swój podpis myszką lub palcem i potwierdzić. Podpis zostaje zapisany w ofercie.
Odrzuć: podać powód (wymagany). Powód zobaczysz na karcie Oferty kandydata.
Gdy kandydat zaakceptuje lub odrzuci ofertę, osoba, która ją utworzyła, właściciel procesu rekrutacyjnego i członkowie zespołu otrzymają powiadomienie e-mail (jeśli mają je włączone).
💡 Wskazówka: Strona oferty nie zawiera danych kontaktowych, więc w samym liście napisz, z kim kandydat może się skontaktować w razie pytań. Użyj zmiennych z grupy Właściciel procesu rekrutacyjnego lub Nadawca, aby wstawić imię i nazwisko, e-mail i numer telefonu.
Część 3: Śledzenie oferty
Na karcie Oferty kandydata każda oferta pokazuje swój status:
W trakcie przygotowań: oferta została utworzona, ale jeszcze nie wysłana.
Wysłana: e-mail został wysłany do kandydata.
Wyświetlona: kandydat otworzył ofertę.
Podpisana: kandydat zaakceptował i podpisał ofertę.
Jeśli oferta zostanie odrzucona lub anulowana, zamiast tego pojawi się czerwony status Odrzucona lub Anulowane. Najedź kursorem na status, aby zobaczyć datę. Wszystkie oferty w danym procesie rekrutacyjnym możesz też zobaczyć na karcie Oferty procesu rekrutacyjnego.
Warto wiedzieć
Ofertę można edytować tylko przed jej wysłaniem. Aby zmienić wysłaną ofertę, anuluj ją i utwórz nową. Stary link kandydata pokaże wtedy, że oferta jest już nieważna.
Wysyłaj jedną ofertę naraz. Przed utworzeniem nowej oferty sprawdź kartę Oferty i anuluj otwartą ofertę, aby kandydat nie otrzymał dwóch ofert z różnymi warunkami.
Edycja szablonu nie zmienia istniejących ofert. Zmiany dotyczą tylko nowych ofert.
Anuluj zamiast usuwać, jeśli chcesz zachować historię. Usunięcie oferty usuwa ją wraz z historią z profilu kandydata.