⚠️ Dostępne z dowolną z poniższych subskrypcji: Standard lub Professional
Baza wiedzy to centralne repozytorium całej wiedzy, dokumentów, regulacji oraz rekomendacji w organizacji, w którym użytkownicy mogą znaleźć wszystkie ważne informacje. Baza wiedzy jest szczególnie przydatna w miejscach zatrudniających pracowników zdalnych, a także w firmach, które szybko się rozwijają.
PeopleForce udostępnia sekcję Baza wiedzy, w której możesz porządkować treści za pomocą kategorii i podkategorii. Łatwo stworzysz i wyedytujesz artykuły, zapiszesz ich wersje robocze, opublikujesz aktualizacje oraz w razie potrzeby – przeglądniesz historię wersji.
Włączenie funkcji bazy wiedzy w całej organizacji
Jeśli nie widzisz sekcji Baza wiedzy w menu bocznym, najpierw włącz ją w zakładce Ustawienia > Ogólne > Core HR.
Przyznawanie dostępu do zarządzania bazą wiedzy
Pełny dostęp do bazy wiedzy domyślnie mają administratorzy. Aby wszyscy użytkownicy mogli otwierać bazę wiedzy i korzystać z jej zasobów, upewnij się, że dla ich roli włączono uprawnienie Dostęp do Bazy wiedzy w zakładce Ustawienia > Grupy uprawnień.
Jeśli chcesz, aby niektórzy użytkownicy mogli tworzyć i zarządzać kategoriami oraz artykułami, włącz dla ich roli również uprawnienie Zarządzanie artykułami Bazy wiedzy. Użytkownicy bez tego uprawnienia mogą jedynie przeglądać treści bazy wiedzy, do których mają dostęp.
Organizacja struktury bazy wiedzy
Treści w bazie wiedzy są organizowane za pomocą kategorii. Możesz tworzyć zarówno kategorie główne, jak i podkategorie, aby informacje w bazie były łatwe do odnalezienia. Taka struktura jest szczególnie przydatna, gdy w zasobach organizacji jest wiele artykułów i chcesz pogrupować je tematycznie. Na przykład możesz utworzyć kategorię główną – „Zasady pracy”, a następnie dodać w niej podkategorie lub artykuły dotyczące bardziej szczegółowych tematów, takich jak „Śledzenie nieobecności”, „Zasady pracy zdalnej” czy „Polityka ochrony danych”.
Aby dodać nową kategorię lub podkategorię:
Otwórz Bazę wiedzy w menu po lewej stronie.
Otwórz zakładkę Zarządzanie kategoriami.
Kliknij + Dodaj kategorię.
W otwartym formularzu uzupełnij szczegóły kategorii:
Wpisz nazwę kategorii.
Wybierz emoji, aby wizualnie wyróżnić kategorię.
Wybierz kategorię nadrzędną, jeśli chcesz utworzyć podkategorię albo pozostaw to pole puste, jeśli chcesz utworzyć kategorię najwyższego poziomu. Kategorii głównych używaj dla szerokich tematów, a podkategorii dla bardziej szczegółowych zagadnień.
W razie potrzeby dodaj krótki opis.
W sekcji Przypisane do dodaj warunki, jeśli chcesz, aby ta kategoria była dostępna tylko dla określonych grup użytkowników, na przykład tylko dla osób z konkretnej lokalizacji.
Kliknij Zapisz.
Po utworzeniu kategorii pojawią się one na liście zarządzania kategoriami. Możesz zmieniać ich układ metodą „przeciągnij i upuść”, aby ustawić je w odpowiedniej kolejności.
Tworzenie artykułów i zarządzanie nimi
Wybierz kategorię, w której chcesz umieścić artykuł.
Utwórz artykuł na jeden z poniższych sposobów:
kliknij + Dodaj artykuł w prawym górnym rogu strony;
kliknij ikonę plus obok nazwy kategorii na pasku bocznym, aby utworzyć artykuł bezpośrednio w tej kategorii.
Dodaj tytuł artykułu.
Dodaj treść artykułu w edytorze. Artykuły w bazie wiedzy powstają w edytorze blokowym, który ułatwia tworzenie treści w uporządkowany sposób. Aby dodać nowy blok treści, wpisz znak / i wybierz potrzebny element z listy.
W razie potrzeby kliknij Dodaj okładkę, aby przesłać obraz okładki. Obraz okładki pomoże wizualnie wyróżnić artykuł w bazie wiedzy.
Sprawdź status artykułu. Nowe artykuły są tworzone ze statusem Wersja robocza, dzięki czemu możesz przygotować treść, a artykuł nie będzie widoczny dla użytkowników do momentu publikacji.
Kliknij Opublikuj, gdy artykuł będzie gotowy, aby udostępnić go w bazie wiedzy.
Wróć do artykułu później, jeśli chcesz kontynuować jego edycję. Aby zaktualizować treść artykułu, kliknij Edytuj w prawym górnym rogu. Możesz też otworzyć menu z trzema kropkami, aby skorzystać z dodatkowych działań, takich jak:
Przypisane do do zarządzania dostępem do artykułu;
Drukuj, jeśli chcesz wydrukować treść artykułu;
Skasuj, jeśli artykuł nie jest już potrzebny w bazie.
Możesz zmieniać układ na liście artykułów metodą „przeciągnij i upuść”, aby ustawić je w odpowiedniej kolejności.
Śledzenie liczby odwiedzin artykułów i przeglądanie zmian
Artykuły w bazie wiedzy zawierają narzędzia, które pomagają monitorować sposób korzystania z treści oraz przeglądać zmiany w czasie. Opublikowane artykuły obsługują śledzenie odwiedzin, co umożliwia sprawdzenie, czy użytkownicy faktycznie otwierają i wykorzystują dane treści. Może to być pomocne przy ocenie, które artykuły są aktywnie używane, a które wymagają poprawy widoczności lub bardziej zrozumiałych tytułów.
Każdy artykuł zawiera także historię wersji. Otwórz artykuł i kliknij ikonę historii w prawym górnym rogu, a otworzy się panel boczny z listą zapisanych wersji.
Dla każdej wersji możesz sprawdzić:
datę i godzinę zapisania;
autora, który wprowadził zmiany;
która wersja jest oznaczona jako Aktualna wersja.
Po wybraniu wersji z panelu jej treść otworzy się w trybie podglądu, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak artykuł wyglądał w danym momencie. W razie potrzeby możesz przywrócić wcześniejszą wersję, aby wrócić do poprzedniej treści lub odzyskać wcześniejsze zmiany.
