Gdy pracownik zgłasza sprawę, jest ona tworzona i rejestrowana w systemie. Sprawa zawiera takie informacje, jak powiązany pracownik (twórca sprawy), nazwa sprawy, kategoria, data utworzenia, przypisana osoba, status i opis sprawy.

Osoba odpowiedzialna za zarządzanie sprawami, np. kierownik działu kadr, otrzymuje nowo utworzoną sprawę i przypisuje ją do odpowiedniego pracownika, który może się nią zająć. Przypisanie to znajduje się w sekcji "Szczegóły sprawy" w kolumnie "Przypisano do".

Przydzielony pracownik może przeglądać i pracować nad sprawą w sekcji "O mnie" > " Sprawy". Może komunikować się z twórcą sprawy, przekazywać aktualizacje statusu sprawy i wprowadzać niezbędne zmiany lub poprawki. Status sprawy można aktualizować tak, aby odzwierciedlał jej postęp, na przykład "W toku", "Zawieszona" lub "Zamknięta". Na karcie sprawy można również dodawać do niej notatki.

W trakcie całego procesu rozwiązywania sprawy wysyłane są automatyczne powiadomienia, aby informować zaangażowane strony. Pracownik, który zgłosił sprawę, otrzymuje powiadomienia o jej przydzieleniu i aktualizacjach. Twórca sprawy również otrzymuje powiadomienia o wszelkich zmianach statusu.

Gdy przydzielony pracownik rozwiąże sprawę, informuje autora sprawy o rozwiązaniu i zamyka sprawę. Menedżer HR lub osoba odpowiedzialna za zarządzanie sprawami może następnie oznaczyć sprawę jako zamkniętą.

Dzięki zarządzaniu sprawami firma może skutecznie śledzić i rozwiązywać określone problemy, monitorować działania w różnych lokalizacjach lub działach oraz identyfikować powtarzające się problemy. Pomaga to usprawnić procesy i gwarantuje efektywną komunikację oraz skuteczne rozwiązywanie problemów w organizacji.