W module do zarządzania sprawami zespołu PeopleDesk udostępniliśmy funkcję "Safe Speak". Umożliwia ona pracownikom i kandydatom, biorącym udział w rekrutacji, anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości i sygnalizowanie problemów.
Dzięki "Safe Speak" tożsamość Twoich pracowników będzie w pełni chroniona i poufna, ponieważ nasz system nie przechowuje informacji o zgłaszających. To odpowiada wymogom unijnej dyrektywy o sygnalistach, której celem jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa UE. Więcej o ochronie sygnalistów przeczytasz na oficjalnej stronie UE.
Ten artykuł jest przewodnikiem po skutecznym zarządzaniu anonimowymi sprawami w PeopleForce przy użyciu nowej funkcji "Speak Safe". Zobacz, jak managerowie mogą obsłużyć anonimowe sprawy, które zostały im przypisane.
Jak uruchomić w systemie funkcję "Speak Safe"?
Wejdź do menu "Ustawienia "i przejdź do modułu PeopleDesk.
W ustawieniach PeopleDesk znajdź opcję "Safe Speak".
Kliknij przycisk "Uruchom Safe Speak", aby ją włączyć.
Po aktywacji wygenerowany zostanie link do strony zgłoszenia z opcją jego skopiowania.
Aby zapewnić pracownikom wygodny dostęp do anonimowego kanału zgłaszania, skopiuj link do strony zgłoszenia i wstaw go do linków firmowych na stronie głównej. Inną opcją jest umieszczenie linku w odpowiednim artykule w wewnętrznej bazie wiedzy.
Zarządzanie dostępem do anonimowych spraw
Po włączeniu funkcji Safe Speak administrator może ograniczyć dostęp do anonimowych spraw. W tym celu należy kliknąć przycisk "Zarządzaj sprawami" i dodać menedżerów, którzy będą mieli dostęp do spraw. Dzięki temu administrator może przyznać dostęp określonym osobom w firmie, jednocześnie ograniczając dostęp dla siebie.
Dostęp do anonimowych spraw utworzonych w systemie
Aby uzyskać dostęp do anonimowych spraw, wybierz opcję "Sprawy" z głównego paska nawigacji w aplikacji PeopleForce. Wszystkie sprawy są wyświetlane na liście w formie zgłoszeń (ticketów) i zawierają następujące elementy:
właściciela (w tym przypadku – anonimowego),
tytuł sprawy (zdefiniowany przez osobę zgłaszającą),
kategorię,
datę utworzenia,
datę ostatniej aktualizacji,
dane osoby przypisanej (odbiorcy),
status.
Powiadomienia
Managerowie prowadzący sprawy otrzymują powiadomienie, kiedy zostaną przypisani do sprawy przez innego managera. Aby uzyskać dostęp do sprawy i jej szczegółów, wystarczy kliknąć powiadomienie.
Widget szczegółów sprawy
Widget szczegółów sprawy znajduje się po prawej stronie historii wiadomości i wyświetla następujące informacje:
Status: Manager prowadzący sprawę może go zmieniać w zależności od postępów. Dostępne opcje statusu to: "Nowa", "W toku", "Wstrzymana", "Zamknięta".
Przypisany do: Wyświetla dane managera aktualnie przypisanego do sprawy. Manager sprawy może zostać usunięty, a na jego miejsce można przypisać nowego.
Kategoria: Wyświetla kategorię, która została pierwotnie wybrana przez zgłaszającego, lub którą zaktualizował manager sprawy.
Zmiana lub aktualizacja szczegółów sprawy
Aby zmienić lub zaktualizować szczegóły sprawy, manager sprawy może elastycznie modyfikować określone informacje, takie jak status, przypisanie lub kategoria. Oto jak można dokonać tych aktualizacji:
Przejdź do sekcji "Sprawy".
Znajdź, wybierz i otwórz sprawę, którą chcesz zaktualizować.
W widgecie "Szczegóły sprawy" kliknij konkretny element, który chcesz zmodyfikować.
Wybierz opcję z podanej listy lub zmień przypisanie managera sprawy zgodnie z potrzebami.
Odpowiadanie na sprawę
Aby odpowiedzieć na sprawę przypisaną do Ciebie jako managera prowadzącego, wykonaj następujące kroki:
W sekcji "O mnie" przejdź do "Sprawy" i wybierz "Przypisane do mnie".
Otwórz konkretną sprawę, do której chcesz się odnieść.
Wpisz swoją odpowiedź na pasku wiadomości znajdującym się na dole zgłoszenia, a następnie kliknij "Komentarz".
Twoja odpowiedź będzie widoczna dla zgłaszającego, gdy będzie on sprawdzać aktualizacje sprawy.
Rozwiązanie sprawy
Aby rozwiązać sprawę, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji "Sprawy".
Znajdź i kliknij sprawę, którą chcesz rozwiązać.
W widgecie "Szczegóły sprawy" zmień status na "Zamknięta''.
I gotowe!
Usunięcie sprawy
Aby usunąć sprawę i trwale zlikwidować całą jej zawartość, w tym wiadomości i załączniki:
Przejdź do sekcji "Sprawy". Znajdź i kliknij sprawę, aby ją otworzyć.
Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz "Usuń".
W wyświetlonym oknie potwierdzenia kliknij przycisk "Potwierdź".
⚠️ Ważne! Operacja usuwania nie jest zautomatyzowana, więc managerowie spraw mogą samodzielnie usuwać zgłoszenia. Po skasowaniu sprawy, żadne dane nie są przechowywane w systemie.