W module do zarządzania sprawami zespołu Desk udostępniliśmy funkcję "Safe Speak". Umożliwia ona pracownikom i kandydatom, biorącym udział w rekrutacji, anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości i sygnalizowanie problemów.
Dzięki "Safe Speak" tożsamość Twoich pracowników będzie w pełni chroniona i poufna, ponieważ nasz system nie przechowuje informacji o zgłaszających. To odpowiada wymogom unijnej dyrektywy o sygnalistach, której celem jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa UE. Więcej o ochronie sygnalistów przeczytasz na oficjalnej stronie UE.
Ten artykuł jest przewodnikiem po skutecznym zarządzaniu anonimowymi skargami w PeopleForce przy użyciu nowej funkcji "Speak Safe". Zobacz, jak menedżerowie mogą obsłużyć anonimowe skargi, które zostały im przypisane.
Jak uruchomić w systemie funkcję "Speak Safe"?
Wejdź do menu "Ustawienia "i przejdź do modułu Desk.
W ustawieniach Desk znajdź opcję "Safe Speak".
Kliknij przycisk "Uruchom Safe Speak", aby ją włączyć.
Po aktywacji wygenerowany zostanie link do strony zgłoszenia z opcją jego skopiowania.
Aby zapewnić pracownikom wygodny dostęp do anonimowego kanału zgłaszania, skopiuj link do strony zgłoszenia i wstaw go do linków firmowych na stronie głównej. Inną opcją jest umieszczenie linku w odpowiednim artykule w wewnętrznej bazie wiedzy.
Zarządzanie dostępem do anonimowych skarg
Po włączeniu funkcji Safe Speak administrator może ograniczyć dostęp do anonimowych skarg. W tym celu należy kliknąć przycisk i dodać menedżerów, którzy będą mieli dostęp do skarg. Dzięki temu administrator może przyznać dostęp określonym osobom w firmie, jednocześnie ograniczając dostęp dla siebie.
Dostęp do anonimowych skarg utworzonych w systemie
Aby uzyskać dostęp do anonimowych skarg, wybierz opcję Safe Speak z głównego paska nawigacji w aplikacji PeopleForce. Wszystkie skargi są wyświetlane na liście w formie zgłoszeń (ticketów) i zawierają następujące elementy:
właściciela (w tym przypadku – anonimowego),
tytuł skargi (zdefiniowany przez osobę zgłaszającą),
kategorię,
datę utworzenia,
datę ostatniej aktualizacji,
dane osoby przypisanej (odbiorcy),
status.
Powiadomienia
Menedżerowie prowadzący skargi otrzymują powiadomienie, gdy zostaną przypisani do skargi przez innego menedżera. Aby uzyskać dostęp do skargi i jej szczegółów, wystarczy kliknąć powiadomienie.
Widget szczegółów skargi
Widget szczegółów skargi znajduje się po prawej stronie historii wiadomości i wyświetla następujące informacje:
Status: Menedżer prowadzący skargę może zmieniać status w zależności od postępów. Dostępne opcje statusu to: "Nowa", "W toku", "Wstrzymana", "Zamknięta".
Przypisany do: Wyświetla dane menedżera aktualnie przypisanego do skargi. Menedżer skargi może zostać usunięty, a na jego miejsce można przypisać nowego.
Kategoria: Wyświetla kategorię pierwotnie wybraną przez zgłaszającego lub zaktualizowaną przez menedżera skargi.
Zmiana lub aktualizacja szczegółów skargi
Aby zmienić lub zaktualizować szczegóły skargi, menedżer skargi może elastycznie modyfikować określone informacje, takie jak status, przypisanie lub kategoria. Oto jak można dokonać tych aktualizacji:
Przejdź do sekcji Safe Speak.
Znajdź, wybierz i otwórz skargę, którą chcesz zaktualizować.
W widgecie "Szczegóły skargi" kliknij konkretny element, który chcesz zmodyfikować.
Wybierz opcję z podanej listy lub zmień przypisanie menedżera skargi zgodnie z potrzebami.
Odpowiadanie na reklamację
Aby odpowiedzieć na przypisaną Ci skargę, wykonaj następujące kroki:
W sekcji Safe Speak rozmowa otwórz konkretną skargę, do której chcesz się odnieść.
Wpisz swoją odpowiedź na pasku wiadomości znajdującym się u dołu zgłoszenia, a następnie kliknij przycisk Komentarz.
W ten sposób Twoja odpowiedź będzie widoczna dla osoby zgłaszającej, gdy będzie ona śledzić skargę.
Rozwiązanie skargi
Aby rozwiązać skargę, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji "Skargi".
Znajdź i kliknij skargę, którą chcesz rozwiązać.
W widgecie "Szczegóły skargi" zmień status na "Zamknięta".
I gotowe!
Usunięcie skargi
Aby usunąć skargę i trwale zlikwidować całą jej zawartość, w tym wiadomości i załączniki:
Przejdź do sekcji "Skargi". Znajdź i kliknij skargę, aby ją otworzyć.
Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję "Usuń".
W wyświetlonym oknie potwierdzenia kliknij przycisk "Potwierdź".
⚠️ Ważne! Operacja usuwania nie jest zautomatyzowana, więc managerowie spraw mogą samodzielnie usuwać zgłoszenia. Po skasowaniu sprawy, żadne dane nie są przechowywane w systemie.