Przedstawiamy nową funkcję w PeopleForce - cykliczne spotkania 1:1. Obejmuje ona wszystko, czego potrzebujesz do budowania zaufania i przejrzystej komunikacji z pracownikami.
Jest to jedna z naszych najbardziej pożądanych funkcji na platformie wśród klientów, więc jesteśmy bardzo podekscytowani, że możemy opowiedzieć o niej więcej. Ta funkcjonalność jest dostępna tylko dla użytkowników modułu PeoplePerform.
Czym są powtarzające się spotkania 1:1?
Wcześniej menedżerowie musieli ręcznie planować spotkania 1:1 za każdym razem, gdy chcieli porozmawiać z pracownikiem. Dzięki cyklicznym spotkaniom 1:1 mogą teraz planować regularne spotkania z członkami zespołu, dostosowywać ich częstotliwość i czas trwania oraz płynnie udostępniać notatki - wszystko to w PeopleForce. Spotkania te mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji zwrotnych na temat pracy, przeglądów wynagrodzeń oraz cotygodniowych lub comiesięcznych aktualizacji, a wszystko to zorganizowane w ujednoliconych wątkach o nazwie "Relacje".
Czym jest nowa karta relacji 1:1?
Dzięki nowej zakładce Relacje w PeopleForce administratorzy lub pracownicy z dostępem do zarządzania spotkaniami 1:1 mogą w wygodny sposób uzyskać do nich dostęp. Spotkania każdego pracownika są starannie pogrupowane, zapewniając przejrzystą oś czasu przeszłych i nadchodzących interakcji.
Filtruj według pracownika lub organizatora, aby szybko uzyskać dostęp do ustawionych relacji i wyświetlić ostatnie lub nadchodzące spotkania między organizatorem a pracownikiem w określonej relacji.
Konfigurowanie relacji
⚠️ Wszyscy pracownicy z dostępem do planowania spotkań 1:1 w uprawnieniach swojej roli mogą konfigurować relacje.
Organizowanie spotkań 1:1 nigdy nie było prostsze. Zanim jednak przejdziemy do planowania, konieczne jest ustanowienie relacji między organizatorem a uczestnikiem. Każda para osób może mieć tylko jedną częstotliwość spotkań.
Pracownicy mogą nawiązywać relacje w zakładce "Ja" -> 1:1 -> +Nowy lub po prostu za pomocą przycisku "Szybkie dodawanie".
⚠️ Administratorzy i osoby, które mają dostęp do zarządzania relacjami 1:1, mogą również skonfigurować relacje w zakładce "Wyniki > 1:1 > + Nowy 1:1".
2. W wyskakującym oknie dostosuj częstotliwość powtarzających się spotkań do swojego harmonogramu, niezależnie od tego, czy są to spotkania cotygodniowe, czy comiesięczne.
Przykład spotkania cotygodniowego.
Przykład spotkania cotygodniowego.
Jeśli wybierzesz wystąpienie "Tygodniowo", użyj pola "Ma miejsce w każdy", aby określić częstotliwość spotkań 1:1. Na przykład ustawienie "Ma miejsce w każdy 1 tygodnie" spowoduje zaplanowanie spotkania co tydzień, podczas gdy "Ma miejsce w każdy 2 tygodnie" spowoduje zaplanowanie go co dwa tygodnie w określonym dniu i godzinie.
Przykład comiesięcznego wystąpienia.
Przykład comiesięcznego wystąpienia.
Jeśli wybierzesz opcję "Co miesiąc", użyj pola "Ma miejsce w każdy", aby wskazać częstotliwość spotkań 1:1. Na przykład ustawienie opcji "Ma miejsce w każdy 1 miesiące" z datą początkową 01.03.2024 (pierwszy piątek miesiąca) spowoduje zaplanowanie spotkania co miesiąc w pierwszy piątek każdego kolejnego miesiąca. Alternatywnie, wybranie opcji "Ma miejsce w każdy 2 miesiące" spowoduje zaplanowanie spotkania co dwa miesiące w pierwszy piątek miesiąca.
3. Jeśli włączona jest integracja kalendarza Google/Microsoft, system automatycznie zidentyfikuje odpowiednie przedziały czasowe, które będą odpowiednie zarówno dla organizatora, jak i uczestnika. Wystarczy wybrać ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
4. Opcjonalnie wybierz domyślny szablon 1:1. Po zaplanowaniu spotkania można wyświetlić podgląd lub edytować szablon.
Po ustanowieniu relacji, jeśli spróbujesz skonfigurować ją ponownie, system powiadomi Cię w wyskakującym oknie, wskazując, że relacja już istnieje. Następnie można przejść do nadchodzącego spotkania lub zaplanować spotkanie ad hoc.
Pracownicy mogą planować spotkania ad-hoc poza harmonogramem cyklicznym. Na przykład, jeśli pracownik musi spotkać się ze swoim przełożonym w przyszłym tygodniu w celu przeprowadzenia ważnej dyskusji. Przeczytaj więcej na ten temat w artykule tutaj.
Edytowanie relacji 1:1
Aby zmienić częstotliwość lub inne ustawienia spotkania 1:1, przejdź do relacji, którą chcesz edytować. Kliknij przycisk Ustawienia i wprowadź żądane zmiany w wyskakującym oknie.
⚠️ Należy pamiętać, że tylko organizatorzy mogą edytować relacje.
Zmiana harmonogramu spotkania cyklicznego
Zarówno organizator, jak i uczestnik mają możliwość zmiany harmonogramu spotkania cyklicznego. Aby to zrobić, przejdź do spotkania w sekcji "Ja" -> Przegląd, wybierz spotkanie, które chcesz przełożyć. Następnie w menu z trzema kropkami wybierz opcję "Edytuj" i wprowadź niezbędne zmiany.
⚠️ Pamiętaj, że ta czynność spowoduje zmianę harmonogramu tylko wybranego spotkania, podczas gdy wszystkie inne spotkania cykliczne będą kontynuowane zgodnie z warunkami ustawionymi podczas początkowej konfiguracji częstotliwości w relacji.
Udostępnione i prywatne notatki
Teraz zarówno organizator, jak i uczestnik mogą tworzyć wspólne notatki, widoczne dla obu stron.
Notatki prywatne mogą być tworzone tylko przez organizatora i są widoczne tylko dla twórcy.
Wygodny dostęp do poprzednich i nadchodzących spotkań
Zarówno organizator, jak i uczestnik mogą uzyskać dostęp do poprzednich i nadchodzących spotkań za pośrednictwem wygodnego paska bocznego. Pozwala im to zagłębić się w każde spotkanie i przejrzeć jego szczegóły i notatki.
Integracja kalendarzy dla spotkań 1:1
Jeśli integracja kalendarza Google/Microsoft jest włączona, system automatycznie zidentyfikuje odpowiednie przedziały czasowe, które działają zarówno dla organizatora, jak i uczestnika podczas planowania spotkań. Wystarczy wybrać opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Ponadto należy pamiętać, że integracja kalendarza z kalendarzami Google i Microsoft jest synchronizowana w jedną stronę. Jeśli zmiany zostaną wprowadzone do spotkania w kalendarzu Microsoft/Google, aktualizacje te nie zostaną odzwierciedlone w PeopleForce. Jeśli jednak w PeopleForce zostaną wprowadzone zmiany w spotkaniach 1:1, zostaną one zaktualizowane w kalendarzu Microsoft/Google w ciągu minuty.
FAQ
Jakie zmiany wprowadzono w odniesieniu do punktów do omówienia i elementów działań na spotkaniach 1:1?
Jakie zmiany wprowadzono w odniesieniu do punktów do omówienia i elementów działań na spotkaniach 1:1?
Punkty rozmów nie będą już przenoszone między spotkaniami 1:1, ale elementy działań będą nadal przenoszone.
Czy można edytować relacje i częstotliwość spotkań 1-1?
Czy można edytować relacje i częstotliwość spotkań 1-1?
Tak, możliwa jest edycja relacji i zmiana częstotliwości spotkań 1-1. Organizatorzy mogą edytować tylko relacje.
Co się stanie, jeśli spotkanie 1-1 zostanie odwołane?
Co się stanie, jeśli spotkanie 1-1 zostanie odwołane?
Odwołane spotkanie zostanie wyświetlone w systemie jako odwołane.
Kto może anulować spotkania?
Kto może anulować spotkania?
Spotkanie może zostać anulowane przez organizatora. Aby anulować spotkanie, przejdź do samego spotkania i wybierz opcję Anuluj z menu z trzema kropkami.
Czy można usunąć spotkanie 1-1?
Czy można usunąć spotkanie 1-1?
Tak, możliwe jest usunięcie spotkania przez organizatora. Takie spotkanie zostanie jednak całkowicie usunięte ze wszystkich ofert.
Jak można uzyskać dostęp do poprzednich spotkań?
Jak można uzyskać dostęp do poprzednich spotkań?
Dostęp do poprzednich spotkań można uzyskać na pasku bocznym.
Kto może konfigurować relacje?
Kto może konfigurować relacje?
Wszyscy pracownicy z uprawnieniami do planowania spotkań 1:1 z pracownikami.