Cykliczne spotkania 1:1 w PeopleForce pomagają budować zaufanie i przejrzystą komunikację z pracownikami. Ta funkcja jest dostępna wyłącznie dla użytkowników modułu Perform.
Każde spotkanie 1:1 w PeopleForce jest częścią relacji między organizatorem a uczestnikiem. Dotyczy to zarówno spotkań cyklicznych, jak i ad hoc. Nie można zaplanować spotkania 1:1 bez relacji, dlatego jej utworzenie jest zawsze pierwszym krokiem.
Czym są powtarzające się spotkania 1:1?
Dzięki cyklicznym spotkaniom 1:1 menedżerowie mogą planować regularne rozmowy z członkami zespołu, dostosowywać ich częstotliwość i czas trwania oraz łatwo udostępniać notatki – wszystko w PeopleForce. Spotkania te można wykorzystywać do przekazywania informacji zwrotnej, rozmów o wynagrodzeniu oraz cotygodniowych lub comiesięcznych podsumowań. Wszystkie są uporządkowane w jednolitych wątkach zwanych „relacjami”.
Czym jest zakładka Relacje spotkań?
Zakładka Relacje spotkań w Efektywność > Spotkania 1:1 zapewnia szybki dostęp do wszystkich Twoich relacji 1:1. Pracownicy widzą swoje relacje w zakładce Moje, menedżerowie widzą spotkania 1:1 swojego zespołu w zakładce Zespół, a administratorzy i osoby z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami 1:1 w całej organizacji widzą wszystkie spotkania 1:1 w zakładce Organizacja. Spotkania każdego pracownika są pogrupowane, co daje przejrzystą oś czasu minionych i nadchodzących rozmów.
Filtruj według pracownika lub organizatora, aby szybko znaleźć ustawione relacje i zobaczyć ostatnie lub nadchodzące spotkanie między organizatorem a pracownikiem w danej relacji.
Ustawianie relacji
⚠️ Relacje mogą ustawiać wszyscy pracownicy, którzy w uprawnieniach swojej roli mają uprawnienie Umawianie się na spotkania 1:1.
Organizowanie spotkań 1:1 jeszcze nigdy nie było tak proste. Zanim jednak zaczniesz planować, należy ustawić relację między organizatorem a uczestnikiem. Każda para osób może mieć tylko jedną częstotliwość spotkań.
Pracownicy mogą ustawiać relacje w Efektywność > Spotkania 1:1 > Relacje spotkań > + Nowe spotkanie 1:1 lub za pomocą przycisku Skróty > Spotkanie 1:1.
W wyskakującym oknie Stwórz relację spotkań 1:1 wybierz pracownika w polu Użytkownik, a następnie w polu Częstotliwość ustaw częstotliwość cyklicznych spotkań zgodnie ze swoim harmonogramem: Tygodniowo lub Co miesiąc. Następnie wybierz Czas trwania spotkania. Aby planować wyłącznie spotkania ad hoc, wybierz Planowane ręcznie (nie powtarza się).
Przykład spotkania cotygodniowego.
Przykład spotkania cotygodniowego.
Jeśli wybierzesz Tygodniowo, w polu Powtarza się co określ częstotliwość spotkań 1:1. Na przykład wartość 1 oznacza spotkanie co tydzień, a wartość 2 – co dwa tygodnie, w wybranym dniu i o wybranej godzinie.
Przykład comiesięcznego wystąpienia.
Przykład comiesięcznego wystąpienia.
Jeśli wybierzesz Co miesiąc, w polu Powtarza się co określ częstotliwość spotkań 1:1. Na przykład wartość 1 z datą rozpoczęcia 01.03.2024 (pierwszy piątek miesiąca) oznacza spotkanie w pierwszy piątek każdego kolejnego miesiąca. Wartość 2 oznacza spotkanie co dwa miesiące w pierwszy piątek miesiąca.
3. Jeśli włączona jest integracja z Kalendarzem Google lub Microsoft, system automatycznie znajdzie przedziały czasowe odpowiednie dla organizatora i uczestnika. Wystarczy wybrać najbardziej odpowiedni.
4. Opcjonalnie wybierz domyślny Szablon spotkania 1:1. Wybrany szablon zostanie zastosowany do wszystkich nowo tworzonych spotkań 1:1 z tym użytkownikiem. Szablon możesz wyświetlić lub edytować po zaplanowaniu spotkania.
Jeśli relacja już istnieje i spróbujesz ją ustawić ponownie, system wyświetli w wyskakującym oknie komunikat Relacja z użytkownikiem już istnieje. Możesz wtedy przejść do nadchodzącego spotkania lub kliknąć Zaplanuj spotkanie 1:1 ad hoc.
Pracownicy mogą planować spotkania ad hoc poza cyklicznym harmonogramem, np. gdy pracownik musi spotkać się z przełożonym w przyszłym tygodniu, aby omówić ważną sprawę. Więcej przeczytasz w artykule.
Edytowanie relacji 1:1
Aby zmienić częstotliwość lub inne ustawienia spotkania 1:1, przejdź do relacji, którą chcesz edytować. Otwórz menu z trzema kropkami obok Ukryj prywatne elementy, wybierz Edytuj relację i wprowadź zmiany w wyskakującym oknie.
Aby usunąć relację wraz ze wszystkimi spotkaniami, wybierz Usuń relację w tym samym menu.
⚠️ Relację mogą edytować tylko organizatorzy, administratorzy i osoby z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami 1:1 w całej organizacji.
Zmiana terminu spotkania cyklicznego
Zarówno organizator, jak i uczestnik mogą zmienić termin spotkania cyklicznego. W tym celu przejdź do Efektywność > Spotkania 1:1 > Moje i wybierz spotkanie, którego termin chcesz zmienić. Następnie w menu z trzema kropkami spotkania (obok Udostępnij) wybierz Edytuj i wprowadź zmiany.
⚠️ Pamiętaj, że zmieni to termin tylko wybranego spotkania – pozostałe spotkania cykliczne odbędą się zgodnie z częstotliwością ustawioną w relacji.
Notatki wspólne i prywatne
Zarówno organizator, jak i uczestnik mogą tworzyć wspólne notatki widoczne dla obu stron.
Prywatne notatki może tworzyć tylko organizator i są widoczne wyłącznie dla ich autora. Aby ukryć prywatne elementy, np. podczas udostępniania ekranu lub drukowania, włącz Ukryj prywatne elementy.
Wygodny dostęp do poprzednich i nadchodzących spotkań
Organizator i uczestnik mogą przechodzić do minionych i nadchodzących spotkań za pomocą strzałek obok daty spotkania lub kliknąć ikonę historii, aby otworzyć pasek boczny Spotkania 1:1. Dzięki temu mogą przejrzeć szczegóły i notatki z każdego spotkania.
Integracja kalendarzy dla spotkań 1:1
Jeśli włączona jest integracja z Kalendarzem Google lub Microsoft, system podczas planowania spotkań automatycznie znajdzie przedziały czasowe odpowiednie dla organizatora i uczestnika. Wystarczy wybrać najbardziej odpowiednią opcję.
Synchronizacja z kalendarzami Google i Microsoft działa jednokierunkowo. Zmiany wprowadzone w spotkaniu w kalendarzu Microsoft/Google nie zostaną odzwierciedlone w PeopleForce. Natomiast zmiany w spotkaniach 1:1 wprowadzone w PeopleForce zostaną zaktualizowane w kalendarzu Microsoft/Google w ciągu minuty.
FAQ
Czy można edytować relacje i częstotliwość spotkań 1-1?
Czy można edytować relacje i częstotliwość spotkań 1-1?
Tak, można edytować relację i zmienić częstotliwość spotkań 1:1. Relację mogą edytować tylko organizatorzy, administratorzy i osoby z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami 1:1 w całej organizacji.
Co się stanie, jeśli spotkanie 1-1 zostanie odwołane?
Co się stanie, jeśli spotkanie 1-1 zostanie odwołane?
Anulowane spotkanie będzie widoczne w systemie jako anulowane.
Kto może anulować spotkania?
Kto może anulować spotkania?
Spotkanie mogą anulować organizator, administratorzy i osoby z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami 1:1 w całej organizacji. Aby to zrobić, przejdź do spotkania i wybierz Anuluj spotkanie 1:1 w menu z trzema kropkami.
Czy można usunąć spotkanie 1-1?
Czy można usunąć spotkanie 1-1?
Tak, organizator, administratorzy i osoby z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami 1:1 w całej organizacji mogą usunąć spotkanie za pomocą opcji Usuń spotkanie 1:1. Takie spotkanie zostanie jednak całkowicie usunięte ze wszystkich list.
Jak można uzyskać dostęp do poprzednich spotkań?
Jak można uzyskać dostęp do poprzednich spotkań?
W pasku bocznym Spotkania 1:1, który otwiera się po kliknięciu ikony historii na stronie spotkania.
Kto może konfigurować relacje?
Kto może konfigurować relacje?
Wszyscy pracownicy z uprawnieniem Umawianie się na spotkania 1:1.