W tym artykule przedstawiamy praktyczne sposoby nawigacji i wykorzystania schematu organizacyjnego firmy. Dowiesz się, jak przeglądać informacje o pracownikach i stanowiskach oraz lepiej zrozumieć hierarchię w organizacji. Poznasz także metody stosowania filtrów, które ułatwią wizualizację danych oraz dowiesz się, jak eksportować schemat organizacyjny.
Dostęp do schematu organizacyjnego
Dostęp do schematu organizacyjnego
Aby uzyskać dostęp do schematu organizacyjnego, przejdź z menu po lewej stronie do sekcji "Pracownicy" i wybierz opcję "Struktura organizacji". Na górze pojawi się dyrektor generalny lub szef organizacji, a następnie bezpośredni podwładni. Kliknięcie nazwiska pracownika przekierowuje do jego profilu. Pod wizerunkiem każdej osoby znajduje się liczba bezpośrednich podwładnych i łączna liczba podwładnych.
Struktura organizacyjna w systemie może być budowana na dwa sposoby – przez pracowników i przez działy.
Schemat organizacyjny według pracowników
Schemat organizacyjny według pracowników
Ta struktura opiera się na relacji podporządkowania między pracownikami.
Automatyczne tworzenie: Jeśli dodasz pracowników za pomocą importu, struktura zostanie automatycznie utworzona na podstawie danych z kolumny
reporting_to_employee_id.Ręczne tworzenie: W przypadku ręcznego dodawania pracowników struktura jest tworzona na podstawie informacji o przełożonym określonych dla każdego pracownika.
📌 Ważne! System nie przewiduje podwójnego podporządkowania. Każdy pracownik może mieć tylko jednego bezpośredniego przełożonego.
Kliknij pod stanowiskiem pracownika, aby wyświetlić jego bezpośrednich i wszystkich podwładnych. Kliknij ponownie, aby zwinąć dane.
Znajdowanie określonego pracownika
Aby znaleźć konkretnego pracownika w schemacie organizacyjnym, użyj paska wyszukiwania. W tym miejscu można wpisać imię i nazwisko pracownika lub kliknąć strzałkę i wybrać go z listy rozwijanej.
Schemat organizacyjny według działów
Schemat organizacyjny według działów
Karta schematu organizacyjnego "Działy" zawiera przegląd wszystkich działów w firmie. U góry znajduje się nazwa organizacji i łączna liczba pracowników. Bezpośrednie działy są wymienione poniżej, a kliknięcie liczby pracowników przekierowuje do listy pracowników odpowiedniego działu. Jeśli został on wyznaczony przełożony działu, jego zdjęcie będzie wyświetlane pod nazwą działu.
Aby wyświetlić pełną listę osób w tym dziale, kliknij wyświetloną liczbę pracowników.
Korzystanie z filtrów opartych na działach
Aby filtrować dane według działu, użyj odpowiedniego pola w celu wybrania określonego działu.
Jak utworzyć strukturę działu?
Jak utworzyć strukturę działu?
Przejdź do zakładki "Ustawienia" > "Główne" > "Działy".
Kliknij "+ Dodaj" w prawym górnym rogu.
Wprowadź nazwę działu, wybierz dział nadrzędny i przypisz przełożonego.
Jeden pracownik może należeć tylko do jednego działu.
Jeden pracownik może być jednocześnie przełożonym w kilku działach.
4. Po zapisaniu dział podrzędny pojawi się pod działem nadrzędnym.
Po zakończeniu wprowadzania ustawień sprawdzisz strukturę wyświetlaną na karcie "Pracownicy" > "Struktura organizacji" > "Działy".
Relacje między schematami organizacyjnymi
Relacje między schematami organizacyjnymi
Struktury organizacyjne według pracownika i według działu nie są ze sobą powiązane. Na przykład, jeśli pracownik jest przypisany do działu z określonym przełożonym, nie oznacza to, że ten przełożony będzie jego bezpośrednim przełożonym w strukturze pracowników.
Zespoły i działy nie wpływają na żadną ze struktur organizacyjnych. Zapewniają one jedynie dodatkową możliwość organizowania pracowników w projekty, zespoły itp.
Eksportowanie schematu organizacyjnego według pracowników
Eksportowanie schematu organizacyjnego według pracowników
Aby wyeksportować schemat organizacyjny, kliknij przycisk "Eksportuj" w prawym górnym rogu ekranu i wybierz opcję Eksportuj do PDF. Pamiętaj, że ostateczny dokument będzie odzwierciedlał bieżące ustawienia widoku. Przykładowo, jeśli użyjesz dowolnych filtrów, a na schemacie organizacyjnym widoczny będzie tylko dyrektor generalny i jego bezpośredni podwładni, pobrany plik PDF będzie odzwierciedlał ten konkretny widok.
Wyświetlanie i pobieranie anonimowego schematu organizacyjnego
Wyświetlanie i pobieranie anonimowego schematu organizacyjnego
Aby chronić swoich pracowników, możesz anonimizować informacje o nich podczas eksportowania i przeglądania schematu organizacyjnego przez osoby trzecie. Możesz wybrać, które konkretne dane będą wyświetlane w dokumencie schematu organizacyjnego i ukryć awatary.
Zmienianie działu i przełożonego pracownika
Zmienianie działu i przełożonego pracownika
W profilu pracownika można zmienić dział, do którego został przypisany lub jego bezpośredniego przełożonego. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do profilu pracownika i otwórz kartę "Praca".
Rozwiń tabelę historii stanowisk pracownika (użyj przycisku znajdującego się po lewej stronie, obok "+ Dodaj"), a następnie kliknij menu z trzema kropkami i wybierz opcję "Edytuj".
Edytuj wymagane dane. Zmiany te będą obowiązywać od daty zatrudnienia.
4. Jeśli chcesz zaktualizować zmiany dotyczące działu lub na stanowiska przełożonego, które miały miejsce podczas zatrudnienia pracownika, kliknij przycisk "+ Dodaj", wprowadź nowe informacje i wybierz datę, od której zmiany będą obowiązywać.
Po zapisaniu zmian system automatycznie zaktualizuje historię wszystkich zmian związanych z następującymi elementami:
przełożony,
poziom stanowiska,
dział,
pion.
Takie rozwiązanie ułatwi Ci śledzenie zmian w danych pracownika.