W procesach PeopleForce dostępne są akcje Prześlij dokument i Poproś o podpis elektroniczny. Umożliwiają one automatyczne kierowanie standardowych plików do podpisania bezpośrednio w ramach danego procesu. Najlepiej sprawdzają się w przypadku materiałów identycznych dla wszystkich pracowników, na przykład umów czy kontraktów, które mają taki sam tekst i nie wymagają personalizacji, tj. dodawania imion ani innych danych.
⚠️ Podpis elektroniczny dostępny w pakiecie Professional.
Takie akcje są szczególnie przydatne podczas onboardingu, w obszarze compliance, przy aktualizacjach polityk oraz w innych powtarzalnych sytuacjach, gdy członkowie zespołu muszą zatwierdzić ten sam dokument. Dzięki temu podpisy są składane na czas, nie trzeba wysyłać ręcznych przypomnień, a wszystkie pliki trafiają automatycznie do odpowiednich miejsc.
Po skonfigurowaniu zdarzenia wyzwalającego (triggera), kolejnym krokiem jest dodanie akcji do wykonania. Jedna z dostępnych opcji to:
Utwórz zadanie: Zdefiniuj konkretne zadania, które muszą zostać wykonane w ramach procesu.
Poproś o formularz – wyślij prośbę o wypełnienie formularza, np. w celu zebrania danych osobowych, aktualizacji informacji w profilu lub złożenia wniosku o zmianę.
Wyślij wiadomość e-mail: Zautomatyzuj proces wysyłania wiadomości e-mail do odpowiednich osób lub grup pracowników.
Wyślij list powitalny: Automatycznie wyślij zaproszenie do systemu.
Generuj dokument: Skonfiguruj system do generowania określonych dokumentów, takich jak listy ofert, umowy lub raporty.
Przesyłij dokument: Przesyłaj dokumenty jednakowe dla wszystkich pracowników (np. NDA, polityki) i zautomatyzuj ich podpisywanie.
Wyślij webhook: Integracja z zewnętrznymi aplikacjami lub usługami poprzez wysyłanie powiadomień webhook.
Wyzwalanie procesu: Zautomatyzuj aktywację przepływu pracy w ramach istniejących procesów.
Akcja Google Workspace: Zautomatyzuj tworzenie lub usuwanie Google Workspace dla nowo zatrudnionych lub zwolnionych pracowników.
Jak przesłać dokument i poprosić o podpis elektroniczny
Jak przesłać dokument i poprosić o podpis elektroniczny
Przejdź do zakładki Procesy, a następnie kliknij + Nowy proces, aby utworzyć nowy lub edytować istniejący.
Jeśli tworzysz nowy proces, wpisz jego nazwę i opis oraz ustaw sposób uruchomienia.
Kliknij ikonę „+” pod sposobem uruchomienia i wybierz Prześlij dokument.
Podaj nazwę dokumentu.
Wybierz folder dokumentów, w którym plik ma być zapisany w profilu użytkownika.
Kliknij Prześlij dokument. Ta akcja jest przeznaczona dla dokumentów, które nie wymagają personalizacji.
Włącz opcję Poproś o podpis elektroniczny, aby uruchomić proces podpisywania na tym etapie procesu.
Wybierz dostawcę podpisu.
Określ typ podpisu (jeśli dotyczy):
Prosty podpis elektroniczny – odpowiedni dla większości dokumentów biznesowych, umożliwia bezpieczną zgodę cyfrową.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – zapewnia najwyższy poziom ważności prawnej i na terenie UE jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Polecany do umów o dużej wartości i oficjalnych transakcji.
Zaawansowany podpis elektroniczny – oferuje wyższy poziom bezpieczeństwa i weryfikacji tożsamości niż podpis zwykły. Sprawdza się w przypadku wewnętrznych dokumentów HR, umów i plików związanych z compliance.
W razie potrzeby dodaj dodatkowych sygnatariuszy.
Zapisz akcję, aby dodać ją do procesu.
