Cómo trabajar con plantillas de preguntas

Antes de realizar un ciclo de revisión, debe preparar plantillas con preguntas. Debe tener el permiso correspondiente para trabajar con plantillas.

Acceso a las plantillas de preguntas

Para acceder a las plantillas de preguntas, vaya a Desempeño > Evaluaciones > Gestionar plantillas. Aquí puede añadir plantillas para diferentes ocasiones y gestionarlas fácilmente.

En la columna "Usado en ciclos", puedes ver en cuántos ciclos de evaluación se utiliza cada plantilla. Al hacer clic en ese número, se abre una lista de todos los ciclos de evaluación donde se aplica la plantilla seleccionada. Esto te ayuda a verificar rápidamente si una plantilla está en uso antes de editarla o hacer cambios.

Plantillas de preguntas

La plataforma dispone de tres tipos de plantillas que pueden combinarse en el ciclo de revisión:

Plantilla de preguntas autoevaluación y manager se utiliza cuando las mismas preguntas deben mostrarse tanto al empleado (autoevaluación) como al gerente. Esta es la opción predeterminada si los formularios del empleado y del gerente son idénticos.

Plantilla de preguntas para empleado se utiliza para preguntas que solo debe responder el empleado en su formulario de autoevaluación. Estas preguntas no se muestran al gerente. Es útil cuando deseas que el empleado proporcione reflexiones adicionales que el gerente no necesita evaluar.
Plantilla de preguntas para gerente se utiliza para preguntas que solo debe responder el gerente. Estas preguntas no se muestran en la autoevaluación del empleado. Es útil cuando se requieren elementos de evaluación solo por parte del gerente (por ejemplo, sobre el potencial, preparación para promoción o contexto del equipo).
Plantilla de evaluación privada del manager es opcional, ya que es necesaria para realizar preguntas confidenciales adicionales al gestor. Sólo los gestores y los usuarios que pueden crear y gestionar revisiones pueden acceder a esta parte durante el ciclo de revisión.
Plantilla de preguntas generales puede utilizarse en todos los demás casos, como las revisiones inter pares o ascendentes. Esta plantilla también es obligatoria para una revisión 360.

Tipos de preguntas para la evaluación de los empleados

Puede rellenar cada plantilla con un número ilimitado de preguntas. El sistema ofrece cuatro tipos de preguntas: de texto, de calificación, de sí/no y de competencia. Cada tipo tiene sus propias características y finalidad.

Las preguntas de texto deben utilizarse para preguntas abiertas si espera una respuesta detallada.

Las preguntas de calificación son útiles cuando las respuestas pueden presentarse utilizando una escala. Estas preguntas cuantifican las opiniones o el rendimiento. Debe introducir una pregunta y proporcionar opciones que representen diferentes niveles de puntuación. La valoración comienza desde la opción más baja (1 punto) en la parte superior de la lista hasta la de mayor puntuación en la parte inferior. Por defecto, la plataforma espera 5 opciones de respuesta, pero puedes reducirlas a 3 haciendo clic en el botón 'X' situado junto a la etiqueta. También puedes aumentar el número de opciones a 7 utilizando el botón '+ Añadir etiqueta'.

Cada etiqueta puede tener una descripción con una explicación o marcadores para ayudar a los revisores a entender claramente la clasificación.

Si necesita algunos comentarios sobre la respuesta, habilite la sección correspondiente. Si es necesario, puede marcar los comentarios como obligatorios, y será imposible continuar sin añadir algunos detalles a la respuesta.

Las preguntas Sí/No son perfectas para preguntas o afirmaciones breves y directas para que los empleados estén de acuerdo o no.

Las preguntas de competencia son similares a las de calificación, ya que también tienen una pregunta o afirmación que evaluar y opciones presentadas en forma de escala (de la más baja a la más alta). La única diferencia es que estas preguntas se refieren a la competencia que debe seleccionar de la lista de las preañadidas. Consulte Creación de competencias en el sistema para saber cómo añadir competencias.

💡Recuerde que las competencias pueden aplicarse no a todos los empleados, sino a varios. Cuando se utiliza una plantilla con una competencia para revisar a un empleado para el que esta competencia no es aplicable, la plataforma omite esta pregunta de competencia para ellos. Por lo tanto, asegúrese de que las competencias requeridas se aplican a todos los empleados o a los empleados pertinentes.

Al igual que con las preguntas de valoración, aquí también puede ajustar el número de etiquetas de la escala, habilitar los commenеs y hacerlos obligatorios.

Además, puedes habilitar la opción "No se puede calificar". Esta función permite a los evaluadores indicar cuando no tienen suficiente información para evaluar una competencia específica y no pueden seleccionar una respuesta en la escala.

📌 Ejemplo: Si un evaluador tuvo una interacción limitada con un empleado en relación con una competencia específica, puede marcar esta opción en lugar de hacer una evaluación inexacta.

💡 Las respuestas marcadas como "No puede calificar" se consideran ausentes y se excluyen de las calificaciones generales. Esto garantiza que los datos sean transparentes y confiables.

Cómo añadir una nueva plantilla de pregunta

Puede crear tantas plantillas como necesite para diferentes propósitos, para ello realice los siguientes pasos:

Vaya a Desempeño > Evaluaciones > Gestionar plantillas.
Haga clic en + Nueva plantilla de pregunta.
Introduzca el nombre de la plantilla.
Seleccione el tipo de plantilla en función del ámbito de uso: Plantilla de preguntas para uno mismo y el gerente, Plantilla de evaluación para gerentes privados o Plantilla de preguntas generales.
Haga clic en + Añadir pregunta y seleccione el tipo que desea añadir.
Introduzca una pregunta y, si es necesario, las opciones de respuesta.
Puede marcar la pregunta como obligatoria, haciendo que sea imposible continuar sin responder.
En el texto de la pregunta puedes utilizar formato básico (negrita, cursiva, subrayado, viñetas, enlaces) y añadir variables de nombre o nombre completo, que se reemplazarán automáticamente por los datos del empleado evaluado. Esto hace que las preguntas sean más claras y personalizadas.
Guarda la pregunta cuando esté lista.
Repite los pasos del 5 al 9 para añadir tantas preguntas como necesites.
Guarde la plantilla cuando haya terminado.

ℹ️ Puede editar cada pregunta de la plantilla haciendo clic en los 3 puntos que aparecen junto a ella.

Edición de plantillas

Haga clic en los 3 puntos situados junto a la plantilla para copiarla, eliminarla o editar su nombre. Sólo puede editar el contenido de las plantillas si no están en uso.

as acciones disponibles dependen de si la plantilla ya se está utilizando en ciclos de evaluación.

Si una plantilla no se usa en ningún ciclo de evaluación, puedes editar todas sus partes:

agregar, eliminar o reordenar preguntas
cambiar los tipos de preguntas
modificar la configuración de las escalas, incluyendo agregar o quitar etiquetas

Si una plantilla ya se utiliza en uno o más ciclos de evaluación, algunos campos estarán bloqueados para mantener la coherencia de las evaluaciones existentes. En las plantillas en uso, puedes editar:

el nombre de la plantilla
el orden de las preguntas
el título y la descripción de una pregunta
la configuración de comentarios (activado/desactivado)
los nombres y descripciones de las etiquetas en las escalas

No puedes:

agregar o eliminar preguntas en una plantilla ya utilizada en ciclos de evaluación
cambiar el tipo de pregunta
agregar o eliminar etiquetas de una escala