Jedną z dostępnych akcji w procesach PeopleForce jest "Poproś o formularz". Umożliwia ona automatyzację zbierania uporządkowanych informacji od pracowników lub przełożonych poprzez przypisanie formularza bezpośrednio w procesie.
To rozwiązanie szczególnie przydatne w onboardingu, przydziale sprzętu, zmianach wewnętrznych lub innych niestandardowych procesach, które chcesz usprawnić.
Po skonfigurowaniu zdarzenia wyzwalającego (triggera), kolejnym krokiem jest dodanie akcji do wykonania. Jedna z dostępnych opcji to:
Utwórz zadanie: Zdefiniuj konkretne zadania, które muszą zostać wykonane w ramach procesu.
Poproś o formularz – wyślij prośbę o wypełnienie formularza, np. w celu zebrania danych osobowych, aktualizacji informacji w profilu lub złożenia wniosku o zmianę.
Wyślij wiadomość e-mail: Zautomatyzuj proces wysyłania wiadomości e-mail do odpowiednich osób lub grup pracowników.
Wyślij list powitalny: Automatycznie wyślij zaproszenie do systemu.
Generuj dokument: Skonfiguruj system do generowania określonych dokumentów, takich jak listy ofert, umowy lub raporty.
Wyślij webhook: Integracja z zewnętrznymi aplikacjami lub usługami poprzez wysyłanie powiadomień webhook.
Wyzwalanie procesu: Zautomatyzuj aktywację przepływu pracy w ramach istniejących procesów.
Akcja Google Workspace: Zautomatyzuj tworzenie lub usuwanie Google Workspace dla nowo zatrudnionych lub zwolnionych pracowników.
Dodawanie prośby o formularz
Dodawanie prośby o formularz
Przejdź do zakładki "Procesy", a następnie kliknij "+ Proces", aby utworzyć nowy lub edytować istniejący.
Jeśli tworzysz nowy proces, wprowadź jego nazwę i opis, a następnie ustaw zdarzenie wyzwalające (trigger).
Kliknij ikonę "+" pod zdarzeniem uruchamiającym i wybierz opcję "Poproś o formularz".
Wybierz formularz, który użytkownicy mają wypełnić. Każdy typ formularza służy innym celom:
Formularze zmian danych pracownika – używane przez przełożonych do wnioskowania o zmiany w zakresie stanowiska, wynagrodzenia lub warunków pracy.
Formularze samoobsługowe – umożliwiają użytkownikom samodzielną aktualizację danych osobowych, takich jak dane kontaktowe czy informacje awaryjne.
Formularze niestandardowe – tworzone na potrzeby firmy, np. w celu zebrania preferencji sprzętowych, potwierdzenia zapoznania się z politykami firmowymi czy pozyskania feedbacku.
Ustaw "Wymagana liczba dni", aby określić czas na przesłanie formularza (np. „1 dzień” oznacza, że odbiorca ma jeden dzień na jego wypełnienie).
W polu Odbiorca wskaż, kto powinien otrzymać formularz:
Przełożony użytkownika przypisanego – bezpośredni przełożony użytkownika, dla którego uruchomiono proces.
Określony użytkownik – ręcznie wybierz dowolnego użytkownika.
Użytkownik referencyjny do użytkownika przypisanego – wybierz osobę powiązaną z użytkownikiem za pomocą niestandardowego pola w jego profilu (np. opiekun HR).
Kliknij "Zapisz", aby zakończyć konfigurację tej akcji.
Dostarczanie i wypełnianie formularza
Dostarczanie i wypełnianie formularza
Po uruchomieniu procesu wybrany formularz zostanie automatycznie przypisany do wskazanego odbiorcy. Otrzyma on powiadomienie w systemie oraz wiadomość e-mail.
Formularz można wypełnić z poziomu listy zadań do zrobienia lub w zakładce "Wnioski".
Jeśli formularz wymaga zatwierdzenia, po jego przesłaniu zostanie uruchomiona standardowa ścieżka akceptacji.