Цей імпорт додає кандидатів, які вже є в PeopleForce, на вакансії — одразу на потрібний етап, без переміщення кожного вручну. Так само можна перенести воронку з іншої системи з усіма кандидатами на своїх місцях.
Перед початком
Спочатку імпортуйте вакансії та кандидатів. Цей імпорт лише пов'язує наявних кандидатів із наявними вакансіями, тож і ті, й інші мають уже бути в PeopleForce. Спершу імпортуйте вакансії, потім кандидатів, а цей імпорт запускайте останнім.
Підготуйте ID вакансій. Вакансія визначається за її ID, а не за назвою. ID видно на сторінці самої вакансії: відкрийте її в розділі Рекрутинг → Вакансії.
Створіть причини відмови заздалегідь, якщо хочете відхилити кандидатів у тому ж файлі. Імпорт шукає причини за назвою і ніколи не створює нових.
Підготуйте файл
Завантажте шаблон і використовуйте його як зразок. Підтримуються файли .csv, .xls та .xlsx.
Заповніть один рядок на кожну пару «кандидат — вакансія»:
Стовпець | Що вказати |
Внутрішній ID кандидата / Зовнішній ID / Електронна пошта | Обов’язково. Електронна пошта кандидата, його ID у PeopleForce або зовнішній ID |
ID вакансії/Зовнішній ID | Обов’язково. ID вакансії в PeopleForce або зовнішній ID |
Назва етапу вакансії | Етап, на якому має бути кандидат, наприклад Screening, Interview або Offer. Він має існувати у воронці цієї вакансії. |
Подано | Дата, коли кандидат подав заявку |
Відмовлено | Дата відмови кандидату |
Причини відмови | Причина з вашого списку причин відмови |
💡 Назвіть перші два стовпці Candidate email і Vacancy ID. Інакше вони не зіставляться автоматично, і їх доведеться зіставити вручну.
Відмова кандидатам у тому ж файлі
Щоб відхилити кандидата, заповніть стовпець Причини відмови. Кандидата буде поставлено на вказаний етап і відхилено на ньому.
⚠️ Відмову спричиняє саме причина, а не дата. Якщо поле Відмовлено заповнене, а причина порожня або не збігається з жодною у вашому списку, кандидата буде імпортовано як звичайну заявку без відмови. Помилка при цьому не записується. Якщо вказати причину без дати, відмова буде зафіксована на момент імпорту.
Імпортуйте файл
1. Перейдіть у Налаштування → Імпорт і виберіть Заявки кандидатів.
2. Завантажте файл і натисніть Далі.
3. Перевірте, що кожен стовпець зіставлено з правильним полем. Відсутні зіставте вручну. Продовжити можна лише тоді, коли обидва обов’язкові стовпці зіставлено. Натисніть Далі.
4. Перегляньте попередній перегляд. Значення, які не збігаються ні з чим у PeopleForce, виділено червоним. Зверніть особливу увагу на:
Кандидат або вакансія червоним: ці рядки не імпортуються.
Назва етапу червоним: такого етапу немає у воронці цієї вакансії (див. нижче).
Причина відмови червоним: кандидата не буде відхилено.
5. Натисніть Імпорт.
Що відбувається з кожним рядком
Кандидат, якого ще немає на вакансії, отримує нову заявку на вказаному етапі.
Кандидата, який уже є на вакансії, буде переміщено на вказаний етап, а не додано повторно. Поле Подано ігнорується, бо заявка вже має дату.
Якщо назва етапу не збігається, нова заявка потрапляє на етап Applied, а наявна залишається на місці. Рядок не вважається помилковим, тому перевіряйте червоні клітинки етапів у попередньому перегляді.
⚠️ Автоматизації та сповіщення не запускаються. Листи, завдання й теги етапів не спрацьовують, як і листи з відмовою, прив’язані до причин відмови. Відповідальний за найм також не отримує сповіщень про нових кандидатів. Це зручно, щоб переміщувати багато людей без розсилки листів, але автоматичні повідомлення не надсилатимуться.
💡 Корисно знати
Кандидатів можна додавати на будь-яку вакансію, зокрема чернетки, закриті та архівовані.
Імпорт ніколи не повертає відхилених кандидатів. Кандидат, якому вже відмовлено, залишиться відхиленим.
Імпорт не може видалити кандидата з вакансії.
Історія імпортів
Перейдіть у Налаштування → Імпорт і відкрийте вкладку Історія.
У таблиці показано всі ваші імпорти: назву файлу, тип імпорту, хто й коли його завантажив, статус і загальну кількість записів.
Натисніть ⋯ біля імпорту та виберіть:
Завантажити — щоб отримати файл, який було імпортовано
Переглянути журнали — щоб побачити, які записи імпортовано чи оновлено, а також докладні повідомлення про помилки
У журналі замість імені кандидата показано ID заявки, тож звіряйте його з номерами рядків у вашому файлі.
💡 Якщо частину рядків не імпортовано, відкрийте журнали, виправте помилки у файлі та імпортуйте його ще раз.