🚀 Цей реліз містить широкий спектр вдосконалень у Core HR, Perform та Time, які допоможуть вам керувати HR-процесами з більшим контролем, безпекою та ефективністю. Від більш гнучких налаштувань доступу та посиленого захисту документів до вдосконаленої звітності та спрощеної конфігурації - ці оновлення покликані зменшити обсяг ручної роботи, забезпечити глибший огляд активності в системі та спростити виконання повсякденних завдань як для HR-команд, так і для керівників та співробітників.
👥 Налаштування видимості користувачів у ролі «Усі люди»
Роль «Усі люди» тепер містить налаштування видимості, які дозволяють контролювати, кого користувачі можуть бачити в системі.
Ви можете вибрати:
Усі (за замовчуванням) - без змін, користувачі бачать усіх людей, як і раніше
Конкретні люди - обмежте видимість за юридичною особою, підрозділом, місцем розташування або командою.
Це допомагає гарантувати, що співробітники бачать лише тих людей, які мають до них відношення. Наприклад, регіональна команда може переглядати лише своє місцезнаходження, конфіденційні відділи можуть залишатися прихованими від інших підрозділів компанії, а менеджери можуть зосередитися на командах, з якими вони фактично працюють. Більше інформації тут.
Наразі ця функція доступна лише як функція, що вмикається окремо, поки ми продовжуємо розширювати та вдосконалювати покриття налаштувань видимості на платформі. Якщо після її ввімкнення буде помічено неочікувану поведінку видимості, будь ласка, зверніться до служби підтримки.
📋 Журнал аудиту дій перетворився на системний журнал із більш детальними даними про події
Журнал «Аудит дій» було перейменовано на «Системний журнал», і тепер він надає більш детальну інформацію про дії, виконані щодо записів співробітників. Новий стовпець «IP-адреса» допомагає визначити, звідки було виконано кожну дію, а нова кнопка «Відкрити» відображає додаткові деталі події на бічній панелі. Залежно від події, це може включати інформацію про пристрій та браузер, а також дату, користувача та співробітника, якого це стосується.
Вся ця інформація також доступна в експортованих файлах, що полегшує аналіз змін, відстеження активності користувачів та підтримку внутрішніх аудитів безпеки. Більше інформації тут.
🏖️ Вдосконалене призначення політик відсутностей
Управління політиками відсутностей тепер стало прозорішим і простішим у контролі, незалежно від того, чи призначаєте ви правило окремій особі, чи оновлюєте його масово. Оновлений інтерфейс має більш зручне оформлення, розширені можливості фільтрування та покроковий процес перевірки, який допомагає точно підтвердити, як зміни політики будуть застосовані, перш ніж їх зберегти.
При масовому виборі співробітників фільтри, такі як поточна політика відсутностей, відділ, підрозділ, команда, місцезнаходження, тип роботи та інші настроювані поля, полегшують визначення потрібної групи та переведення її до іншої політики.
При призначенні або редагуванні політики відсутностей ви можете вибрати, коли нові правила повинні набути чинності:
Дата прийняття на роботу – перераховує нарахування з дати початку роботи співробітника
Конкретна дата в минулому – застосовує політику зворотно від обраної дати
Сьогодні – негайно замінює поточну політику та перераховує сьогоднішні нарахування за новими правилами
Майбутня дата – залишає поточну політику активною до обраної дати, а потім автоматично переходить на нову
Візуальна часова шкала пояснює, як буде застосовуватися обрана політика та що станеться з існуючими залишками на основі обраної дати. Це полегшує розуміння наслідків перед підтвердженням зміни. Більше деталей тут.
🔐 Обов'язковий вхід у систему перед підписанням документів
Компанії, що працюють з конфіденційними документами, тепер можуть додати додатковий рівень безпеки до процесу електронного підписання.
Нова опція «Увійти, щоб підписати» доступна в меню «Налаштування» → «Безпека» → «Автентифікації». Якщо ця опція увімкнена, співробітники повинні увійти в PeopleForce, перш ніж вони зможуть відкрити та підписати документи, отримані електронною поштою. Це налаштування застосовується до документів, підписаних через PeopleSign. Якщо у співробітника триває процес преборингу, він може продовжувати відкривати та підписувати документи без попереднього входу в PeopleForce.
Це допомагає гарантувати, що доступ до документа матиме лише призначений підписувач. Якщо хтось інший відкриє посилання для підписання, PeopleForce перевірить його особу та заблокує доступ. Більше деталей.
🌙 Безперервні нічні зміни в модулі «Attendance»
Модуль «Attendance» тепер підтримує безперервні зміни після опівночі. Співробітники можуть реєструвати початок роботи пізно вночі та закінчення — наступного ранку, і зміна не буде автоматично розділена опівночі.
Коли зміна закінчується наступного дня, система відображає попередження та невеликий індикатор «наступний день», але все одно дозволяє зберегти запис як одну безперервну зміну.
Ця функція тепер застосовується як до ручного введення часу, так і до дій з реєстрації початку/кінця роботи.
У експортованих даних повна зміна відображається під днем, коли вона почалася, включаючи час початку та закінчення.
Удосконалена логіка призначення виключно для працюючих співробітників
Починаючи з релізу 2.42, частина об’єктів із правилами призначення в PeopleForce тепер доступна лише для співробітників зі статусом Працюючі, а не для Працюючі і Найняті одночасно.
Ця зміна стосується оголошень, опитувань, статей і категорій бази знань, календарних подій, опитувань, а також учасників циклу оцінювання. Раніше співробітники у статусі Працюючі (наприклад, під час пребордингу до офіційного старту роботи) також могли отримувати доступ або бути учасниками цих процесів. Після оновлення такі користувачі більше не будуть включатися автоматично.
Мета зміни — краще узгодити логіку доступів із реальними HR-процесами. У більшості випадків ці комунікації, ролі та процеси призначені саме для активних співробітників, а не для майбутніх працівників, які ще не розпочали роботу в компанії. Це допоможе уникнути зайвих сповіщень, випадкового доступу та ситуацій, коли люди на етапі пребордингу бачать інформацію або беруть участь у процесах, які поки не є для них актуальними.
Окрім цього, у релізі 2.42 змінено дефолтну логіку призначення для кастомних ролей, компетенцій та опитувань. Раніше під час створення таких об’єктів система автоматично призначала їх на всіх користувачів зі статусами Працюючі і Найняті. Тепер дефолтне значення встановлено на Ніхто (0 людей відповідають обраним критеріям), а адміністратор самостійно обирає аудиторію перед збереженням.
Ця зміна дає більше контролю над налаштуваннями та допомагає уникнути ситуацій, коли ролі, дозволи, компетенції або опитування випадково застосовуються до всієї компанії. Оскільки такі об’єкти зазвичай створюються для конкретних груп користувачів, нова логіка робить процес налаштування більш передбачуваним і безпечним.
🛠️ Інші оновлення
Окрім основних покращень, ми також впровадили кілька інших оновлень, щоб зробити роботу з PeopleForce ще зручнішою. Ось їх короткий огляд:
Core HR
Core HR
Ми додали новий дозвіл для Бази знань, щоб надати компаніям більш гнучкий контроль над доступом до управління контентом. Дозвіл «Створювати статті й категорії, якими з ними поділилися, та керувати ними» дозволяє користувачам створювати, редагувати та упорядковувати контент Бази знань, але лише в межах елементів, якими з ними явно поділилися. Це ідеально підходить для керівників команд, відповідальних за відділи або авторів, які відповідають за конкретні розділи Бази знань.
Ми вдосконалили роботу правил призначення в PeopleForce, замінивши завжди видимий конструктор правил простим двоступеневим вибором: «Усі» або «Конкретні люди». Це усуває зайву складність, коли фільтрування не потрібне. Якщо вибрано «Усі», цей параметр застосовується до всіх співробітників без будь-яких додаткових умов. Якщо вибрано «Конкретні люди», адміністратори можуть задати фільтри, наприклад за відділом або місцем розташування, і побачити, скільки осіб відповідає цим критеріям.
Це робить налаштування більш зрозумілим, швидким та інтуїтивним для політик, оцінок, опитувань, завдань, форм та інших функцій, пов’язаних із призначенням завдань.
Тепер у PeopleForce функція запиту електронних підписів відокремлена від більш загального дозволу «Керувати документами співробітників,» у межах компанії. Користувачі, які мають дозвіл на редагування документів у певних папках розділу «Люди», тепер можуть безпосередньо надсилати ці документи для електронного підписання. Це стосується лише тих співробітників і папок з документами, до яких вони вже мають доступ, що допомагає командам безпечно делегувати підписання документів без надання зайвих адміністративних прав.
Форми нового найму тепер підтримують поля на основі таблиць. Замість того, щоб додавати кожне поле по одному, ви можете вибрати таблиці «Посада», «Робота» або власні таблиці та вибрати, які поля включити у форму, що робить налаштування швидшим та більш узгодженим з іншими формами в PeopleForce.
Системний пошук тепер підтримує часткові збіги у багатоскладових іменах, що дозволяє користувачам знаходити співробітників незалежно від порядку введення імені та другого імені.
У профілі співробітника → «Компенсація» → «Додаткова компенсація» існуюча таблиця була розділена на дві окремі таблиці залежно від типу виплат. Одна таблиця показує лише одноразові виплати без піктограм статусу. Позиції сортуються за датою, починаючи з найновіших. Друга таблиця показує періодичні фіксовані виплати та містить індикатори статусу: жовтий для майбутніх позицій, зелений для активних позицій та відсутність піктограми для історичних позицій. Позиції також сортуються за датою, починаючи з найновіших.
Тепер доступна нова опція входу за допомогою SMS, яка дозволяє співробітникам входити в систему, використовуючи свій номер телефону та 6-значний одноразовий код, надісланий у SMS-повідомленні. Цю функцію можна увімкнути в меню «Налаштування» → «Безпека» → «Автентифікації», встановивши прапорець «Увімкнути вхід через SMS на мобільному». Це забезпечує простіший і зручніший спосіб входу, особливо для співробітників, які переважно користуються мобільними пристроями.
Тепер доступна нова уніфікована інтеграція зі Slack у режимі бета-тестування. Вона об’єднує попередні інструменти Slack в один бот і дозволяє компаніям створювати власні сповіщення для конкретних каналів, команд або відділів, що допомагає зменшити кількість непотрібних сповіщень для співробітників.
У звітах про кількість персоналу тепер автоматично приховуються елементи з нульовими значеннями. Наприклад, підрозділи, офіси або категорії, в яких немає співробітників, більше не відображатимуться на діаграмах, що зробить звіти більш чіткими та зручними для сприйняття.
Поле «Інструкції» в налаштуваннях політики щодо відпусток тепер містить редактор форматованого тексту. Ви можете додавати форматований текст та активні посилання на внутрішні політики, документи щодо дотримання вимог або HR-портали, що полегшить співробітникам доступ до необхідної інформації під час подання заявок на відпустку.
Звіт «Баланс відсутностей» тепер містить стовпець «Доступний баланс», у якому відображаються залишки після застосування правил округлення, налаштованих у політиці щодо відпусток. Існуючий стовпець «Кінцевий баланс» було перейменовано на «Розрахований баланс», щоб вказати на необроблене значення, збережене в системі. Це допомагає відділам кадрів та бухгалтерії бачити ті самі округлені залишки, які бачать співробітники у своїх профілях.
Документи зі статусом «Термін дії закінчився» тепер можна повторно надіслати на підписання за допомогою нової дії «Повторити ел. підпис». Ця опція доступна як у меню документа, так і в розділі масових дій, що спрощує повторне надсилання непідписаних документів без необхідності їх видалення та повторного завантаження.
Дія «Надіслати листа» у робочих процесах тепер підтримує замінну . Це дає змогу включати системний ідентифікатор співробітника або створювати прямі посилання на профіль в автоматизованих електронних листах, що допомагає пов’язати робочі процеси PeopleForce із зовнішніми інструментами адаптації та автоматизації.
Вкладка «Мої» у розділі «Запити» тепер містить фільтри та стовпець «Поточний затверджувач». Це спрощує відстеження відповідальних за наступний етап затвердження та швидкий пошук конкретних типів запитів.
Кастомні звіти тепер підтримують налаштовані поля з таблиць «Посада» та «Робота». Це дозволяє включати власні організаційні атрибути разом із даними про співробітників в один звіт.
Perform
Perform
Нова функція «Значки» тепер доступна за запитом. Вона дозволяє адміністраторам прикріплювати до профілів співробітників візуальні значки, щоб відзначити важливі етапи та досягнення.
На сторінці «Оцінка» тепер доступний фільтр «Завершено», що полегшує пошук завершених циклів оцінювання та перегляд попередніх результатів оцінювання.
API
API
Тепер метод API «Get Employee» повертає повну ієрархію підрозділів для кожного співробітника, що полегшує розуміння їхнього точного місця в організаційній структурі.
У API для кандидатів тепер підтримується функція отримання згоди на рекрутинг у майбутньому, що відповідає вимогам GDPR.