Автоматичні процеси (воркфлоу) для подій та процесів вашої команди

Процеси (воркфлоу) — це робочий процес, який складається з послідовного ряду завдань, призначених до виконання до певної дати.

Напевно, найкращим прикладом для швидкого розуміння воркфлоу буде знайомий нам онбординг. Уявіть, що у вас є дата виходу нового співробітника на роботу, і до неї необхідно виконати цілий ряд процедур: зібрати документи, підготувати робоче місце або техніку, щоб зробити адаптацію новачка простою та зрозумілою.

Онбординг — повторюваний процес, тому що кожного разу, коли у вас зʼявляється новий співробітник, потрібно пройтися по однотипних задачах. Але що як такий процес може бути створений для інших повторюваних подій в компанії, щоб заздалегідь мати алгоритм дій та уникнути поспіху? Підготовка до днів народжень, річниць, оновлення документів, довідок, страхування тощо може бути доволі стресовою. Розписати задачі, які потрібно виконати до гарячої дати, щоб усе пройшло спокійно, і є воркфлоу.

Кожна така однотипна подія, яка час від часу стається у компанії, називається тригером.

Під час налаштування робочого процесу у вас є чотири варіанти:

Ручний - ця опція вимагає ручного запуску щоразу, коли це необхідно.

Одноразовий - заплануйте певну дату для одноразового запуску сценарію.

Атрибут працівника, пов'язаний з датою - використовуйте дати, пов'язані з працівниками, такі як перший і останній день роботи, закінчення випробувального терміну, ювілей або день народження працівника, а також кастомні поля дат працівників, щоб запустити робочий процес.

Повторюваний- нова опція планування, яка дозволяє запускати сценарій через регулярні проміжки часу: щотижня, щомісяця або щороку.

Давайте створимо воркфлоу — наприклад, для привітання з річницею роботи. Для цього потрібно знайти вкладку Воркфлоу на сайдбарі - Новий воркфлоу.

Або обрати Поле співробітника із користувацькою датою і зі спадаючого списку кастомних полів обрати необхідне, якщо подія привʼязана до специфічної дати чи поля у профілі співробітника (наприклад, Дня народження члена сімʼї).

Переходимо до вибору осіб, яких стосуватиметься воркфлоу. Наприклад, ми хочемо святкувати річниці роботи лише співробітників на повній зайнятості. Необхідно обрати цю умову в полі "Воркфлоу застосовується до".

У такому випадку воркфлоу стосуватиметься винятково співробітників на фул-таймі. Скажімо, ми хочемо ще більше звузити коло людей, чию робочу річницю хочемо відзначити. Додамо ще одну умову за вибором локації — усі співробітники на повній зайнятості, хто працює лише в певному місті.

Що як ми хочемо уточнити, що це мають бути співробітники, які були найняті на роботу до початку року? Додамо таке уточнення.

Тепер наш воркфлоу святкування робочої річниці буде спрацьовувати автоматично за 7 днів до дати річниці 9-х людей, які працюють на повній зайнятості у Києві та були найняті на роботу до 1.01.2022.

Зверніть увагу, що система автоматично рахує кількість співробітників, що відповідають обраним умовам. Таким чином, ви можете дуже і дуже детально уточнювати, кого стосуватиметься ваш воркфлоу.

Якщо у вашій команді є процеси, що налаштовуються для певних проектів, менеджерів, вибіркових співробітників з різних департаментів різних локацій, абощо, система допоможе вам виокремити саме їх, щоб допомогти спланувати алгоритм дій для певної дати саме для них.

Збережіть свій воркфлоу.

Ви можете додати залучених до воркфлоу, щоб надати певним співробітникам можливість переглядати та редагувати цей воркфлоу, не надаючи їм повного доступу до управління воркфлоу в масштабах компанії.

Щоб додати залучених, відкрийте вкладку "Воркфлоу", створіть новий воркфлоу або відредагуйте існуючий, а потім скористайтеся полем "Залучені" в налаштуваннях робочого процесу. Виберіть співробітників, яким слід надати можливість працювати з цим воркфлоу.

Залучені співробітники можуть:

Залучені співробітники не можуть:

Таке налаштування корисне, коли кілька осіб мають працювати над одним воркфлоу, але не повинні отримувати повний доступ до всіх воркфлоу у компанії.

Після створення події-тригеру переходимо до власне наповнення її задачами до виконання.

Для цього тиснемо + на полі тригеру та обираємо, що потрібно додати. Варіанти:

Задачі також можуть містити підзадачі, кожна може мати різних виконавців. Так формується дерево задач воркфлоу.

Ви можете встановити окремі умови для окремих дій воркфлоу. Це дозволяє застосовувати один воркфлоу до ширшої групи співробітників, тоді як конкретні дії в рамках цього воркфлоу застосовуються лише до тих співробітників, які відповідають додатковим критеріям.

Це корисно, коли структура воркфлоу в основному однакова, але деякі дії мають відрізнятися залежно від даних співробітників. Наприклад, ви можете використовувати єдиний робочий процес звільнення для всієї компанії, але налаштувати одне завдання для співробітників у Парижі, а інше — для співробітників у Мюнхені.

Щоб встановити умови для дії воркфлоу:

5. Використовуйте "+ Додати умову", якщо потрібно додати більше правил.

6. Перегляньте лічильник співробітників під умовами, щоб побачити, скільки співробітників відповідають вибраним критеріям. Якщо 0, то будуть застосовані умови воркфлоу/батьківської дії.

7. У полі "Коли це завдання має бути запущено" налаштуйте, коли дія має розпочатися стосовно тригера воркфлоу.
​

8. Натисніть "Зберегти".

Наприклад, ви можете використовувати один воркфлоу для звільнення співробітників у різних офісах, але створити в ньому різні дії:

Це допоможе вам уникнути створення декількох схожих воркфлоу та спростить управління одним воркфлоу для різних офісів, команд або компаній.
​

PeopleForce пропонує два способи перегляду історії виконання воркфлоу, залежно від того, чи хочете ви переглянути активність у всіх ворофлоу чи лише в одному конкретному.

Щоб переглянути історію виконання всіх воркфлоу, відкрийте розділ "Воркфлоу" та натисніть "Історія воркфлоу" у правому верхньому куті сторінки.

Відкриється сторінка загальної історії воркфлоу, де ви зможете переглянути запуски всіх воркфлоу в одному списку. Скористайтеся фільтром "Додати фільтр", щоб звузити результати та перевірити такі деталі, як дата, назва воркфлоу, особа, прогрес та статус. Цей вид корисний, коли ви хочете відстежувати загальну активність воркфлоу в компанії.

Перегляньте деталі воркфлоу, щоб точно визначити, які дії були успішно виконані.

Щоб переглянути історію виконання окремого процесу, відкрийте воркфлоу та натисніть "Історія воркфлоу" у верхньому правому куті.

Історія відкриється у бічній панелі праворуч на сторінці. Вона показує запуски лише для вибраного воркфлоу, тож ви можете швидко переглянути його активність, не залишаючи сторінки. У цьому перегляді ви можете бачити дату, особу, прогрес та статус. Використовуйте поле пошуку у верхній частині бічної панелі, щоб швидко знайти запуски за особою.

Тепер ви можете ефективніше організовувати та керувати воркфлоу за допомогою тегів. Теги допомагають класифікувати воркфлоу за призначенням, типом або відділом, наприклад: Онбординг, Рекрутинг, Фінанси, і т.д.

Під час створення або редагування воркфлоу ви можете призначити один або кілька тегів у його налаштуваннях. Теги полегшують групування, пошук і керування пов’язаними процесами.
​

У головному списку воркфлоу можна фільтрувати їх за тегом або власником, щоб швидко знаходити потрібні елементи.

Перемикач дозволяє активувати або деактивувати воркфлоу безпосередньо зі списку. Деактивовані воркфлоу зберігаються, але не запускатимуться автоматично до повторної активації.

Підсумовуючи, чому вашій команді потрібний функціонал воркфлоу:

Для команд, які швидко зростають, змінюють напрямок роботи, шукають нових спеціалістів та вимагають високої ефективності на робочому місці, мати воркфлоу у системі — необхідність. Це чи не найяскравіший приклад спрощення робочої рутини для всіх причетних до команди, та точно незамінний помічник автоматизації гібридної та віддаленої роботи, full-time та part-time співробітників, підрядників тощо.