Un flujo de trabajo es un proceso de trabajo que consiste en una serie de tareas programadas para completarse en una fecha determinada.
Imagina que tienes una fecha para que un nuevo empleado empiece a trabajar, y necesitas realizar una serie de tareas antes de que empiece: Recopilar documentos, preparar un lugar de trabajo, encargar equipos para que la adaptación del recién llegado sea sencilla y clara, etc.
La incorporación es un proceso repetitivo porque cada vez que se tiene un nuevo empleado hay que seguir los mismos pasos. Pero, ¿y si se pudiera crear un proceso de este tipo para otros eventos recurrentes en la empresa, para tener un algoritmo de actuación por adelantado? Preparar cumpleaños, aniversarios, actualizar documentos, certificados, seguros, etc., puede ser bastante estresante. Un flujo de trabajo es una lista de tareas que deben completarse antes de una fecha límite para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Los eventos que crean la necesidad de un flujo de trabajo se denominan desencadenantes.
¿Cómo crear un activador?
Vamos a crear un nuevo evento desencadenante, por ejemplo, Aniversario de trabajo. Para ello, vaya a Flujos de trabajo - Nuevo flujo de trabajo.
1. Nombre el evento.
2. Cree una descripción para el evento.
3. Elija si este evento está relacionado con una fecha. También puede elegir iniciarlo manualmente o como un evento único.
En nuestro caso, el evento "Aniversario" depende de la fecha. Para configurarlo, vaya a la pestaña "Nuevo Activado", y seleccione el "Atributo del empleado relacionado con la fecha".
A continuación, decida la ventana de preparación antes del evento; por ejemplo, fijémosla en 7 días de antelación. En el menú desplegable de atributos, localiza "Aniversario del empleado". Estos atributos ofrecen una gran flexibilidad, incluyendo opciones como:
- Primer día de empleo
- Último día de empleo
- Fin del periodo de prueba
- Cumpleaños del empleado
- Aniversario del empleado
Además, puede elegir "Campo de fecha personalizado del empleado" y, a continuación, seleccionar el campo necesario de la lista desplegable de campos personalizados. Esto resulta útil si el evento está vinculado a una fecha o campo específico del perfil del empleado, como el cumpleaños de un familiar.
Seleccionar las condiciones
A continuación, debe seleccionar las personas que se verán afectadas por el evento desencadenante. Por ejemplo, queremos celebrar aniversarios laborales sólo para empleados a tiempo completo. Debe seleccionar esta condición en el campo El flujo de trabajo se aplica a:
En este caso, el flujo de trabajo se aplicará exclusivamente a los empleados a tiempo completo. Supongamos que queremos reducir aún más el círculo de personas cuyo aniversario laboral queremos celebrar. Añadamos otra condición para elegir una ubicación: todos los empleados a tiempo completo que trabajen sólo en una ciudad determinada.
¿Y si queremos aclarar que se trata de empleados contratados antes del inicio del año? Añadamos la siguiente aclaración.
A partir de ahora, nuestro flujo de trabajo de aniversario laboral se activará automáticamente 7 días antes de la fecha de aniversario de 9 empleados a tiempo completo en Kiev que fueron contratados antes del 1 de enero de 2022.
Tenga en cuenta que el sistema cuenta automáticamente el número de empleados que cumplen las condiciones seleccionadas. Por lo tanto, puede especificar con gran detalle a quién se aplicará su flujo de trabajo.
Si su equipo tiene procesos personalizados para ciertos proyectos, gerentes, empleados selectivos de diferentes departamentos en diferentes lugares, o lo que sea, el sistema le ayudará a identificarlos para ayudarle a planificar un algoritmo de acciones para una fecha determinada para ellos.
Guarde su flujo de trabajo.
Añadir rápidamente un empleado a un flujo de trabajo
De repente, se da cuenta de que necesita añadir rápidamente un empleado a un flujo de trabajo existente o reasignarle un flujo de trabajo.
Esto se puede hacer rápidamente - sólo tiene que ir a su perfil y seleccionar las opciones adicionales en el menú desplegable.
📍Pero tenga en cuenta que sólo puede asignar manualmente el proceso a los empleados que cumplan las condiciones que seleccione en el activador. En nuestro caso, a empleados que trabajen a tiempo completo en Kiev y hayan sido contratados antes del 1 de enero de 2022.
Talleres manuales
La siguiente pregunta que probablemente se plantee es qué hacer con los procesos que no están vinculados a una fecha concreta. La respuesta es sí, también puede convertirlos en flujos de trabajo. Para ello, al crear un desencadenante, no establezca una programación para este flujo de trabajo. Si no está programado, puede ejecutarlo manualmente.
Tomemos como ejemplo la formación ISO: supongamos que tiene que formar a un empleado sobre cómo compartir adecuadamente los datos personales y los de la empresa. Se trata de un proceso que puede repetirse, pero no tiene una fecha específica. Después de guardar un flujo de trabajo de este tipo, puede añadir manualmente a los empleados que necesiten dicha formación.
Cómo rellenar el flujo de trabajo
Tras crear un evento desencadenante, procedemos a rellenarlo con las tareas a realizar.
Para ello, haga clic en + en el campo de activación y seleccione lo que desea añadir. Opciones:
crear una tarea
enviar un correo
enviar carta de bienvenida
crear un documento
activar un flujo de trabajo
enviar un webhook para aplicaciones de terceros (por ejemplo, para la integración Zapier).
Las tareas también pueden contener subtareas, y cada tarea puede tener diferentes ejecutores. Así se forma el árbol de tareas del flujo de trabajo.
Historial del flujo de trabajo
Cada flujo de trabajo que crees tendrá una pestaña Historia. Veamos en qué consiste.
Después de crear tareas y correos electrónicos asignados a personas concretas, la pestaña Historia actualizará el progreso en tiempo real. Si los empleados están completando las tareas, la barra de progreso se vuelve verde.
También verá a todos los empleados implicados en la tarea.
Un empleado que recibe tareas del flujo de trabajo las ve en su tablero en la pestaña Tareas.
Ventajas de los procesos de PeopleForce para su equipo
Resuma por qué su equipo necesita la funcionalidad de flujo de trabajo:
Te permite crear un algoritmo de acciones y tareas para un proceso una vez, que luego se puede asignar de forma flexible a cualquier empleado o grupo de empleados varias veces.
Tiene en cuenta cualquier fecha importante y le permite elegir una fecha personalizada o un desencadenante
Puede asignarse automática o manualmente
Permite añadir tareas, correos electrónicos o webhooks para integrar el proceso con aplicaciones o servicios de terceros, como Zapier para enviarlo a Jira, Trello, etc.
Le permite involucrar de forma flexible en las tareas a empleados de diferentes departamentos o proyectos, formas de empleo, etc.
Permite ver el progreso de las tareas
Le permite añadir y configurar múltiples procesos para crear un mapa de flujo de trabajo completo para su equipo y automatizar los momentos más pequeños de la vida de sus empleados.
Para los equipos que crecen rápidamente, cambian la dirección de su trabajo, buscan nuevos especialistas y exigen una gran eficacia en el lugar de trabajo, disponer de Workflows en el sistema es imprescindible. Este es quizás el ejemplo más llamativo de simplificación de la rutina de trabajo para todos los implicados en el equipo, y es sin duda una herramienta indispensable para automatizar el trabajo híbrido y remoto, los empleados a tiempo completo y parcial, los contratistas, etc.