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Un flujo de trabajo es un proceso de trabajo que consiste en una serie de tareas programadas para completarse en una fecha determinada.
Imagina que tienes una fecha para que un nuevo empleado empiece a trabajar, y necesitas realizar una serie de tareas antes de que empiece: Recopilar documentos, preparar un lugar de trabajo, encargar equipos para que la adaptación del recién llegado sea sencilla y clara, etc.
La incorporación es un proceso repetitivo porque cada vez que se tiene un nuevo empleado hay que seguir los mismos pasos. Pero, ¿y si se pudiera crear un proceso de este tipo para otros eventos recurrentes en la empresa, para tener un algoritmo de actuación por adelantado? Preparar cumpleaños, aniversarios, actualizar documentos, certificados, seguros, etc., puede ser bastante estresante. Un flujo de trabajo es una lista de tareas que deben completarse antes de una fecha límite para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Los eventos que crean la necesidad de un flujo de trabajo se denominan desencadenantes.
Los flujos de trabajo automáticos se ejecutan una vez al día a las 10:00, según la zona horaria del perfil del usuario.
¿Cómo crear un activador?
Vamos a crear un nuevo evento desencadenante, por ejemplo, Aniversario de trabajo. Para ello, vaya a Flujos de trabajo - Nuevo flujo de trabajo.
1. Nombre el evento.
2. Cree una descripción para el evento.
3. Elija si este evento está relacionado con una fecha. También puede elegir iniciarlo manualmente o como un evento único.
En nuestro caso, el evento "Aniversario" depende de la fecha. Para configurarlo, vaya a la pestaña "Nuevo Activado", y seleccione el "Atributo del empleado relacionado con la fecha".
A continuación, decida la ventana de preparación antes del evento; por ejemplo, fijémosla en 7 días de antelación. En el menú desplegable de atributos, localiza "Aniversario del empleado". Estos atributos ofrecen una gran flexibilidad, incluyendo opciones como:
- Primer día de empleo
- Último día de empleo
- Fin del periodo de prueba
- Cumpleaños del empleado
- Aniversario del empleado
Además, puede elegir "Campo de fecha personalizado del empleado" y, a continuación, seleccionar el campo necesario de la lista desplegable de campos personalizados. Esto resulta útil si el evento está vinculado a una fecha o campo específico del perfil del empleado, como el cumpleaños de un familiar.
Seleccionar las condiciones
A continuación, debe seleccionar las personas que se verán afectadas por el evento desencadenante. Por ejemplo, queremos celebrar aniversarios laborales sólo para empleados a tiempo completo. Debe seleccionar esta condición en el campo El flujo de trabajo se aplica a:
En este caso, el flujo de trabajo se aplicará exclusivamente a los empleados a tiempo completo. Supongamos que queremos reducir aún más el círculo de personas cuyo aniversario laboral queremos celebrar. Añadamos otra condición para elegir una ubicación: todos los empleados a tiempo completo que trabajen sólo en una ciudad determinada.
¿Y si queremos aclarar que se trata de empleados contratados antes del inicio del año? Añadamos la siguiente aclaración.
A partir de ahora, nuestro flujo de trabajo de aniversario laboral se activará automáticamente 7 días antes de la fecha de aniversario de 9 empleados a tiempo completo en Kiev que fueron contratados antes del 1 de enero de 2022.
Tenga en cuenta que el sistema cuenta automáticamente el número de empleados que cumplen las condiciones seleccionadas. Por lo tanto, puede especificar con gran detalle a quién se aplicará su flujo de trabajo.
Si su equipo tiene procesos personalizados para ciertos proyectos, gerentes, empleados selectivos de diferentes departamentos en diferentes lugares, o lo que sea, el sistema le ayudará a identificarlos para ayudarle a planificar un algoritmo de acciones para una fecha determinada para ellos.
Guarde su flujo de trabajo.
Añadir colaboradores
Puedes añadir colaboradores a un workflow para permitir que determinados empleados vean y editen ese workflow sin darles acceso completo a la gestión de workflows en toda la empresa.
Para añadir colaboradores, abre Workflows, crea un nuevo workflow o edita uno existente y utiliza el campo Colaboradores en la configuración del workflow. Selecciona a los empleados que deberían poder trabajar con este workflow.
Los colaboradores pueden:
ver los workflows a los que han sido añadidos;
editar estos workflows y sus pasos.
Los colaboradores no pueden:
crear nuevos workflows;
eliminar workflows;
añadir o eliminar colaboradores;
gestionar otros workflows a los que no están asignados.
Esta configuración es útil cuando varias personas necesitan trabajar en el mismo workflow, pero no deberían recibir acceso completo a todos los workflows de la empresa.
Añadir rápidamente un empleado a un flujo de trabajo
De repente, se da cuenta de que necesita añadir rápidamente un empleado a un flujo de trabajo existente o reasignarle un flujo de trabajo.
Esto se puede hacer rápidamente - sólo tiene que ir a su perfil y seleccionar las opciones adicionales en el menú desplegable.
📍Pero tenga en cuenta que sólo puede asignar manualmente el proceso a los empleados que cumplan las condiciones que seleccione en el activador. En nuestro caso, a empleados que trabajen a tiempo completo en Kiev y hayan sido contratados antes del 1 de enero de 2022.
Talleres manuales
La siguiente pregunta que probablemente se plantee es qué hacer con los procesos que no están vinculados a una fecha concreta. La respuesta es sí, también puede convertirlos en flujos de trabajo. Para ello, al crear un desencadenante, no establezca una programación para este flujo de trabajo. Si no está programado, puede ejecutarlo manualmente.
Tomemos como ejemplo la formación ISO: supongamos que tiene que formar a un empleado sobre cómo compartir adecuadamente los datos personales y los de la empresa. Se trata de un proceso que puede repetirse, pero no tiene una fecha específica. Después de guardar un flujo de trabajo de este tipo, puede añadir manualmente a los empleados que necesiten dicha formación.
Cómo rellenar el flujo de trabajo
Tras crear un evento desencadenante, procedemos a rellenarlo con las tareas a realizar.
Para ello, haga clic en + en el campo de activación y seleccione lo que desea añadir. Opciones:
enviar un webhook para aplicaciones de terceros (por ejemplo, para la integración Zapier)
Las tareas también pueden contener subtareas, y cada tarea puede tener diferentes ejecutores. Así se forma el árbol de tareas del flujo de trabajo.
Establecer condiciones para las acciones del flujo de trabajo
Puedes establecer condiciones independientes para cada acción del flujo de trabajo. Esto permite que un flujo de trabajo se aplique a un grupo más amplio de empleados, mientras que las acciones específicas dentro de ese flujo de trabajo se aplican únicamente a los empleados que cumplen criterios adicionales.
Esto resulta útil cuando la estructura del flujo de trabajo es prácticamente la misma, pero algunas acciones deben variar en función de los datos de los empleados. Por ejemplo, puedes utilizar un único flujo de trabajo de salida para toda la empresa, pero configurar una tarea para los empleados de París y otra para los de Múnich.
ℹ️ Esta opción está disponible para todas las acciones del flujo de trabajo, excepto para Enviar carta de bienvenida.
Para configurar las condiciones de una acción de flujo de trabajo:
Empieza a crear un flujo de trabajo o selecciona el que quieras editar.
Añade una nueva acción o abre una ya existente.
Abre la pestaña Condiciones y desencadenantes.
En A quién se aplica, añade las condiciones que definen a qué empleados debe aplicarse esta acción. Por ejemplo, puedes establecer Ubicación es París, Ubicación es Múnich o Departamento es TI.
ℹ️ Importante: las condiciones de la acción deben coincidir con las condiciones generales del flujo de trabajo. La acción solo puede funcionar para los empleados que ya estén incluidos en el propio flujo de trabajo. Por ejemplo, si el flujo de trabajo se aplica únicamente a empleados con una Ubicación en Varsovia y, dentro de una acción, estableces Ubicación en París, esa acción no se activará porque estas condiciones se contradicen entre sí.
Al mismo tiempo, puede utilizar las condiciones de la acción para reducir el grupo de empleados. Por ejemplo, si el flujo de trabajo se aplica a empleados con ubicación en Varsovia, puede establecer el departamento como TI para una acción. En este caso, el flujo de trabajo seguirá aplicándose a los empleados de Varsovia, pero esa acción específica solo se activará para los empleados del departamento de TI de Varsovia.
Utilice + Añadir condición si necesita añadir más reglas.
Consulte el contador de empleados que aparece debajo de las condiciones para ver cuántos empleados cumplen los criterios seleccionados. Si el valor es 0, se aplicarán las condiciones del flujo de trabajo o de la acción principal.
En el campo Cuándo debe activarse esta tarea, configure cuándo debe iniciarse la acción en relación con el desencadenante del flujo de trabajo.
Haga clic en Guardar.
Por ejemplo, puede utilizar un único flujo de trabajo de salida para varias ubicaciones, pero crear diferentes acciones dentro de él:
Añada una acción: Firmar el acuerdo de rescisión polaco y establezca la condición de que la ubicación sea Varsovia.
Añada una acción: Firmar el acuerdo de rescisión francés y establezca la condición de que la ubicación sea París.
Esto le ayuda a evitar crear múltiples flujos de trabajo similares y facilita la gestión de un único flujo de trabajo en diferentes oficinas, equipos o empresas.
Historial del flujo de trabajo
PeopleForce ofrece dos formas de consultar el historial de ejecución de los flujos de trabajo, dependiendo de si desea ver la actividad de todos los flujos de trabajo o solo de uno específico.
Historial general de flujos de trabajo
Para consultar el historial de ejecución de todos los flujos de trabajo, abra Flujos de trabajo y haga clic en Historial de flujos de trabajo en la esquina superior derecha de la página.
Esto abre la página del historial general de flujos de trabajo, donde puede revisar las ejecuciones de todos los flujos de trabajo en una sola lista. Utilice el filtro Añadir para acotar los resultados y consultar detalles como la fecha, el nombre del flujo de trabajo, la persona, el progreso y el estado. Esta vista resulta útil cuando desea supervisar la actividad general de los flujos de trabajo en toda la empresa.
Profundice en los detalles del flujo de trabajo para identificar con precisión qué acciones se han ejecutado correctamente.
Historial de un flujo de trabajo específico
Para revisar el historial de ejecución de un solo flujo de trabajo, abra el flujo de trabajo y haga clic en Historial del flujo de trabajo en la esquina superior derecha.
El historial se abre en una barra lateral a la derecha de la página del flujo de trabajo. Muestra solo las ejecuciones del flujo de trabajo seleccionado, por lo que puede revisar rápidamente su actividad sin salir de la página. En esta vista, puede ver la fecha, la persona, el progreso y el estado. Utilice el campo de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral para encontrar rápidamente ejecuciones por persona.
Trabajar con etiquetas en los flujos de trabajo
Ahora puedes organizar y gestionar los flujos de trabajo de forma más eficiente utilizando etiquetas. Las etiquetas ayudan a categorizar los flujos según su propósito, proceso o departamento, por ejemplo: Incorporación, Reclutamiento o Finanzas.
Ve a Configuración → Workflows.
Abre la subsección Etiquetas.
Haz clic en + Nueva etiqueta para crear una.
Ingresa el nombre de la etiqueta y guarda.
Asignar etiquetas a los flujos de trabajo
Al crear o editar un flujo de trabajo, puedes asignar una o más etiquetas en la configuración del flujo. Las etiquetas facilitan agrupar, buscar y gestionar los flujos relacionados.
Filtrar flujos de trabajo por etiquetas y responsables
En la lista principal de flujos de trabajo, puedes filtrarlos por Etiqueta o Responsable para encontrar rápidamente elementos específicos.
Activar o desactivar flujos de trabajo
Un botón de alternancia te permite activar o desactivar flujos de trabajo directamente desde la vista de lista. Los flujos desactivados permanecen guardados, pero no se activarán automáticamente hasta que se vuelvan a activar.
Ventajas de los procesos de PeopleForce para su equipo
Resuma por qué su equipo necesita la funcionalidad de flujo de trabajo:
Te permite crear un algoritmo de acciones y tareas para un proceso una vez, que luego se puede asignar de forma flexible a cualquier empleado o grupo de empleados varias veces.
Tiene en cuenta cualquier fecha importante y le permite elegir una fecha personalizada o un desencadenante
Puede asignarse automática o manualmente
Permite añadir tareas, correos electrónicos o webhooks para integrar el proceso con aplicaciones o servicios de terceros, como Zapier para enviarlo a Jira, Trello, etc.
Le permite involucrar de forma flexible en las tareas a empleados de diferentes departamentos o proyectos, formas de empleo, etc.
Permite ver el progreso de las tareas
Le permite añadir y configurar múltiples procesos para crear un mapa de flujo de trabajo completo para su equipo y automatizar los momentos más pequeños de la vida de sus empleados.
Para los equipos que crecen rápidamente, cambian la dirección de su trabajo, buscan nuevos especialistas y exigen una gran eficacia en el lugar de trabajo, disponer de Workflows en el sistema es imprescindible. Este es quizás el ejemplo más llamativo de simplificación de la rutina de trabajo para todos los implicados en el equipo, y es sin duda una herramienta indispensable para automatizar el trabajo híbrido y remoto, los empleados a tiempo completo y parcial, los contratistas, etc.