Автоматические воркфлоу для событий и процессов вашей команды

Воркфлоу (workflow) - это рабочий процесс, который состоит из последовательного ряда задач, назначенных к выполнению к определенной дате.

Представьте, что у вас есть дата выхода нового сотрудника на работу, и к ней необходимо выполнить целый ряд процедур: собрать документы, подготовить рабочее место или технику, чтобы сделать адаптацию новичка простой и понятной.

Онбординг - повторяющийся процесс, потому что каждый раз, когда у вас появляется новый сотрудник, нужно пройтись по однотипным задачам. Но как такой процесс может быть создан для других повторяющихся событий в компании, чтобы заранее иметь алгоритм действий и избежать спешки? Подготовка к дням рождений, годовщинам, обновление документов, справок, страхования и т.д. может быть довольно стрессовой. Расписать задачи, которые нужно выполнить до горячей даты, чтобы все прошло спокойно, и есть воркфлоу.

Каждое такое однотипное событие, которое время от времени происходит в компании, называется триггером.

При настройке воркфлоу у вас есть три варианта:

Ручной - эта опция требует ручного запуска каждый раз, когда это необходимо.

Одноразовый - запланируйте определенную дату для одноразового запуска сценария.

Атрибут работника, связанный с датой- используйте даты, связанные с работниками, такие как первый и последний день работы, окончание испытательного срока, чтобы запустить воркфлоу.

Давайте создадим новое триггерное событие - например, Окончание испытательного периода. Для этого нужно найти вкладку Воркфлоу на сайдбаре - Новый воркфлоу.

Назовите ваш воркфлоу, придумайте для него описание, и выберите, привязано ли это событие к дате. Наш воркфлоу зависит от даты, поэтому во поле Триггер выбираем Атрибут сотрудника, связанный с датой.

Выберите, за сколько дней вы хотели бы готовиться к событию - например, выберем 7 дней до. В раскрывающемся окне атрибутов найдите Окончание испытательного срока. Атрибуты настраиваются очень гибко. Вы можете выбрать среди имеющихся:

Переходим к выбору лиц, которых будет касаться выбранное нами событие-триггер. Например, мы хотим чтобы этот воркфлоу касался только работников на полной занятости. Необходимо выбрать это условие в поле "Воркфлоу с относится к".

В таком случае воркфлоу будет касаться исключительно сотрудников на фул-тайме. Скажем, мы хотим еще больше сузить круг людей и добавим еще одно условие по выбору локации - все сотрудники на полной занятости, кто работает только в определенном городе.

Что если мы хотим уточнить, что это должны быть сотрудники, которые были наняты на работу до начала года? Добавим такое уточнение.

Теперь наш воркфлоу будет срабатывать автоматически за 7 дней до даты окончания испытательгого срока у одного сотрудника, которые работают на полной занятости в Киеве и были наняты на работу до 1.01.2022. Обратите внимание, что система автоматически считает количество сотрудников, соответствующих выбранным условиям.

Таким образом, вы можете очень и очень подробно уточнять, кого будет касаться ваш воркфлоу. Если в вашей команде есть воркфлоу, которые настраиваются для определенных проектов, менеджеров, выборочных сотрудников из разных департаментов разных локаций и т.д., система поможет вам выделить именно их, чтобы помочь спланировать алгоритм действий для определенной даты именно для них. Сохраните свой воркфлоу.

После создания события-триггера, переходим к собственно наполнению его задачами к исполнению.

Для этого жмем + на поле триггера и выбираем, что нужно добавить. Варианты:

Задачи также могут содержать подзадачи, каждая может иметь разных исполнителей. Так формируется дерево задач воркфлоу.

​

В каждом воркфлоу, который вы создадите, будет вкладка History. Разберем, что это такое.

После создания задач и емейлов, назначенных к выполнению определенным лицам, на вкладке История в режиме реального времени будет обновляться прогресс выполнения. Если сотрудники выполняют задачи, индикатор Progress заполняется зеленым цветом. Вы также видите всех сотрудников, причастных к выполнению задач.

Сотрудник, которому приходят задачи из воркфлоу, видит их у себя на дашборде, во вкладке Задачи.

Если, например, вы хотите оставить комментарий по поводу задачи, на которую вас назначили, можете это сделать во вкладке Мои активности. Жмите на задачу в виджете Задачи и пишите примечание.

Вы можете более эффективно организовывать и управлять воркфлоу с помощью тегов. Теги помогают классифицировать воркфлоу по назначению, типу или отделу, например.

При создании или редактировании воркфлоу вы можете назначить один или несколько тегов в его настройках. Теги упрощают группировку, поиск и управление связанными воркфлоу.

В основном списке воркфлоу вы можете фильтровать их по тегу или владельцу, чтобы быстро находить нужные элементы.

Переключатель позволяет активировать или деактивировать воркфлоу прямо из списка. Деактивированные процессы сохраняются, но не будут запускаться автоматически до повторной активации.

Подытоживая, почему вашей команде нужен функционал воркфлоу:

Для команд, которые быстро растут, меняют направление работы, ищут новых специалистов и требуют высокой эффективности на рабочем месте, иметь воркфлоу в системе - необходимость. Это едва ли не самый яркий пример упрощения рабочей рутины для всех причастных к команде, и точно незаменимый помощник автоматизации гибридной и удаленной работы, full-time и part-time сотрудников, подрядчиков и т.д.