⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
Что такое воркфлоу?
Воркфлоу (workflow) - это рабочий процесс, который состоит из последовательного ряда задач, назначенных к выполнению к определенной дате.
Представьте, что у вас есть дата выхода нового сотрудника на работу, и к ней необходимо выполнить целый ряд процедур: собрать документы, подготовить рабочее место или технику, чтобы сделать адаптацию новичка простой и понятной.
Онбординг - повторяющийся процесс, потому что каждый раз, когда у вас появляется новый сотрудник, нужно пройтись по однотипным задачам. Но как такой процесс может быть создан для других повторяющихся событий в компании, чтобы заранее иметь алгоритм действий и избежать спешки? Подготовка к дням рождений, годовщинам, обновление документов, справок, страхования и т.д. может быть довольно стрессовой. Расписать задачи, которые нужно выполнить до горячей даты, чтобы все прошло спокойно, и есть воркфлоу.
Каждое такое однотипное событие, которое время от времени происходит в компании, называется триггером.
Как создать триггер?
При настройке рабочего процесса у вас есть три варианта:
Ручной - эта опция требует ручного запуска каждый раз, когда это необходимо.
Одноразовый - запланируйте определенную дату для одноразового запуска сценария.
Атрибут работника, связанный с датой- используйте даты, связанные с работниками, такие как первый и последний день работы, окончание испытательного срока, чтобы запустить рабочий процесс.
✨ Все триггеры, описанные в этой статье, доступны с любой из следующих подписок: Standard или Professional.
✨ Повторяющийся триггер доступен только в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам по адресу sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.
Создание триггерного события по окончанию испытательного периода
Давайте создадим новое триггерное событие - например, Окончание испытательного периода. Для этого нужно найти вкладку Воркфлоу на сайдбаре - Новый воркфлоу.
Назовите ваш воркфлоу, придумайте для него описание, и выберите, привязано ли это событие к дате. Наш воркфлоу зависит от даты, поэтому во поле Триггер выбираем Атрибут сотрудника, связанный с датой.
Выберите, за сколько дней вы хотели бы готовиться к событию - например, выберем 7 дней до. В раскрывающемся окне атрибутов найдите Окончание испытательного срока. Атрибуты настраиваются очень гибко. Вы можете выбрать среди имеющихся:
Первый рабочий день
Последний рабочий день
Окончание испытательного срока
Выбор условий
Переходим к выбору лиц, которых будет касаться выбранное нами событие-триггер. Например, мы хотим чтобы этот воркфлоу касался только работников на полной занятости. Необходимо выбрать это условие в поле Рабочий процесс относится к.
В таком случае воркфлоу будет касаться исключительно сотрудников на фул-тайме. Скажем, мы хотим еще больше сузить круг людей и добавим еще одно условие по выбору локации - все сотрудники на полной занятости, кто работает только в определенном городе.
Что если мы хотим уточнить, что это должны быть сотрудники, которые были наняты на работу до начала года? Добавим такое уточнение.
Теперь наш воркфлоу будет срабатывать автоматически за 7 дней до даты окончания испытательгого срока у одного сотрудника, которые работают на полной занятости в Киеве и были наняты на работу до 1.01.2022. Обратите внимание, что система автоматически считает количество сотрудников, соответствующих выбранным условиям.
Таким образом, вы можете очень и очень подробно уточнять, кого будет касаться ваш воркфлоу. Если в вашей команде есть процессы, которые настраиваются для определенных проектов, менеджеров, выборочных сотрудников из разных департаментов разных локаций и т.д., система поможет вам выделить именно их, чтобы помочь спланировать алгоритм действий для определенной даты именно для них. Сохраните свой воркфлоу.
Как наполнить воркфлоу
После создания события-триггера, переходим к собственно наполнению его задачами к исполнению.
Для этого жмем + на поле триггера и выбираем, что нужно добавить. Варианты:
запустить процесс
или вебхук для сторонних приложений (например, для интеграции через Zapier).
Задачи также могут содержать подзадачи, каждая может иметь разных исполнителей. Так формируется дерево задач воркфлоу.
История выполнения воркфлоу
В каждом воркфлоу, который вы создадите, будет вкладка History. Разберем, что это такое.
После создания задач и емейлов, назначенных к выполнению определенным лицам, на вкладке История в режиме реального времени будет обновляться прогресс выполнения. Если сотрудники выполняют задачи, индикатор Progress заполняется зеленым цветом. Вы также видите всех сотрудников, причастных к выполнению задач.
Сотрудник, которому приходят задачи из воркфлоу, видит их у себя на дашборде, во вкладке Задачи.
Обсуждение задач
Если, например, вы хотите оставить комментарий по поводу задачи, на которую вас назначили, можете это сделать во вкладке Мои активности. Жмите на задачу в виджете Задачи и пишите примечание.
Преимущества workflow в PeopleForce для вашей команды
Подытоживая, почему вашей команде нужен функционал воркфлоу:
Позволяет один раз создать алгоритм действий и задач процесса, который потом можно гибко назначить любому сотруднику или группе сотрудников множество раз.
Учитывает важную дату и позволяет выбрать ручной, одноразовый или триггер связанный с датой.
Может быть назначен автоматически или вручную.
Позволяет гибко привлекать к задачам сотрудников из разных департаментов или проектов, форм трудоустройства и т.д.
Позволяет видеть прогресс выполнения
Позволяет добавлять и настраивать множество процессов, чтобы создать в команде полноценную карту workflow и автоматизировать мельчайшие моменты в жизни сотрудников.
Для команд, которые быстро растут, меняют направление работы, ищут новых специалистов и требуют высокой эффективности на рабочем месте, иметь Workflows в системе - необходимость. Это едва ли не самый яркий пример упрощения рабочей рутины для всех причастных к команде, и точно незаменимый помощник автоматизации гибридной и удаленной работы, full-time и part-time сотрудников, подрядчиков и т.д.