⚠️ Dostępne w pakiecie Professional. Zainteresowany? Napisz do nas na adres sales@peopleforce.io, aby dowiedzieć się więcej.
Czym jest workflow?
Workflow, czyli przepływ pracy, to proces pracy, który składa się z serii zadań zaplanowanych do wykonania w określonym terminie.
Wyobraź sobie, że masz wyznaczony termin rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika i musisz wykonać szereg zadań przed jego rozpoczęciem: zebrać dokumenty, przygotować miejsce pracy, zamówić sprzęt, aby adaptacja nowicjusza była prosta i przyjazna itd.
Onboarding jest procesem powtarzalnym, ponieważ za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika, musisz wykonać te same kroki. A gdyby taki logiczny ciąg zadań stworzyć dla innych powtarzających się wydarzeń w firmie i mieć algorytm działania z wyprzedzeniem? Przygotowywanie się do urodzin, rocznic, aktualizacja dokumentów, certyfikatów, ubezpieczeń itp. może być dość stresujące. Workflow to lista zadań, które muszą być wykonane przed upływem terminu, aby główne wydarzenie przebiegło sprawnie.
Zdarzenia, które tworzą konieczność przepływu pracy, nazywane są triggers.
Jak stworzyć trigger?
Utwórzmy nowe zdarzenie wyzwalające, przykładowo rocznicę rozpoczęcia pracy w firmie. Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Ustawienia" > "Sekcja główna" > "Procesy pracy" > "Nowy proces pracy".
Nazwij swoje zdarzenie, stwórz dla niego opis i określ, czy to zdarzenie jest związane z datą. Nasza przykładowa rocznica będzie zależna od daty, więc w zakładce "Nowy trigger" wybierz atrybut pracownika dotyczący powiązania z datą.
Wybierz, z jakim wyprzedzeniem chcesz przygotować wydarzenie – na potrzeby tego przykładu wybierzmy, że wydarzenie poprzedzi 7 dni. W oknie rozwijanym atrybutów znajdź odpowiedni atrybut, dla nas będzie to "Rocznica pracownika". Atrybuty są bardzo elastyczne. Możesz wybierać spośród dostępnych:
"Pierwszy dzień zatrudnienia",
"Ostatni dzień zatrudnienia",
"Koniec okresu próbnego",
"Urodziny pracownika",
"Rocznica pracownika".
Możesz skorzystać też z opcji niestandardowego pola daty – wybierz wymagane pole z rozwijanej listy pól niestandardowych, jeśli wydarzenie jest powiązane z konkretną datą lub polem w profilu pracownika (np. urodziny członka rodziny).
⏰ Automatyczne przepływy pracy uruchamiają się raz dziennie o 10:00, zgodnie ze strefą czasową profilu użytkownika.
Określenie warunków
Przejdźmy teraz do wyboru osób, których dotyczyć będzie zdarzenie trigger. Przykładowo, chcemy świętować rocznice tylko pracowników pełnoetatowych. Musimy więc wybrać odpowiednie warunki w sekcji, określającej do kogo odnosi się workflow.
Zaznaczyliśmy, że workflow ma odnosić się wyłącznie do pracowników etatowych. Możemy jeszcze bardziej zawęzić krąg osób, których rocznice pracy chcemy uczcić. Dodajmy kolejny warunek dotyczący wyboru lokalizacji: wszyscy pracownicy etatowi, ale tylko ci, którzy pracują w określonym mieście.
A jeśli chcemy doprecyzować, że powinni to być pracownicy, którzy zostali zatrudnieni przed rozpoczęciem danego roku? Dodajmy następujące doprecyzowanie.
Gotowe! Nasz proces dotyczący rocznicy pracy zostanie uruchomiony automatycznie na 7 dni przed datą rocznicy dla 9 osób, które pracują w pełnym wymiarze godzin w Kijowie i Odesie i zostały zatrudnione przed 1.01.2022. Należy pamiętać, że system automatycznie zlicza liczbę pracowników, którzy spełniają wybrane warunki.
Jak widzisz, samodzielnie możesz określić, kto zostanie objęty danym workflow. Jeśli w Twoim zespole istnieją procesy ustawione dla określonych projektów, kierowników, wybranych pracowników z różnych działów, znajdujących się w różnych lokalizacjach itp. – system pomoże Ci je wyróżnić, aby ułatwić zaplanowanie schematu działań w związku z określoną datą.
Dodawanie współtwórców
Możesz dodać współtwórców do procesu, aby wybrani użytkownicy mogli przeglądać i edytować ten proces bez przyznawania im pełnego dostępu do zarządzania procesami w całej organizacji.
Aby dodać współtwórców, otwórz Procesy, utwórz nowy proces lub edytuj istniejący, a następnie użyj pola Współtwórcy w ustawieniach procesu. Wybierz osoby, które powinny mieć możliwość pracy z tym procesem.
Współtwórcy mogą:
przeglądać procesy, do których zostali dodani;
edytować te procesy i ich kroki.
Współtwórcy nie mogą:
tworzyć nowych procesów;
usuwać procesów;
dodawać ani usuwać współtwórców;
zarządzać innymi procesami, do których nie są przypisani.
To rozwiązanie jest przydatne, gdy kilka osób ma współpracować przy jednym procesie, ale nie powinny mieć pełnego dostępu do wszystkich procesów w organizacji.
Szybkie dodanie pracownika do workflow
Jeśli nagle zorientujesz się, że musisz szybko dodać pracownika do utworzonego przepływu pracy lub ponownie przypisać mu przepływ pracy możesz to zrobić.
Wystarczy przejść do jego profilu i z rozwijanego menu opcji dodatkowych wybrać odpowiednią opcję przypisania.
Manualne przepływy pracy
Kolejne pytanie, które pewnie chodzi Ci po głowie, to co zrobić z procesami, które nie są związane z konkretną datą? Dobra wiadomość jest taka, że one również mogą zostać zamienione w przepływy pracy. Aby to zrobić, podczas tworzenia trigera nie należy ustawiać harmonogramu dla tego przepływu pracy. Jeśli nie jest on zaplanowany, można uruchomić go ręcznie.
Dla przykładu weźmy szkolenie według protokołu ISO. Musisz przeszkolić pracownika, jak prawidłowo dystrybuować dane osobowe i firmowe. Jest to proces, który można powtarzać, ale nie ma on określonej daty. Po zapisaniu takiego przepływu pracy można ręcznie dodać pracowników, którzy potrzebują szkolenia z nim związanego.
Jak uzupełnić workflow?
Po utworzeniu zdarzenia wyzwalającego przechodzimy do faktycznego wypełnienia go zadaniami do wykonania.
Aby to zrobić, kliknij + na polu wyzwalacza i wybierz, co chcesz dodać. Oto opcje:
Wyślij webhook
Zadania mogą również zawierać zadania podrzędne, z których każde może mieć różnych wykonawców. W ten sposób powstaje drzewo zadań danego workflow.
Ustawianie warunków dla działań w procesie
Możesz ustawić oddzielne warunki dla poszczególnych działań w procesie. Dzięki temu jeden proces może obejmować szerszą grupę użytkowników, a konkretne działania w jego ramach mogą dotyczyć tylko tych osób, które spełniają dodatkowe kryteria.
To rozwiązanie dobrze sprawdzi się, gdy struktura procesu pozostaje w większości taka sama, ale niektóre działania muszą się różnić w zależności od użytkownika. Na przykład możesz użyć jednego procesu offboardingu dla całej firmy, ale skonfigurować inne zadania dla współpracowników w Paryżu, a inne dla pracowników w Monachium.
📌 Ważne! Ta opcja jest dostępna dla wszystkich działań w procesie z wyjątkiem akcji Wyślij list powitalny.
Aby ustawić warunki dla działania w procesie:
Rozpocznij tworzenie procesu lub wybierz ten, który chcesz edytować.
Dodaj nową akcję albo otwórz istniejącą.
Otwórz zakładkę Warunki i uruchomienia.
W sekcji Kogo to dotyczy dodaj warunki określające, do których użytkowników ma zastosowanie to działanie. Na przykład możesz ustawić: „Lokalizacja w Paryżu, lokalizacja w Monachium, dział IT”.
📌 Ważne! Warunki działania powinny być zgodne z ogólnymi warunkami procesu. Działanie może zostać uruchomione tylko dla użytkowników, którzy są już objęci samym procesem. Na przykład, jeśli proces dotyczy wyłącznie pracowników z lokalizacją „Warszawa”, a w jednym z działań ustawisz lokalizację „Paryż”, to takie działanie nie zostanie uruchomione, ponieważ warunki te wzajemnie się wykluczają.
Jednocześnie możesz używać warunków działań do zawężania grupy pracowników. Na przykład, jeśli proces obejmuje osoby z lokalizacją „Warszawa”, możesz ustawić dla jednego działania warunek „dział IT”. W takim przypadku proces nadal będzie dotyczył pracowników w Warszawie, ale to konkretne działanie zostanie uruchomione tylko dla pracowników działu IT w Warszawie.
Użyj + Dodaj warunek, jeśli chcesz dodać więcej reguł.
Sprawdź licznik użytkowników pod warunkami, aby zobaczyć, ilu z nich spełnia wybrane kryteria. Jeśli wyświetla się 0, zastosowane zostaną warunki procesu lub działania nadrzędnego.
W polu Kiedy to zadanie powinno zostać uruchomione skonfiguruj, kiedy działanie ma się rozpocząć.
Kliknij Zapisz.
Żeby zobaczyć, jak to działa w praktyce, posłużmy się przykładem. Załóżmy, że prowadzisz offboarding w różnych lokalizacjach swojej firmy. Możesz użyć jednego procesu offboardingu dla wielu lokalizacji, a następnie utworzyć w nim różne działania, na przykład:
Dodaj działanie „Podpisanie polskiego porozumienia rozwiązującego umowę” i ustaw warunek, że lokalizacja to „Warszawa”.
Dodaj działanie „Podpisanie francuskiego porozumienia rozwiązującego umowę” i ustaw warunek, że lokalizacja to „Paryż”.
Dzięki temu nie musisz tworzyć wielu podobnych procesów i możesz łatwiej zarządzać jednym procesem w różnych biurach, zespołach lub spółkach.
Historia procesów
PeopleForce udostępnia dwa sposoby przeglądania historii wykonywania procesów, w zależności od tego, czy chcesz zobaczyć aktywność we wszystkich procesach, czy tylko w jednym wybranym.
Ogólna historia uruchomień procesów
Aby przejrzeć historię wykonywania wszystkich procesów, otwórz Procesy i kliknij Historia uruchomień w prawym górnym rogu strony.
Spowoduje to otwarcie ogólnej strony historii procesów, na której możesz przeglądać uruchomienia wszystkich procesów na jednej liście. Użyj opcji Dodaj filtr, aby zawęzić wyniki i sprawdzić szczegóły, takie jak data, nazwa procesu, osoba, postęp i status.
Ten widok przydaje się, gdy chcesz monitorować ogólną aktywność procesów w całej organizacji.
Przejdź do szczegółów procesu, aby dokładnie sprawdzić, które działania zostały pomyślnie wykonane.
Historia uruchomień konkretnego procesu
Aby przejrzeć historię wykonywania jednego procesu, otwórz dany proces i kliknij Historia uruchomień w prawym górnym rogu.
Historia otworzy się w panelu bocznym po prawej stronie strony procesu. Pokazuje ona uruchomienia tylko dla wybranego procesu, dzięki czemu możesz szybko przejrzeć jego aktywność bez opuszczania strony.
W tym widoku możesz sprawdzić datę, osobę, postęp i status. Użyj pola wyszukiwania u góry panelu bocznego, aby szybko znaleźć uruchomienia według osoby.
Dyskusja o zadaniach
Jeśli przykładowo chcesz zostawić komentarz na temat zadania, do którego zostałeś przydzielony, możesz to zrobić w zakładce "Aktywność". Kliknij zadanie w zakładce "Zadanie" i zostaw notatkę w sekcji komentarzy.
Praca z tagami w procesach
Teraz możesz efektywniej organizować i zarządzać procesami dzięki tagom. Tagi pomagają kategoryzować procesy według ich celu, przebiegu lub działu, na przykład Onboarding, Rekrutacja czy Finanse.
Przejdź do zakładki Ustawienia → Procesy.
Otwórz sekcję Tagi.
Kliknij + Nowy tag, aby utworzyć tag.
Wprowadź nazwę tagu i zapisz.
Przypisywanie tagów do procesów
Podczas tworzenia lub edycji procesu możesz przypisać jeden lub więcej tagów w jego ustawieniach. Tagi ułatwiają grupowanie, wyszukiwanie i zarządzanie powiązanymi procesami.
Filtrowanie procesów według tagów i właścicieli
Na głównej stronie Procesów możesz filtrować procesy według tagu lub właściciela, aby szybko znaleźć konkretne elementy.
Aktywowanie lub dezaktywowanie procesów
Przełącznik przy każdym procesie pozwala aktywować lub dezaktywować go bezpośrednio z widoku listy. Dezaktywowane procesy pozostają zapisane, ale nie będą uruchamiać się automatycznie do momentu ponownej aktywacji.
Korzyści wynikające z zastosowania workflow
Podsumujmy krótko, na co pozwalają przepływy pracy i co możesz dzięki nim zyskać.
Dzięki przepływom stworzysz schemat działań procesowych i zadań, które następnie można elastycznie i wielokrotnie przypisywać do dowolnego pracownika lub grupy pracowników.
Przepływy uwzględniają wszystkie ważne daty i pozwalają wybrać niestandardową datę lub wyzwalacz.
Mogą być przypisywane automatycznie lub ręcznie.
Umożliwiają dodawanie zadań, wiadomości e-mail lub webhooków w celu zintegrowania procesu z aplikacjami lub usługami innych firm, takimi jak Zapier, Jira, Trello itp.
Pozwalają na zaangażowanie pracowników z różnych działów lub projektów, form zatrudnienia itp.
Oferują podgląd postępu realizacji.
Pozwalają na dodanie i skonfigurowanie wielu procesów, aby stworzyć pełnowartościową mapę przepływu pracy w zespole.
Dla zespołów, które szybko się rozwijają, poszukują nowych specjalistów i wymagają wysokiej efektywności w miejscu pracy, posiadanie tych opcji w systemie HRM jest koniecznością. Upraszczają one rutynę pracy wszystkich osób zaangażowanych w zespół i są niezastąpionym pomocnikiem w automatyzacji pracy hybrydowej i zdalnej, pracowników pełno- i niepełnoetatowych, wykonawców itp.