Workflow, czyli przepływ pracy, to proces pracy, który składa się z serii zadań zaplanowanych do wykonania w określonym terminie.

Wyobraź sobie, że masz wyznaczony termin rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika i musisz wykonać szereg zadań przed jego rozpoczęciem: zebrać dokumenty, przygotować miejsce pracy, zamówić sprzęt, aby adaptacja nowicjusza była prosta i przyjazna itd.

Onboarding jest procesem powtarzalnym, ponieważ za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika, musisz wykonać te same kroki. A gdyby taki logiczny ciąg zadań stworzyć dla innych powtarzających się wydarzeń w firmie i mieć algorytm działania z wyprzedzeniem? Przygotowywanie się do urodzin, rocznic, aktualizacja dokumentów, certyfikatów, ubezpieczeń itp. może być dość stresujące. Workflow to lista zadań, które muszą być wykonane przed upływem terminu, aby główne wydarzenie przebiegło sprawnie.

Zdarzenia, które tworzą konieczność przepływu pracy, nazywane są triggers.

Utwórzmy nowe zdarzenie wyzwalające, przykładowo rocznicę rozpoczęcia pracy w firmie. Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Ustawienia" > "Sekcja główna" > "Procesy pracy" > "Nowy proces pracy".

Nazwij swoje zdarzenie, stwórz dla niego opis i określ, czy to zdarzenie jest związane z datą. Nasza przykładowa rocznica będzie zależna od daty, więc w zakładce "Nowy trigger" wybierz atrybut pracownika dotyczący powiązania z datą.

Wybierz, z jakim wyprzedzeniem chcesz przygotować wydarzenie – na potrzeby tego przykładu wybierzmy, że wydarzenie poprzedzi 7 dni. W oknie rozwijanym atrybutów znajdź odpowiedni atrybut, dla nas będzie to "Rocznica pracownika". Atrybuty są bardzo elastyczne. Możesz wybierać spośród dostępnych:

Możesz skorzystać też z opcji niestandardowego pola daty – wybierz wymagane pole z rozwijanej listy pól niestandardowych, jeśli wydarzenie jest powiązane z konkretną datą lub polem w profilu pracownika (np. urodziny członka rodziny).

Przejdźmy teraz do wyboru osób, których dotyczyć będzie zdarzenie trigger. Przykładowo, chcemy świętować rocznice tylko pracowników pełnoetatowych. Musimy więc wybrać odpowiednie warunki w sekcji, określającej do kogo odnosi się workflow.

Zaznaczyliśmy, że workflow ma odnosić się wyłącznie do pracowników etatowych. Możemy jeszcze bardziej zawęzić krąg osób, których rocznice pracy chcemy uczcić. Dodajmy kolejny warunek dotyczący wyboru lokalizacji: wszyscy pracownicy etatowi, ale tylko ci, którzy pracują w określonym mieście.

A jeśli chcemy doprecyzować, że powinni to być pracownicy, którzy zostali zatrudnieni przed rozpoczęciem danego roku? Dodajmy następujące doprecyzowanie.

Gotowe! Nasz proces dotyczący rocznicy pracy zostanie uruchomiony automatycznie na 7 dni przed datą rocznicy dla 9 osób, które pracują w pełnym wymiarze godzin w Kijowie i Odesie i zostały zatrudnione przed 1.01.2022. Należy pamiętać, że system automatycznie zlicza liczbę pracowników, którzy spełniają wybrane warunki.

Jak widzisz, samodzielnie możesz określić, kto zostanie objęty danym workflow. Jeśli w Twoim zespole istnieją procesy ustawione dla określonych projektów, kierowników, wybranych pracowników z różnych działów, znajdujących się w różnych lokalizacjach itp. – system pomoże Ci je wyróżnić, aby ułatwić zaplanowanie schematu działań w związku z określoną datą.

Jeśli nagle zorientujesz się, że musisz szybko dodać pracownika do utworzonego przepływu pracy lub ponownie przypisać mu przepływ pracy możesz to zrobić.

Wystarczy przejść do jego profilu i z rozwijanego menu opcji dodatkowych wybrać odpowiednią opcję przypisania.

Kolejne pytanie, które pewnie chodzi Ci po głowie, to co zrobić z procesami, które nie są związane z konkretną datą? Dobra wiadomość jest taka, że one również mogą zostać zamienione w przepływy pracy. Aby to zrobić, podczas tworzenia trigera nie należy ustawiać harmonogramu dla tego przepływu pracy. Jeśli nie jest on zaplanowany, można uruchomić go ręcznie.

Dla przykładu weźmy szkolenie według protokołu ISO. Musisz przeszkolić pracownika, jak prawidłowo dystrybuować dane osobowe i firmowe. Jest to proces, który można powtarzać, ale nie ma on określonej daty. Po zapisaniu takiego przepływu pracy można ręcznie dodać pracowników, którzy potrzebują szkolenia z nim związanego.

Po utworzeniu zdarzenia wyzwalającego przechodzimy do faktycznego wypełnienia go zadaniami do wykonania.

Aby to zrobić, kliknij + na polu wyzwalacza i wybierz, co chcesz dodać. Oto opcje:

Zadania mogą również zawierać zadania podrzędne, z których każde może mieć różnych wykonawców. W ten sposób powstaje drzewo zadań danego workflow.

Każdy stworzony przez Ciebie przepływ pracy będzie miał zakładkę "Historia".

Po utworzeniu zadań i e-maili, przypisanych do określonych osób, zakładka historii będzie aktualizować postęp w czasie rzeczywistym. Jeśli pracownicy ukończą zadanie, wskaźnik postępu wypełni się na zielono. Można również zobaczyć wszystkich pracowników zaangażowanych w realizację zadań.

Pracownik, który otrzymuje zadania z danego workflow, widzi je na swoim pulpicie "O mnie", w zakładce "Zadania".

Jeśli przykładowo chcesz zostawić komentarz na temat zadania, do którego zostałeś przydzielony, możesz to zrobić w zakładce "Aktywność". Kliknij zadanie w zakładce "Zadanie" i zostaw notatkę w sekcji komentarzy.

Podsumujmy krótko, na co pozwalają przepływy pracy i co możesz dzięki nim zyskać.

Dla zespołów, które szybko się rozwijają, poszukują nowych specjalistów i wymagają wysokiej efektywności w miejscu pracy, posiadanie tych opcji w systemie HRM jest koniecznością. Upraszczają one rutynę pracy wszystkich osób zaangażowanych w zespół i są niezastąpionym pomocnikiem w automatyzacji pracy hybrydowej i zdalnej, pracowników pełno- i niepełnoetatowych, wykonawców itp.