🚀 En esta versión, nos hemos centrado en tres áreas principales: colaboración, navegación y flexibilidad de los procesos. Esto se refleja en la experiencia renovada de las solicitudes, la Base de conocimientos mejorada, las nuevas opciones de gestión de flujos de trabajo y una serie de pequeñas mejoras en toda la plataforma.
✨ Lo que más notarás:
colaboración más sencilla en torno a las solicitudes
mejor estructura y herramientas de edición en la Biblioteca
mayor control sobre la propiedad, el historial y las acciones del flujo de trabajo
navegación más clara entre Desempeño y Reclutamiento
trabajo diario más fluido en la generación de informes, el seguimiento del tiempo y la gestión de datos de los empleados
🤝 Colaboradores en las solicitudes de formularios
Ahora puedes mencionar a tus compañeros de trabajo en los comentarios de las solicitudes para que participen en el debate. Si la persona a la que mencionas no tiene acceso a la solicitud, verás dos opciones:
Solo mencionar: la persona aparece mencionada en el comentario, pero no recibirá acceso ni notificaciones.
Compartir solicitud: la persona se añade como colaborador, recibe una notificación y un correo electrónico, y obtiene acceso a esa solicitud concreta.
Los colaboradores solo pueden ver esa solicitud, no todos los formularios de la empresa, y se les puede eliminar en cualquier momento. Una vez concedido el acceso, el colaborador recibe una notificación que le lleva directamente a la solicitud, donde puede revisar los comentarios y responder si es necesario. Más información aquí.
🧾 Nueva columna a la derecha en «Solicitudes»
Al abrir una solicitud en la pestaña «Solicitudes», ahora verás una nueva columna a la derecha. Esta columna reúne toda la información importante sobre la solicitud en un solo lugar. Aquí podrás ver rápidamente:
Remitente: la persona que ha enviado la solicitud
Acerca de: el empleado al que se refiere la solicitud
Aprobador: la persona responsable de aprobar la solicitud (si así se ha configurado en el formulario)
También puedes utilizar esta sección para:
Dejar comentarios sobre la solicitud
Mencionar a compañeros para involucrarlos en la conversación
Esto ayuda a mantener toda la comunicación y los detalles clave sobre la solicitud en un solo lugar, lo que facilita a todos los involucrados el seguimiento del proceso. Más información aquí.
👤🔄 Cambio de responsable durante un ciclo de evaluación en curso
Puedes cambiar de responsable durante un ciclo de evaluación en curso si la evaluación aún no se ha finalizado. El nuevo responsable podrá continuar la evaluación desde donde la dejó el anterior.
Si el gestor anterior ya ha añadido respuestas, el nuevo gestor las verá y podrá revisarlas o editarlas antes de enviar la evaluación. Si es necesario, también puedes optar por eliminar las respuestas del gestor anterior para que el nuevo gestor pueda empezar la evaluación desde cero. Más información aquí.
🧭 Actualizaciones en la navegación
Se ha eliminado la sección «Mis actividades» de la barra lateral. No se ha eliminado nada; simplemente se han reorganizado las funciones para que la navegación sea más clara. Anteriormente, la sección «Mis actividades» incluía reuniones individuales, objetivos, evaluaciones, comentarios y entrevistas. Estas funciones están ahora disponibles en otros módulos:
1:1s , los KPI, los objetivos, las evaluaciones y los comentarios se agrupan ahora en «Rendimiento». Puedes cambiar entre las vistas «Empresa», «Equipo» y «Mi perfil» en función de tus permisos.
Las entrevistas están ahora disponibles en el módulo Reclutamiento, donde se gestionan las actividades de contratación.
Los empleados con acceso a Reclutamiento pueden abrir Reclutamiento → Entrevistas y ver sus entrevistas futuras y pasadas en un solo lugar. Desde esta página, pueden abrir cualquier entrevista de la lista y ver sus detalles. Los entrevistadores que no tengan acceso al módulo de Reclutamiento pueden abrir una entrevista específica desde una invitación por correo electrónico o un evento del calendario y ver sus detalles, pero no pueden acceder a la lista completa de entrevistas. Más detalles.
📚 Mejoras en la Biblioteca
Hemos actualizado considerablemente la Biblioteca para facilitar la organización, el mantenimiento y la publicación de contenidos. La nueva interfaz introduce categorías jerárquicas, de modo que los equipos pueden crear una estructura más clara con categorías y subcategorías anidadas, en lugar de mantener todo el contenido en un solo nivel. También incorpora una navegación rediseñada con una barra lateral interactiva, lo que ayuda a los empleados a desplazarse por el contenido de la Biblioteca con mayor facilidad.
La gestión de artículos es ahora más flexible. Los artículos admiten un flujo de trabajo de borrador y publicación, por lo que el contenido se puede preparar y actualizar sin que sea visible de inmediato. Un nuevo historial de versiones también permite a los administradores revisar versiones anteriores de los artículos y restaurar una versión anterior cuando sea necesario. Estas mejoras te ofrecen un mayor control sobre las actualizaciones de contenido y hacen que el mantenimiento de la Biblioteca sea más seguro y transparente.
También hemos introducido un nuevo editor de bloques para crear y editar artículos, que sustituye a la experiencia del editor anterior. Además, los artículos admiten ahora imágenes de portada y el seguimiento de visitas. En conjunto, estas actualizaciones hacen que la función resulte más práctica como centro de documentación interna y como herramienta para mantener la información de la empresa estructurada y actualizada. Más detalles.
😕 Historial del workflow
Hemos añadido una nueva vista de «Historial del workflow» que ayuda a los equipos a revisar ejecuciones anteriores directamente desde un workflow concreto. Ahora puedes abrir un workflow y hacer clic en «Historial del workflow» para ver cuándo se ejecutó y realizar un seguimiento de las ejecuciones anteriores sin salir de la página del workflow.
El historial se abre en un panel lateral a la derecha y muestra una lista de ejecuciones del flujo de trabajo con detalles clave como la fecha, la persona, el progreso y el estado. También puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrar rápidamente ejecuciones por persona, lo que facilita la revisión de la actividad del flujo de trabajo de empleados específicos.
Esta actualización ofrece una mayor visibilidad del historial de ejecuciones del flujo de trabajo y facilita el seguimiento de la actividad, la comprobación del progreso y la revisión de ejecuciones anteriores en un solo lugar. Más información.
👥 Colaboradores en workflows
Hemos añadido colaboradores a los workflows, ofreciendo a los equipos una forma más flexible de compartir la gestión sin otorgar acceso completo de administración. Esto es especialmente útil en empresas grandes, donde varias personas necesitan trabajar con workflows específicos, pero no deben gestionar todos los workflows del sistema.
Ahora puedes añadir colaboradores directamente dentro de un workflow. Los colaboradores pueden abrir y editar los workflows a los que están asignados. Al mismo tiempo, su acceso es limitado: no necesitan el permiso de Manage workflows para trabajar con ellos, no pueden crear nuevos workflows, ni eliminar workflows o gestionar la lista de colaboradores.
Esta actualización permite un mejor control sobre la propiedad y edición de workflows, al mismo tiempo que facilita la colaboración entre equipos de HR, managers y otros empleados involucrados. Más detalles.
Permitir que el solicitante del formulario desactive el workflow
Los formularios como Formularios de nuevo empleado, Solicitudes de cambio de datos de personas, Solicitudes de autoservicio, Solicitudes personalizadas y Formularios de terminación ahora permiten que el solicitante del formulario desactive los workflows. Se ha agregado una nueva configuración llamada “Permitir que el solicitante desactive el workflow” en la configuración del formulario.
Si esta casilla está marcada, la persona que envía el formulario puede elegir si los workflows adjuntos al formulario deben ejecutarse o no.
Por ejemplo, si el Formulario de nuevo empleado tiene un workflow de Onboarding adjunto, un gerente de RR. HH. que agrega un nuevo empleado puede decidir desactivar el workflow si no es relevante para esa contratación en particular. Esto brinda más flexibilidad y control sobre qué procesos automatizados se activan.
🛠️ Otras mejoras
Además de las principales mejoras, también hemos implementado varias actualizaciones para mejorar tu experiencia general con PeopleForce. Aquí tienes un resumen:
Core HR
Core HR
Hemos añadido validación del número de teléfono en los registros de empleados para mantener los datos de contacto precisos y consistentes.
El sistema ahora verifica el formato del número cuando se añade o edita en el perfil del empleado. Si el formato es incorrecto, aparecerá un error.
Esta validación también funciona en formularios y solicitudes (por ejemplo, onboarding, preboarding o cambios de datos personales).
Los registros existentes no se verán afectados a menos que se actualice el número.
Hemos mejorado la carga de archivos en Anuncios, separando los adjuntos en secciones específicas:
fotos y vídeos
documentos
Esto facilita añadir el tipo correcto de archivo y hace el proceso más claro.
Hemos ampliado los filtros de Workflows para permitir búsquedas por etiquetas.
Ahora puedes filtrar workflows por una o varias etiquetas para encontrar lo que necesitas más rápido.
Cuando un HR publica un anuncio en la página de inicio, los empleados también lo reciben por email con un botón que los lleva directamente al sistema.
El envío depende de la fecha de contratación y del email disponible:
Fecha futura → no se envía email
Fecha pasada + email laboral → se envía al email laboral
Fecha pasada + solo email personal → se envía al email personal
Sin fecha de contratación → no se envía email
Se ha añadido una nueva barra lateral en la pestaña Requests, que organiza las solicitudes por tipo.
Cada tipo de solicitud tiene su propia sección (por ejemplo: Self service, cambios de datos, vacantes, terminación, etc.), lo que permite encontrar y gestionar solicitudes más rápido.
Hemos añadido el estado del empleado en los reportes personalizados como filtro y como columna.
Esto permite analizar datos por grupos (por ejemplo: contratados, activos o terminados), según los permisos del usuario.
También puede utilizarse en reglas condicionales.
También hemos añadido el estado de empleo en los rulesets asignables, lo que permite crear reglas más precisas según la etapa del empleado (contratado, activo, terminado).
Hemos añadido nuevos placeholders de fecha efectiva para tareas y emails en workflows.
Se pueden usar para cambios laborales como:
puesto
tipo de trabajo
horario
perfil de puesto
nivel
Incluyen fechas actuales, anteriores y futuras, lo que ayuda a preparar mejor comunicaciones sobre promociones u otros cambios.
Los job profiles ahora incluyen tres nuevos campos:
salario mínimo
salario máximo
moneda
Además, tienen una nueva pestaña Descripción para añadir detalles del rol.
La sección Compensation se ha movido de Core HR a Payroll en la interfaz, sin cambios en los datos ni en los accesos.
Recruit
Recruit
Hemos mejorado la visibilidad de las promociones de vacantes mostrando la fecha en la que se creó o vinculó una promoción en la pestaña «Promoción». Esto ayuda a los equipos a realizar un mejor seguimiento del estado de las promociones y facilita la resolución de problemas a la hora de comprobar cómo y cuándo se vinculó una vacante a una fuente de promoción.
El informe de estadísticas del embudo ahora incluye un filtro de estado de la vacante con soporte para selección múltiple. Esto facilita centrar los informes únicamente en las vacantes abiertas o relevantes y proporciona a los equipos información más precisa sobre la contratación al analizar fechas y otros atributos relacionados con las vacantes.
En el informe del embudo, la columna que antes se llamaba «Creada» ahora se denomina «Solicitada el». Esto hace que la redacción del informe sea más precisa, ya que la fecha refleja cuándo el candidato solicitó la vacante.
Hemos ampliado la exportación del embudo de Pipeline con identificadores adicionales: ID de vacante, ID de solicitud de vacante e ID de candidato. Estos campos facilitan la conexión de los datos del embudo con otras exportaciones y permiten crear análisis más avanzados. También hemos actualizado algunos nombres de columnas para reflejar los datos con mayor claridad, incluyendo «Nombre completo del candidato» y «Fecha de solicitud».
Perform
Perform
Las exportaciones de objetivos incluyen ahora una columna de «Titular del objetivo principal». Esto ayuda a los equipos a comprender mejor la jerarquía de responsabilidades en los informes exportados y reduce la necesidad de realizar ajustes manuales tras la exportación.
En las plantillas de evaluación del rendimiento, el tipo de pregunta «Opción múltiple» pasa a denominarse «Selección única», lo que deja claro que solo se puede elegir una respuesta.
Ahora puedes filtrar los ciclos de evaluación del rendimiento por un empleado específico que participe en la evaluación o por el responsable del evaluado. Esto ayuda a garantizar que se hayan añadido a la evaluación todos los participantes necesarios y que no se haya omitido a nadie. También te permite comprobar rápidamente en qué ciclos de evaluación ha participado un empleado o responsable concreto. ✨
Time
Time
Hemos mejorado la experiencia de registro de horas para las empresas que exigen a sus empleados seleccionar un proyecto o añadir un comentario. El flujo actualizado gestiona ahora con mayor claridad los casos en los que un empleado debe seleccionar un proyecto pero no tiene ninguno asignado. También se han mejorado los mensajes de validación para explicar por qué no se puede iniciar el registro de entrada, lo que ayuda a reducir la confusión y los envíos incompletos.
Los empleados ahora pueden enviar solicitudes de horas extras directamente desde el widget de fichaje de entrada/salida. El formulario de solicitud viene prellenado con la fecha y la hora pertinentes, por lo que los empleados solo tienen que añadir los datos necesarios y enviarlo. Si el reloj lleva funcionando más de un día, el empleado puede enviar las horas extras correspondientes al primer día de la entrada del reloj en marcha. Esto hace que el seguimiento de las horas extras sea más preciso y reduce las correcciones manuales para RR. HH.
Hemos ampliado la gestión de horas extras con compatibilidad con API y webhooks, lo que facilita la conexión del módulo Tiempo con sistemas externos y herramientas de generación de informes. Los puntos finales de la API ahora admiten la creación, actualización, eliminación, recuperación y vista detallada de solicitudes de horas extras. Los webhooks pueden notificar a los sistemas externos cuando se crea, actualiza o elimina una solicitud de horas extras. Esto ayuda a automatizar el intercambio de datos, reducir el trabajo de sincronización manual y admitir integraciones como herramientas de generación de informes o flujos de trabajo basados en Jira.
Hemos cambiado el nombre de varias etiquetas de asistencia en «Mi asistencia» para que la terminología sea más coherente en todo el sistema. El mosaico que antes se llamaba «Horas restantes» ahora se llama «Diferencia», y la columna que antes se llamaba «Enviadas» ahora se llama «Trabajadas».
Las exportaciones de asistencia ahora admiten el formato de horas decimales. Antes de exportar, los administradores pueden elegir si las horas deben mostrarse en formato decimal, como 7,5 en lugar de 7:30. Esto resulta especialmente útil para los sistemas de nóminas, los informes financieros, la facturación a clientes y cualquier cálculo basado en la asistencia exportada o las estadísticas de proyectos. También ayuda a eliminar la conversión manual y a reducir los errores en el cálculo de las nóminas.
Hemos mejorado las solicitudes de permisos por horas mostrando las horas de trabajo previstas del empleado para la fecha seleccionada en función de su patrón de trabajo. Cuando un empleado solicita un permiso por horas, el sistema ahora rellena automáticamente el tiempo según su patrón de trabajo asignado, si las horas de trabajo están definidas allí. Si no se han establecido horas específicas en el patrón de trabajo, se muestran las horas estándar en su lugar. Esto ofrece a los empleados una mayor visibilidad de su horario previsto y ayuda a evitar errores al enviar solicitudes de permisos por horas.