🚀 W tej aktualizacji wprowadzono szereg ulepszeń w Core HR, Perform i Time, które pomogą Ci zarządzać procesami kadrowymi z większą kontrolą, bezpieczeństwem i wydajnością.
👥 Widoczność użytkowników w roli „Wszyscy użytkownicy”
Rola „Wszyscy użytkownicy” zawiera teraz ustawienia widoczności, które pozwalają kontrolować, kogo użytkownicy mogą widzieć w systemie.
Możesz wybrać:
Wszyscy (ustawienie domyślne) — bez zmian, użytkownicy widzą wszystkich użytkowników tak jak dotychczas
Wybrani użytkownicy — ogranicz widoczność na podstawie podmiotu prawnego, oddziału, lokalizacji lub zespołu.
Pomaga to zapewnić, że pracownicy widzą tylko osoby, które są dla nich istotne. Na przykład zespół regionalny może wyświetlać tylko swoją lokalizację, wrażliwe działy mogą pozostać ukryte przed innymi częściami firmy, a menedżerowie mogą skupić się na zespołach, z którymi faktycznie współpracują. Więcej informacji tutaj.
Obecnie ta funkcja jest dostępna wyłącznie jako funkcja, która jest włączana osobno, podczas gdy nadal rozszerzamy i ulepszamy zakres ustawień widoczności na platformie.
Jeśli po jej włączeniu zostanie zauważone nieoczekiwane działanie widoczności, prosimy o kontakt z zespołem wsparcia.
📋 Dziennik audytowy zmienia nazwę na Dziennik systemowy i zawiera teraz bardziej szczegółowe dane o zdarzeniach
Dziennik audytowy został przemianowany na Dziennik systemowy i zawiera teraz bardziej szczegółowe informacje o działaniach wykonywanych w rekordach pracowników. Nowa kolumna „Adres IP” pomaga zidentyfikować miejsce, z którego wykonano dane działanie, a nowy przycisk „Otwórz” wyświetla dodatkowe szczegóły zdarzenia w panelu bocznym. W zależności od zdarzenia mogą to być informacje o urządzeniu i przeglądarce, a także data, użytkownik i pracownik, którego dotyczy zdarzenie.
Wszystkie te informacje są również dostępne w eksportach, co ułatwia badanie zmian, śledzenie aktywności użytkowników i wspieranie wewnętrznych audytów bezpieczeństwa. Więcej informacji tutaj.
🏖️ Ulepszone przypisywanie polityk nieobecności
Zarządzanie politykami nieobecności stało się bardziej przejrzyste i łatwiejsze w obsłudze — zarówno podczas przypisywania polityki pojedynczemu pracownikowi, jak i przy aktualizacjach zbiorczych.
Zaktualizowany interfejs oferuje czytelniejszy układ, rozbudowane opcje filtrowania oraz proces weryfikacji krok po kroku, który pozwala dokładnie sprawdzić, jak zmiany zostaną zastosowane przed ich zapisaniem.
Podczas zbiorczego wybierania pracowników można używać filtrów, takich jak aktualna polityka nieobecności, dział, oddział, zespół, lokalizacja, rodzaj pracy oraz pola niestandardowe, aby łatwo znaleźć odpowiednią grupę i przypisać ją do nowej polityki.
Podczas przypisywania lub edytowania polityk nieobecności można wybrać moment wejścia zmian w życie:
Data początku współpracy – przelicza naliczenia od daty rozpoczęcia pracy pracownika
Określona data w przeszłości – stosuje politykę wstecznie od wybranej daty
Dzisiaj – natychmiast zastępuje bieżącą politykę i przelicza dzisiejsze naliczenia
Data przyszła – pozostawia obecną politykę aktywną do wybranej daty, a następnie automatycznie przełącza na nową
Wizualna oś czasu pokazuje, jak wybrana polityka zostanie zastosowana oraz co stanie się z istniejącymi saldami w zależności od wybranej daty, co ułatwia zrozumienie zmian przed ich zatwierdzeniem. Więcej szczegółów tutaj.
🔐 Wymagaj logowania przed podpisaniem dokumentów
Organizacje zajmujące się dokumentami o charakterze poufnym mogą teraz zapewnić dodatkową warstwę zabezpieczeń w procesie podpisywania elektronicznego.
Nowa opcja „Zaloguj się, aby podpisać” jest dostępna w sekcji Ustawienia → Bezpieczeństwo → Uwierzytelnianie. Po włączeniu tej opcji pracownicy muszą zalogować się do PeopleForce, zanim będą mogli otworzyć i podpisać dokumenty otrzymane pocztą elektroniczną. To ustawienie dotyczy dokumentów podpisywanych za pośrednictwem PeopleSign. Jeśli pracownik jest w trakcie procesu wdrażania, może nadal otwierać i podpisywać dokumenty bez konieczności logowania się najpierw do PeopleForce.
Pomaga to zapewnić, że dostęp do dokumentu ma tylko osoba, która ma go podpisać. Jeśli ktoś inny otworzy link do podpisu, PeopleForce zweryfikuje jego tożsamość i zablokuje dostęp. Więcej szczegółów.
🌙 Ciągłe zmiany nocne w module Rejestracja godzin pracy
Rejestracja godzin pracy obsługuje teraz ciągłe zmiany, które trwają przez północ. Pracownicy mogą rejestrować rozpoczęcie pracy późnym wieczorem i zakończenie następnego ranka bez automatycznego dzielenia zmiany o północy.
Gdy zmiana kończy się następnego dnia, system wyświetla ostrzeżenie i mały wskaźnik „następny dzień”, ale nadal pozwala na zapisanie wpisu jako jednej ciągłej zmiany.
To zachowanie dotyczy teraz zarówno ręcznych wpisów czasu, jak i czynności rejestracji wejścia/wyjścia.
W eksportach pełna zmiana jest wyświetlana pod dniem, w którym zmiana się rozpoczęła, wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia.
Ulepszona logika przypisywania tylko dla aktywnych pracowników
Od wersji 2.42 kilka procesów w PeopleForce można przypisywać wyłącznie do osób ze statusem Współpraca aktywna — wcześniej obejmowały osoby zarówno ze statusem Współpraca aktywna, jak i Współpraca nawiązana.
Zmiana dotyczy ogłoszeń, ankiet, artykułów i kategorii w bazie wiedzy, badań, wydarzeń w kalendarzu oraz współpracowników w cyklach ocen. Do tej pory osoby ze statusem Współpraca nawiązana (na przykład podczas preboadingu, przed oficjalnym pierwszym dniem) mogły otrzymywać te treści i brać udział w tych procesach. Po aktualizacji nie będą już do nich automatycznie dodawane.
Zmiana wynika z dopasowania logiki przypisywania do faktycznego użycia. Większość tych treści i procesów jest przeznaczona dla aktywnych pracowników — nie dla kandydatów czy przyszłych pracowników, którzy jeszcze nie zaczęli pracy. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko przypadkowego dostępu, zbędnych powiadomień i sytuacji, w których osoby na preboadingu widzą treści lub uczestniczą w procesach, które jeszcze ich nie dotyczą.
Wersja 2.42 zmienia też domyślne zachowanie przy tworzeniu ról niestandardowych, kompetencji i badań.
Dotychczas nowo tworzone obiekty były automatycznie przypisywane do wszystkich osób ze statusem Współpraca aktywna i Współpraca nawiązana. Teraz domyślna wartość to Nikt — administrator musi świadomie wybrać grupę odbiorców przed zapisaniem.
Zmiana daje administratorom większą kontrolę i eliminuje ryzyko, że role, uprawnienia, kompetencje lub badania zostaną przez pomyłkę przypisane do całej firmy. Ponieważ takie elementy tworzy się zazwyczaj z myślą o konkretnych grupach, nowe domyślne ustawienie sprawia, że konfiguracja jest bezpieczniejsza i bardziej przewidywalna.
🛠️ Inne aktualizacje
Oprócz głównych ulepszeń wprowadziliśmy również kilka innych aktualizacji, które mają na celu poprawę ogólnego komfortu korzystania z PeopleForce. Oto ich krótki przegląd:
Core HR
Core HR
Dodaliśmy nowe uprawnienie do bazy wiedzy, aby zapewnić firmom większą elastyczność w zarządzaniu dostępem do treści. Uprawnienie „Tworzenie i zarządzanie artykułami oraz kategoriami udostępnionymi użytkownikowi” pozwala użytkownikom tworzyć, edytować i porządkować treści w bazie wiedzy, ale wyłącznie w ramach elementów wyraźnie im udostępnionych. Jest to idealne rozwiązanie dla kierowników zespołów, osób odpowiedzialnych za dany dział lub autorów odpowiedzialnych za konkretne sekcje bazy wiedzy.
Ulepszyliśmy działanie reguł przypisywania w całym systemie PeopleForce, zastępując dotychczasowy, zawsze widoczny kreator reguł prostym, dwuetapowym wyborem: „Wszyscy” lub „Określone osoby”. Eliminuje to niepotrzebną złożoność w sytuacjach, gdy filtrowanie nie jest konieczne.
Po wybraniu opcji „Wszyscy” element ma zastosowanie do wszystkich pracowników bez żadnych warunków. Po wybraniu opcji „Określone osoby” administratorzy mogą zdefiniować filtry, takie jak dział lub lokalizacja, i sprawdzić, ile osób spełnia kryteria.
Dzięki temu konfiguracja jest bardziej przejrzysta, szybsza i intuicyjna w przypadku zasad, ocen, ankiet, zadań, formularzy i innych funkcji opartych na przypisywaniu.
W serwisie PeopleForce funkcja zlecania podpisów elektronicznych została oddzielona od szerszego uprawnienia „Zarządzaj dokumentami pracowników” w ramach firmy. Użytkownicy posiadający uprawnienia do edycji dokumentów w określonych folderach w sekcji „Pracownicy” mogą teraz bezpośrednio wysyłać te dokumenty do podpisu elektronicznego. Dotyczy to wyłącznie pracowników i folderów dokumentów, do których mają już dostęp, co pozwala zespołom bezpiecznie delegować podpisywanie dokumentów bez przyznawania zbędnych uprawnień administracyjnych.
Formularze dla nowych pracowników obsługują teraz pola oparte na tabelach. Zamiast dodawać każde pole pojedynczo, można wybrać tabelę „Rola”, „Współpraca” lub tabelę niestandardową, a następnie wskazać pola, które mają zostać uwzględnione w formularzu, co przyspiesza konfigurację i zapewnia większą spójność z innymi formularzami w PeopleForce.
Wyszukiwarka systemowa obsługuje teraz wyszukiwanie częściowe w przypadku imion składających się z kilku części, co pozwala użytkownikom znaleźć pracowników niezależnie od kolejności wpisania imienia i drugiego imienia.
W sekcji Profil pracownika → Wynagrodzenie → Wynagrodzenie dodatkowe dotychczasowa tabela została podzielona na dwie odrębne tabele w zależności od rodzaju wypłaty.
W jednej tabeli wyświetlane są wyłącznie pozycje wynagrodzenia jednorazowego, bez ikon statusu. Pozycje są posortowane według daty, od najnowszych. Druga tabela zawiera pozycje wynagrodzenia stałego cyklicznego wraz ze wskaźnikami statusu: żółtym dla pozycji przyszłych, zielonym dla pozycji aktywnych oraz brakiem ikony dla pozycji historycznych. Pozycje są również posortowane według daty, od najnowszych.
Dostępna jest teraz nowa opcja logowania za pomocą wiadomości SMS, umożliwiająca pracownikom logowanie się przy użyciu numeru telefonu oraz 6-cyfrowego kodu jednorazowego wysłanego SMS-em.
Funkcję tę można włączyć w sekcji Ustawienia → Bezpieczeństwo → Uwierzytelnianie, zaznaczając pole wyboru „Włącz logowanie za pomocą wiadomości SMS”. Stanowi to prostszą i wygodniejszą metodę logowania, szczególnie dla pracowników korzystających głównie z urządzeń mobilnych.
Nowa, ujednolicona integracja ze Slackiem jest już dostępna w ramach flagi funkcji. Łączy ona dotychczasowe narzędzia Slacka w jednego bota i umożliwia firmom tworzenie niestandardowych powiadomień dla konkretnych kanałów, zespołów lub działów, co pomaga ograniczyć liczbę zbędnych powiadomień dla pracowników.
Raporty dotyczące liczby użytkowników automatycznie ukrywają teraz pozycje o wartości zerowej. Na przykład oddziały, lokalizacje lub kategorie bez pracowników nie będą już wyświetlane na wykresach, dzięki czemu raporty będą bardziej przejrzyste i łatwiejsze do odczytania.
Pole „Instrukcje” w ustawieniach zasad dotyczących urlopów zawiera teraz edytor tekstu sformatowanego. Można dodawać sformatowany tekst oraz klikalne linki do wewnętrznych zasad, dokumentów dotyczących zgodności z przepisami lub portali kadrowych, co ułatwia pracownikom dostęp do odpowiednich informacji podczas składania wniosków urlopowych.
Raport „Saldo nieobecności” zawiera teraz kolumnę „Saldo dostępne”, w której wyświetlane są salda po zastosowaniu zasad zaokrąglania skonfigurowanych w zasadach dotyczących urlopów. Dotychczasowa kolumna „Saldo końcowe” została przemianowana na „Obliczone saldo”, aby wskazać wartość surową przechowywaną w systemie. Dzięki temu działy kadr i księgowości widzą te same zaokrąglone salda, które pracownicy widzą w swoich profilach.
Dokumenty o statusie „Wygasły podpis elektroniczny” można teraz ponownie wysłać do podpisu za pomocą nowej funkcji „Ponów podpis elektroniczny”. Opcja ta jest dostępna zarówno w menu dokumentu, jak i w ramach operacji zbiorczych, co ułatwia ponowne wysyłanie niepodpisanych dokumentów bez konieczności ich usuwania i ponownego przesyłania.
Akcja e-mailowa w przepływach pracy obsługuje teraz symbol zastępczy . Umożliwia to dołączenie identyfikatora systemowego pracownika lub utworzenie bezpośrednich linków do profilu w automatycznych wiadomościach e-mail, co pomaga połączyć przepływy pracy PeopleForce z zewnętrznymi narzędziami do wdrażania nowych pracowników i automatyzacji.
Zakładka „Moje” w sekcji „Wnioski” zawiera teraz filtry oraz kolumnę „Aktualny zatwierdzający”. Ułatwia to śledzenie, kto jest odpowiedzialny za kolejny etap zatwierdzania, oraz szybkie wyszukiwanie określonych typów wniosków.
Raporty niesystemowe obsługują teraz pola niestandardowe z tabel „Pole” i „Współpraca”. Pozwala to na umieszczenie własnych atrybutów organizacyjnych obok danych pracowników w jednym raporcie.
Perform
Perform
Nowa funkcja odznak jest teraz dostępna po włączeniu odpowiedniego przełącznika. Umożliwia ona administratorom przyznawanie wizualnych odznak honorowych do profili pracowników w celu wyróżnienia kamieni milowych i osiągnięć.
Strona „Cykle ocen” zawiera teraz filtr „Zakończone”, co ułatwia wyszukiwanie zakończonych cykli ocen oraz przeglądanie wcześniejszych ocen wyników.
API
API
Punkt końcowy API „Get Employee” zwraca teraz pełną hierarchię działów dla każdego pracownika, co ułatwia zrozumienie jego dokładnej pozycji w strukturze organizacyjnej.
W API kandydatów wprowadzono obsługę zgody na przyszłą rekrutację zgodnej z RODO.